Surat Pernyataan: 20 Contoh, Format, dan Aturan Materai

Ahmad Saripudin16 September 202639 menit baca

Lembar surat pernyataan dengan materai biru bertanda tangan, stempel tangan, dan pena sebagai sampul contoh surat pernyataan

Daftar Isi

Sekolah meminta orang tua menandatangani pernyataan kebenaran data. Kantor meminta karyawan berjanji tidak mengulangi keterlambatan. Bank meminta nasabah menjelaskan transfer yang salah alamat. Ketiganya meminta dokumen yang sama bentuknya: surat pernyataan.

Surat pernyataan adalah surat yang dibuat dan ditandatangani satu pihak untuk menyatakan suatu fakta, kesanggupan, atau janji, sekaligus menanggung akibat bila isinya tidak benar. Surat ini tidak memerlukan persetujuan pihak lain. Isinya minimal identitas pembuat, isi pernyataan, tempat dan tanggal, serta tanda tangan.

Artikel ini memuat 20 contoh surat pernyataan yang bisa langsung disalin. Sebelum contoh, ada tiga hal yang menentukan apakah surat Anda diterima: format yang lengkap, pilihan antara surat pernyataan dan surat keterangan, serta cara menempel materai sesuai aturan.

Poin Penting

Surat pernyataan termasuk tulisan di bawah tangan. Kekuatan buktinya bergantung pada pengakuan orang yang menandatanganinya.
Tanpa materai surat tetap sah. Materai Rp10.000 adalah pajak atas dokumen, bukan syarat sah pernyataan.
Tanda tangan dibubuhkan sebagian di atas materai dan sebagian di atas kertas, ditambah tanggal penandatanganan.
Untuk berkas digital, pakai e-Meterai resmi. Foto materai yang ditempel ke berkas PDF tidak dihitung.
Tanah, warisan, utang bernilai besar, dan perceraian tidak cukup diurus dengan surat pernyataan biasa.

Pakai tabel ini untuk langsung menuju contoh yang Anda perlukan. Setiap kotak contoh punya tombol Salin.

Keperluan	Contoh
Surat umum dan bermaterai	1. Format dasar · 2. Singkat tulis tangan · 3. Bermaterai dengan saksi
Kesanggupan dan kerja	4. Pernyataan kerja · 5. Kesanggupan membayar · 6. Komitmen kerja
Kesalahan	7. Karyawan · 8. Siswa
Sekolah dan beasiswa	9. Orang tua siswa · 10. Penghasilan orang tua · 11. Tidak menerima beasiswa lain · 12. Keaslian karya
Data diri	13. Kebenaran dokumen · 14. Belum menikah · 15. Domisili · 16. Bertakwa kepada Tuhan YME
Lain-lain	17. Kehilangan · 18. Bebas narkoba · 19. Salah transfer · 20. Damai kekeluargaan

1. Apa Itu Surat Pernyataan dan Seberapa Kuat Hukumnya

Ciri utama surat pernyataan: dibuat sepihak. Hanya satu orang atau satu lembaga yang menyatakan, dan pihak penerima tidak ikut menandatangani sebagai pihak yang terikat. Karena itu surat pernyataan hanya mengikat pembuatnya.

Fungsinya ada tiga:

Menyatakan fakta. Contohnya belum menikah, tinggal di alamat tertentu, atau dokumen yang dilampirkan asli.
Menyatakan kesanggupan. Contohnya bersedia ditempatkan di luar kota atau sanggup melunasi tunggakan pada tanggal tertentu.
Menyatakan janji atau pengakuan. Contohnya mengakui kesalahan dan berjanji tidak mengulanginya.

Kedudukan Surat Pernyataan dalam Hukum

Dalam hukum perdata, surat pernyataan tergolong tulisan di bawah tangan. Pasal 1874 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata menyebut tulisan di bawah tangan sebagai akta yang ditandatangani tanpa perantaraan pejabat umum. Jadi surat pernyataan yang Anda ketik di rumah termasuk kelompok ini, sama seperti kuitansi dan surat perjanjian biasa.

Kekuatan buktinya bergantung pada pengakuan. Menurut Pasal 1875 KUHPerdata, bila penanda tangan mengakui tulisan tersebut, kekuatan pembuktiannya menjadi sempurna, setara akta autentik. Kalau pembuatnya menyangkal tanda tangan atau isinya, pihak yang memakai surat itu harus membuktikannya dengan cara lain.

Implikasinya praktis. Surat pernyataan kuat untuk urusan administrasi dan bukti awal. Surat ini tidak menggantikan akta notaris untuk urusan yang nilainya besar atau menyangkut hak orang lain. Bagian 13 membahas batasnya.

Surat pernyataan adalah dokumen sepihak: satu pembuat menandatangani dan menanggung isi, berbeda dengan surat perjanjian yang ditandatangani dua pihak, sehingga surat pernyataan perjanjian yang diteken satu orang tetap tergolong pernyataan

2. Surat Pernyataan, Keterangan, Perjanjian, atau Kuasa?

Empat jenis surat ini sering tertukar karena bentuknya mirip. Pembedanya ada pada siapa yang menandatangani dan untuk apa.

Jenis surat	Dibuat oleh	Isinya	Contoh
Surat pernyataan	Orang yang bersangkutan sendiri	Fakta, kesanggupan, atau janji tentang dirinya	Pernyataan belum menikah
Surat keterangan	Pihak lain yang berwenang: kelurahan, sekolah, kantor, dokter	Menerangkan keadaan seseorang	Surat keterangan belum menikah dari kelurahan
Surat perjanjian	Dua pihak atau lebih	Hak dan kewajiban timbal balik	Perjanjian sewa rumah
Surat kuasa	Pemberi kuasa	Pelimpahan wewenang kepada orang lain	Kuasa mengambil BPKB

Soal yang sering muncul, "surat bukti berisi pernyataan yang disahkan pejabat resmi", tidak merujuk pada surat pernyataan pribadi. Dokumen yang disahkan pejabat adalah surat keterangan, atau akta autentik bila dibuat di hadapan notaris.

Pasangan yang Paling Sering Diminta Bersamaan

Beberapa instansi meminta dua dokumen sekaligus: pernyataan dari Anda dan keterangan dari pihak berwenang. Keduanya tidak saling menggantikan.

Belum menikah. Surat pernyataan belum menikah ditulis sendiri. Surat keterangan belum menikah diterbitkan kelurahan atau kantor desa.
Penghasilan. Surat pernyataan penghasilan ditulis sendiri, biasanya untuk pekerja informal tanpa slip gaji. Surat keterangan penghasilan dikeluarkan tempat kerja atau kelurahan.
Tidak mampu. Surat pernyataan tidak mampu ditulis sendiri. Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) diterbitkan kelurahan.
Beda nama. Surat pernyataan beda nama menjelaskan dua penulisan nama di dokumen berbeda. Banyak instansi tetap meminta surat keterangan beda nama dari kelurahan.
Sehat. Surat pernyataan sehat hanya berisi pengakuan diri. Surat keterangan sehat wajib dari dokter atau fasilitas kesehatan.

Aturan mudahnya: kalau persyaratan menyebut "surat keterangan", jangan menggantinya dengan surat pernyataan.

Surat Pernyataan Perjanjian: Pernyataan atau Perjanjian?

Istilah "surat pernyataan perjanjian" dipakai luas untuk surat yang berisi janji, misalnya berjanji tidak mengulangi kesalahan atau berjanji mengembalikan barang. Selama yang menandatangani dan terikat hanya satu orang, secara hukum surat itu tetap surat pernyataan.

Surat berubah menjadi perjanjian bila dua pihak sama-sama menandatangani dan masing-masing menanggung kewajiban. Syaratnya pun lain: Pasal 1320 KUHPerdata menuntut kesepakatan, kecakapan, objek tertentu, dan sebab yang halal. Utang-piutang, sewa, dan jual beli masuk golongan ini, jadi pakai format surat perjanjian, bukan surat pernyataan.

Contoh surat pernyataan perjanjian yang tetap sepihak ada pada Contoh 7 dan Contoh 8: pembuat berjanji tidak mengulangi kesalahan, sedangkan atasan atau wali kelas hanya mengetahui. Bila penerima meminta surat pernyataan perjanjian bermaterai, cukup satu materai di kolom tanda tangan pembuat.

Nama lain yang merujuk dokumen serupa: "surat pernyataan bersama" bila ditandatangani beberapa orang yang menyatakan hal yang sama, "surat komitmen" bila isinya janji kinerja, dan "surat pernyataan persetujuan" atau "tidak keberatan" bila isinya menyetujui tindakan orang lain, misalnya pemilik lahan menyetujui pemasangan tiang listrik di tanahnya.

Perbedaan surat pernyataan, surat keterangan, surat perjanjian, dan surat kuasa berdasarkan siapa yang menandatangani dan isi dokumennya

3. Format Surat Pernyataan: 9 Bagian yang Harus Ada

Surat pernyataan pribadi tidak memerlukan kop, nomor surat, maupun stempel. Format surat pernyataan cukup memuat sembilan bagian ini:

Judul, ditulis di tengah dengan huruf kapital: SURAT PERNYATAAN. Bila perlu tambahkan jenisnya, misalnya SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN.
Kalimat pembuka: "Saya yang bertanda tangan di bawah ini".
Identitas pembuat: nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, nomor induk kependudukan, pekerjaan, dan alamat sesuai KTP.
Kalimat pengantar isi: "Dengan ini menyatakan bahwa".
Isi pernyataan, sebaiknya bernomor bila lebih dari satu poin.
Konsekuensi, yaitu kesediaan menanggung akibat bila pernyataan tidak benar atau janji dilanggar.
Kalimat penutup yang menegaskan surat dibuat dengan sadar, jujur, dan tanpa paksaan.
Tempat dan tanggal pembuatan surat.
Tanda tangan dan nama terang, ditambah materai bila diminta.

Isi surat pernyataan, yaitu bagian kelima dan keenam, menentukan kualitas surat. Pernyataan yang kabur seperti "saya akan memperbaiki diri" sulit ditagih. Tulis hal yang bisa diukur: tanggal, jumlah uang, nama dokumen, atau perbuatan yang tidak akan diulang.

Penulisan "Yang Bertanda Tangan di Bawah Ini"

Bentuk yang benar adalah di bawah, dipisah, karena "di" di sini kata depan yang menunjukkan tempat. Penulisan "dibawah" memang sangat umum, tetapi tidak baku. Kesalahan kecil ini tidak membatalkan surat, tetapi surat untuk instansi terbaca lebih rapi bila ejaannya benar.

Kalimat pembuka yang lazim:

"Saya yang bertanda tangan di bawah ini:" untuk pernyataan pribadi.
"Yang bertanda tangan di bawah ini:" untuk pernyataan bersama atau atas nama jabatan.
"Kami yang bertanda tangan di bawah ini:" bila penandatangan lebih dari satu orang.

Kalimat Penutup Surat Pernyataan

Penutup menegaskan bahwa surat dibuat sadar dan tanpa tekanan. Tiga variasi yang bisa dipakai:

"Demikian surat pernyataan ini saya buat, dan isinya dapat saya pertanggungjawabkan."
"Pernyataan ini saya tanda tangani dalam keadaan sehat jasmani dan rohani, tanpa tekanan dari siapa pun."
"Bila kelak ada bagian pernyataan ini yang tidak sesuai kenyataan, saya siap menanggung sanksinya menurut ketentuan yang berlaku."

Kalimat ketiga cocok untuk pernyataan kebenaran data. Untuk janji, ganti "tidak sesuai kenyataan" dengan "saya langgar".

Nomor Surat, Kop, dan Kolom "Mengetahui"

Nomor dan kop surat baru diperlukan bila pernyataan dibuat atas nama lembaga, misalnya perusahaan menyatakan karyawannya masih aktif. Kode pada nomor surat mengikuti aturan penomoran lembaga tersebut, misalnya urutan, kode bagian, bulan dalam angka Romawi, dan tahun.

Kolom Mengetahui berbeda dengan saksi. Pihak yang mengetahui, misalnya ketua RT, wali kelas, atau atasan langsung, menandatangani untuk menunjukkan bahwa pernyataan itu dibuat di lingkungannya. Pihak itu tidak ikut menjamin kebenaran isinya. Saksi menandatangani untuk membenarkan bahwa pembuat surat benar-benar menandatanganinya.

Format dan bentuk surat pernyataan dengan sembilan bagian berlabel, dari judul, identitas pembuat, dan isi surat pernyataan sampai tanda tangan bermaterai

4. Cara Membuat Surat Pernyataan dalam 7 Langkah

Baca persyaratan dari penerima. Catat judul yang diminta, perlu materai atau tidak, perlu saksi atau pihak yang mengetahui, dan apakah sudah ada formulir resmi.
Siapkan data dari dokumen asli. Ambil nama, NIK, dan alamat dari KTP atau kartu keluarga. Nama yang berbeda satu huruf dengan KTP sering membuat berkas dikembalikan.
Tulis isi pernyataan secara spesifik. Sebut tanggal, nominal, nomor dokumen, atau nama perbuatan.
Tambahkan konsekuensi bila surat berisi janji atau pengakuan kebenaran data.
Cetak atau tulis tangan, lalu periksa ejaan nama sekali lagi sebelum ditandatangani.
Tempel materai di kolom tanda tangan, lalu tanda tangani sebagian di atas materai dan sebagian di atas kertas, lengkap dengan tanggal.
Minta tanda tangan saksi atau pihak yang mengetahui bila diminta, lalu buat salinan untuk arsip Anda.

Langkah ketujuh sering dilupakan. Surat pernyataan diserahkan kepada penerima, sehingga Anda tidak memegang buktinya. Pindai atau foto surat yang sudah ditandatangani sebelum diserahkan.

Tujuh langkah cara membuat surat pernyataan dari membaca persyaratan penerima sampai menyimpan salinan surat yang sudah ditandatangani

Membuat Surat Pernyataan Tulis Tangan

Surat pernyataan tulis tangan sama sahnya dengan versi ketik. Beberapa pihak justru memintanya, misalnya sekolah untuk pernyataan siswa atau pabrik untuk pernyataan kesanggupan, karena tulisan tangan lebih sulit dibuatkan orang lain.

Pakai kertas folio bergaris atau A4 polos dan bolpoin bertinta hitam.
Tulis seluruh isi dengan tangan orang yang menandatangani, bukan hanya tanda tangannya.
Kata yang salah jangan ditimpa cairan penghapus. Tulis ulang satu lembar penuh.
Tulisan boleh sederhana asal terbaca. Kerapian tidak menentukan sah atau tidaknya surat.

Membuat Surat Pernyataan di Word dan Menyimpannya sebagai PDF

Untuk versi ketik, atur Microsoft Word dengan kertas A4, margin 2,5–3 cm, huruf Times New Roman atau Arial ukuran 12, dan spasi 1,15. Titik dua pada data identitas diratakan dengan tombol Tab agar sejajar, bukan dengan spasi berulang. Contoh di artikel ini menyusun blok tanda tangan dari atas ke bawah supaya tetap rapi saat disalin dari ponsel. Saat dicetak, susun saksi atau pihak yang mengetahui di kiri dan pembuat surat di kanan memakai tabel dua kolom tanpa garis.

Bila berkas dikirim lewat portal pendaftaran, simpan hasilnya sebagai PDF melalui File → Save As → PDF. Surat yang sudah ditandatangani basah dipindai dengan aplikasi pemindai ponsel pada 200–300 dpi. Portal biasanya membatasi ukuran unggahan 1–2 MB, dan cara mengecilkannya ada di panduan kompres PDF. Bila penerima menerima tanda tangan elektronik, lihat cara membuat tanda tangan digital.

Cara membuat surat pernyataan tulis tangan atau diketik di Word, beserta ketentuan kertas, tinta, dan penyimpanan PDF

5. Contoh Surat Pernyataan Bermaterai dan Format Umum

Tiga contoh berikut adalah kerangka yang bisa dipakai untuk keperluan apa pun, sekaligus template surat pernyataan yang tinggal disalin ke Word. Contoh 1 lengkap, Contoh 2 ringkas untuk disalin dengan tangan, dan Contoh 3 memuat saksi serta kolom mengetahui.

Contoh 1: Format Dasar Surat Pernyataan

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama              : [nama lengkap]
Tempat/Tgl Lahir  : [tempat], [tanggal lahir]
NIK               : [nomor induk kependudukan]
Pekerjaan         : [pekerjaan]
Alamat            : [alamat sesuai KTP]

Dengan ini menyatakan bahwa:

1. [isi pernyataan pertama]
2. [isi pernyataan kedua, bila ada]

Jika kelak pernyataan ini terbukti keliru, saya siap menanggung
seluruh akibatnya sesuai ketentuan yang berlaku.

Surat ini saya buat dalam keadaan sadar, tanpa paksaan dari
siapa pun.

[Kota], [tanggal]
Yang membuat pernyataan,

[materai Rp10.000 bila diminta]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Contoh 2: Surat Pernyataan Singkat untuk Tulis Tangan

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, [nama lengkap],
NIK [nomor induk kependudukan], beralamat di [alamat],
dengan ini menyatakan bahwa [isi pernyataan].

Pernyataan ini saya tulis dengan sebenarnya.

[Kota], [tanggal]

[tanda tangan]
[nama lengkap]

Contoh surat pernyataan tulis tangan bermaterai di kertas folio bergaris tentang keaslian ijazah, lengkap dengan tanggal penandatanganan

Contoh 3: Surat Pernyataan Bermaterai dengan Saksi dan Kolom Mengetahui

Pakai contoh surat pernyataan bermaterai ini bila penerima meminta pernyataan yang disaksikan, misalnya untuk urusan di lingkungan RT, kampus, atau kantor.

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]
No. HP     : [nomor telepon]

Dengan ini menyatakan bahwa [isi pernyataan yang spesifik,
misalnya tanggal, nominal, atau nama dokumen].

Bila isi pernyataan ini keliru, saya siap dimintai
pertanggungjawaban sesuai ketentuan yang berlaku.

Pernyataan ini saya buat dengan jujur dan tanpa tekanan
dari pihak mana pun.

[Kota], [tanggal]
Yang membuat pernyataan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Saksi-saksi:
1. [nama saksi 1]   [tanda tangan]
2. [nama saksi 2]   [tanda tangan]

Mengetahui,
[jabatan, misalnya Ketua RT 03]

[tanda tangan dan stempel]
[nama lengkap]

Tata letak contoh surat pernyataan bermaterai: kolom saksi di kiri, tanda tangan surat pernyataan di atas materai di kanan, dan kolom mengetahui di bawah

6. Contoh Surat Pernyataan Kesanggupan

Surat pernyataan kesanggupan paling sering diminta di dunia kerja dan urusan pembayaran. Kekuatannya ada pada rincian. Kesanggupan tanpa tanggal atau angka sulit ditagih penerima, dan sering dikembalikan untuk diperbaiki.

Sebutkan tiga hal: apa yang disanggupi, sampai kapan atau dalam bentuk apa, dan apa yang terjadi bila tidak dipenuhi. Istilah "surat pernyataan kerja" di pengumuman lowongan hampir selalu merujuk pada kesanggupan mematuhi aturan kerja, dan Contoh 4 disusun untuk keperluan itu.

Contoh 4: Surat Pernyataan Kerja (Kesanggupan Mematuhi Aturan)

SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]
Posisi     : [posisi yang dilamar atau jabatan]

Dengan ini menyatakan sanggup:

1. Mematuhi seluruh peraturan perusahaan yang berlaku di
   [nama perusahaan].
2. Ditempatkan di [lokasi atau "seluruh wilayah kerja
   perusahaan"] sesuai kebutuhan perusahaan.
3. Bekerja dengan sistem [shift/jam kerja] yang ditetapkan.
4. Tidak mengundurkan diri sebelum masa kontrak [lamanya]
   berakhir, kecuali atas persetujuan perusahaan.

Pelanggaran atas pernyataan ini siap saya pertanggungjawabkan
sesuai peraturan perusahaan.

Surat ini saya tanda tangani dengan sadar dan sukarela.

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Poin keempat sebaiknya dibaca teliti sebelum ditandatangani. Sanksi pelanggaran masa kontrak diatur dalam perjanjian kerja Anda, bukan dalam surat pernyataan ini.

Contoh 5: Surat Pernyataan Kesanggupan Membayar

Dipakai untuk tunggakan biaya pendidikan, cicilan, ganti rugi, atau utang yang sudah jatuh tempo. Kata bakunya "utang", meskipun banyak formulir menulis "hutang". Pernyataan ini bersifat sepihak. Bila kedua pihak ingin mengatur bunga, jaminan, atau jadwal cicilan bersama, buat surat perjanjian.

SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MEMBAYAR

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]
No. HP     : [nomor telepon]

Dengan ini menyatakan sanggup melunasi kewajiban pembayaran
kepada [nama pihak penerima] sebesar Rp[jumlah] ([jumlah dalam
huruf]) untuk [keterangan, misalnya biaya semester genap
2026/2027], dengan rincian:

1. Rp[jumlah] paling lambat tanggal [tanggal].
2. Rp[jumlah] paling lambat tanggal [tanggal].

Apabila saya tidak memenuhi pembayaran sesuai tanggal tersebut,
saya bersedia menerima ketentuan yang berlaku di [nama pihak
penerima].

Pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan dapat saya
pertanggungjawabkan.

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Tuliskan jumlah dalam angka dan huruf, lalu periksa keduanya. Bila keduanya berbeda, yang biasanya dijadikan pegangan adalah penulisan dengan huruf.

Contoh 6: Surat Komitmen Kerja

Contoh surat komitmen kerja ini berisi janji kinerja yang terukur, biasanya diminta saat promosi, perpanjangan kontrak, atau setelah evaluasi kinerja.

SURAT PERNYATAAN KOMITMEN KERJA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
Jabatan    : [jabatan]
Unit Kerja : [nama bagian atau unit]

Dengan ini menyatakan berkomitmen untuk:

1. Mencapai target [nama target] sebesar [angka] per [periode].
2. Hadir tepat waktu sesuai jam kerja [jam masuk–jam pulang].
3. Menyelesaikan [tugas tertentu] paling lambat [tanggal].

Komitmen ini berlaku sejak [tanggal mulai] sampai [tanggal
evaluasi]. Apabila tidak tercapai, saya bersedia dievaluasi
sesuai ketentuan perusahaan.

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[tanda tangan]
[nama lengkap]

Mengetahui,
Atasan langsung,

[tanda tangan]
[nama atasan]

Contoh surat komitmen kerja berisi target penjualan, jam kerja, dan tenggat laporan, ditandatangani karyawan dan diketahui atasan langsung

Tiga unsur surat pernyataan kesanggupan kerja dan membayar: hal yang disanggupi, batas waktu atau angka, dan konsekuensi, dengan contoh kalimat kesanggupan yang kabur dan yang spesifik

7. Contoh Surat Pernyataan Kesalahan dan Tidak Mengulangi

Surat pernyataan tidak akan mengulangi kesalahan, yang juga disebut surat pernyataan bersalah atau permohonan maaf tertulis, dipakai sebagai catatan, biasanya setelah teguran lisan. Tidak ada undang-undang yang mengatur urutannya: sebagian perusahaan memintanya sebelum surat peringatan, sebagian lagi bersamaan dengan surat peringatan. Tujuannya sama, membuat pelanggaran dan janjinya tercatat.

Tiga hal membuat surat ini dipercaya: kesalahan disebut apa adanya lengkap dengan tanggalnya, janjinya konkret, dan ada pihak yang mengetahui. Kalimat "saya khilaf dan akan berubah" tanpa rincian tidak memenuhi fungsinya sebagai catatan.

Contoh 7: Surat Pernyataan Tidak Mengulangi Kesalahan untuk Karyawan

SURAT PERNYATAAN TIDAK MENGULANGI KESALAHAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
NIK/NIP    : [nomor induk karyawan]
Jabatan    : [jabatan]
Unit Kerja : [nama bagian]

Dengan ini mengakui bahwa pada tanggal [tanggal kejadian] saya
telah [uraian kesalahan secara singkat dan jujur, misalnya
terlambat masuk kerja lebih dari 60 menit sebanyak 4 kali
dalam bulan Agustus 2026].

Atas kesalahan tersebut saya menyatakan:

1. Menyesali perbuatan tersebut.
2. Tidak akan mengulangi kesalahan yang sama.
3. Siap menerima sanksi menurut peraturan perusahaan bila
   kesalahan itu terulang.

Surat ini saya buat atas kesadaran sendiri.

[Kota], [tanggal]
Yang membuat pernyataan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Mengetahui,
Atasan langsung,

[tanda tangan]
[nama atasan]

Contoh surat pernyataan tidak mengulangi kesalahan bermaterai untuk karyawan, diisi data fiktif, dengan kolom mengetahui atasan dan tanggal penandatanganan

Contoh 8: Surat Pernyataan Siswa Tidak Mengulangi Pelanggaran

Surat pernyataan siswa bermasalah biasanya diminta sekolah untuk ditandatangani siswa, diketahui orang tua, dan wali kelas atau guru bimbingan konseling. Materai umumnya tidak diminta untuk siswa di bawah umur. Yang dibutuhkan sekolah adalah keterlibatan orang tua.

SURAT PERNYATAAN SISWA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap siswa]
Kelas      : [kelas]
NISN       : [nomor induk siswa nasional]
Alamat     : [alamat]

Mengakui telah melanggar tata tertib sekolah pada tanggal
[tanggal], yaitu [uraian pelanggaran].

Saya berjanji tidak akan mengulangi pelanggaran tersebut maupun
pelanggaran lain. Apabila saya melanggar, saya bersedia menerima
sanksi sesuai tata tertib [nama sekolah].

[Kota], [tanggal]
Siswa yang bersangkutan,

[tanda tangan]
[nama siswa]

Orang tua/wali,

[tanda tangan]
[nama orang tua]

Mengetahui,
Wali Kelas/Guru BK

[tanda tangan]
[nama guru]

Contoh surat pernyataan siswa tidak mengulangi pelanggaran tata tertib, ditandatangani siswa dan orang tua serta diketahui wali kelas

Nomor induk siswa nasional bisa dicek terlebih dahulu lewat panduan cek NISN agar tidak salah tulis.

Letak surat pernyataan kesalahan atau surat pernyataan tidak akan mengulangi kesalahan dalam urutan pembinaan karyawan dan siswa, dari teguran lisan sampai surat peringatan

8. Contoh Surat Pernyataan untuk Sekolah dan Beasiswa

Sekolah, kampus, dan penyelenggara beasiswa adalah peminta surat pernyataan terbanyak, mulai dari SD dan SMA sampai perguruan tinggi. Pernyataan orang tua menjadi jaminan kebenaran data siswa, sedangkan pernyataan pelamar beasiswa menjamin bahwa dana tidak diterima ganda. Cara membuat surat pernyataan sekolah sama dengan langkah di Bagian 4; yang berbeda hanya pihak yang menandatangani dan pihak yang mengetahui.

Periksa formulir resmi lebih dulu

Bila sekolah atau panitia penerimaan sudah menyediakan formulir, misalnya surat pernyataan orang tua pada SPMB, isi formulir itu. Contoh di bawah dipakai hanya bila tidak ada formulir resmi.

Contoh 9: Surat Pernyataan Orang Tua atau Wali Siswa

Contoh surat pernyataan orang tua ini dipakai saat mendaftarkan anak atau saat sekolah meminta orang tua ikut bertanggung jawab atas data dan tata tertib.

SURAT PERNYATAAN ORANG TUA/WALI

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap orang tua/wali]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Pekerjaan  : [pekerjaan]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]
No. HP     : [nomor telepon]

Selaku orang tua/wali dari:

Nama       : [nama lengkap anak]
Tempat/Tgl Lahir : [tempat], [tanggal lahir]
Asal Sekolah     : [sekolah asal]

Dengan ini menyatakan bahwa:

1. Seluruh data dan dokumen pendaftaran anak saya adalah benar.
2. Saya bersedia membimbing anak saya untuk mematuhi tata tertib
   [nama sekolah].
3. Apabila data yang saya berikan terbukti tidak benar, saya
   bersedia menerima keputusan sekolah, termasuk pembatalan
   penerimaan.

Pernyataan ini saya tanda tangani dengan penuh tanggung jawab.

[Kota], [tanggal]
Orang tua/wali,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Contoh 10: Surat Pernyataan Penghasilan Orang Tua

Dipakai untuk beasiswa atau keringanan biaya bila orang tua bekerja di sektor informal dan tidak punya slip gaji. Tulis penghasilan rata-rata per bulan dengan jujur, karena banyak kampus memverifikasinya lewat kunjungan rumah.

SURAT PERNYATAAN PENGHASILAN ORANG TUA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap orang tua]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Pekerjaan  : [pekerjaan, misalnya pedagang sayur]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]

Dengan ini menyatakan bahwa penghasilan saya rata-rata sebesar
Rp[jumlah] ([jumlah dalam huruf]) per bulan, dengan jumlah
tanggungan [jumlah] orang.

Pernyataan ini melengkapi pengajuan [nama beasiswa atau
keringanan biaya] atas nama anak saya, [nama anak], di
[nama sekolah/kampus].

Jika pernyataan ini ternyata tidak sesuai kenyataan, saya
menerima pembatalan bantuan dan mengembalikan dana yang sudah
saya terima.

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Mengetahui,
Ketua RT [nomor]

[tanda tangan]
[nama ketua RT]

Contoh surat pernyataan penghasilan orang tua pedagang untuk keringanan uang kuliah, diketahui ketua RT dan dibubuhi materai

Untuk surat pernyataan tidak bekerja, ganti kalimat penghasilan dengan "saat ini tidak bekerja dan tidak memiliki penghasilan tetap", lalu sebutkan siapa yang menanggung biaya hidup keluarga.

Contoh 11: Surat Pernyataan Tidak Menerima Beasiswa Lain

SURAT PERNYATAAN TIDAK MENERIMA BEASISWA LAIN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
NIM/NISN   : [nomor induk]
Program Studi/Kelas : [program studi atau kelas]
Sekolah/Kampus      : [nama sekolah atau kampus]

Menyatakan bahwa saat ini saya tidak menerima beasiswa
atau bantuan pendidikan dari sumber lain yang dibiayai oleh
[APBN/APBD/lembaga lain, sesuai syarat beasiswa].

Apabila di kemudian hari saya terbukti menerima beasiswa lain,
saya bersedia beasiswa [nama beasiswa] dibatalkan dan
mengembalikan seluruh dana yang telah diterima.

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Contoh 12: Surat Pernyataan Keaslian Karya

Juga dikenal sebagai surat pernyataan orisinalitas karya. Dipakai untuk lomba, skripsi, tugas akhir, dan artikel jurnal.

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN KARYA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
NIM/NIK    : [nomor induk]
Instansi   : [sekolah, kampus, atau lembaga]

Dengan ini menyatakan bahwa karya berjudul:

"[judul karya]"

adalah hasil karya saya sendiri, belum pernah dipublikasikan
atau diikutsertakan dalam lomba lain, dan bukan hasil jiplakan.
Kutipan dari karya orang lain telah saya sebutkan sumbernya.

Apabila karya ini terbukti hasil plagiat, saya bersedia
didiskualifikasi dan menerima sanksi sesuai ketentuan
[nama penyelenggara].

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Contoh surat pernyataan keaslian karya untuk lomba karya tulis, berisi judul karya, pernyataan bukan jiplakan, dan tanda tangan di atas materai

Kutipan yang dimaksud harus tercantum di daftar pustaka. Formatnya dijelaskan di panduan cara membuat daftar pustaka.

Empat surat pernyataan untuk sekolah dan beasiswa: surat pernyataan orang tua, penghasilan orang tua, tidak menerima beasiswa lain, dan keaslian karya beserta pihak yang menandatanganinya

9. Contoh Surat Pernyataan Data Diri

Keempat contoh surat pernyataan diri berikut menyangkut fakta tentang Anda sendiri: dokumen yang Anda serahkan, status perkawinan, tempat tinggal, atau keyakinan. Karena isinya dianggap benar sampai terbukti sebaliknya, pernyataan palsu di sini paling berisiko.

Contoh 13: Surat Pernyataan Kebenaran dan Keabsahan Dokumen

Satu contoh ini bisa diberi judul sesuai permintaan penerima: surat pernyataan kebenaran dokumen, keabsahan dokumen, keaslian dokumen, atau kebenaran data. Semuanya dipakai untuk pendaftaran kerja, seleksi pegawai, dan penerimaan mahasiswa baru.

SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DAN KEABSAHAN DOKUMEN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]

Dengan ini menyatakan bahwa semua data dan berkas yang saya
serahkan untuk [nama seleksi atau pendaftaran], yaitu:

1. [nama dokumen, misalnya fotokopi ijazah S1]
2. [nama dokumen, misalnya transkrip nilai]
3. [nama dokumen, misalnya sertifikat TOEFL]

adalah benar, sah, dan sesuai dengan aslinya.

Bila ternyata ada data atau dokumen yang palsu, saya siap
dinyatakan gugur atau dibatalkan kelulusannya, serta diproses
sesuai hukum yang berlaku.

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Contoh 14: Surat Pernyataan Belum Menikah

Contoh surat pernyataan belum menikah ini, yang kadang disebut surat pernyataan belum pernah menikah, dipakai untuk melamar kerja, pendaftaran sekolah kedinasan, atau persyaratan pelanggan tertentu. Bila persyaratan menyebut "surat keterangan belum menikah", minta suratnya ke kelurahan dan jangan menggantinya dengan contoh ini.

SURAT PERNYATAAN BELUM MENIKAH

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
Tempat/Tgl Lahir : [tempat], [tanggal lahir]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Agama      : [agama]
Pekerjaan  : [pekerjaan]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]

Menyatakan bahwa sampai tanggal surat ini dibuat, saya belum
pernah menikah, baik secara agama maupun tercatat di instansi
pencatatan perkawinan.

Pernyataan ini diperlukan sebagai syarat [keperluan].

Seluruh akibat hukum bila pernyataan ini keliru menjadi
tanggung jawab saya.

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Saksi-saksi:
1. [nama saksi]   [tanda tangan]
2. [nama saksi]   [tanda tangan]

Contoh surat pernyataan belum menikah bermaterai dengan dua saksi, data diri fiktif, dan tanda tangan yang mengenai materai Rp10.000

Frasa "baik secara agama maupun tercatat" sengaja ditulis agar pernyataan mencakup pernikahan yang tidak dicatatkan.

Contoh 15: Surat Pernyataan Domisili

Dipakai bila alamat tinggal Anda berbeda dengan alamat di KTP, misalnya perantau yang mendaftar anak sekolah atau membuka rekening di kota tempat bekerja.

SURAT PERNYATAAN DOMISILI

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama         : [nama lengkap]
NIK          : [nomor induk kependudukan]
Alamat KTP   : [alamat sesuai KTP]

Dengan ini menyatakan bahwa saat ini saya bertempat tinggal di:

Alamat       : [alamat tempat tinggal sekarang]
RT/RW        : [RT/RW]
Kelurahan    : [kelurahan]
Kecamatan    : [kecamatan]
Kota/Kab.    : [kota atau kabupaten]

sejak [bulan dan tahun] sampai sekarang.

Keterangan ini saya perlukan untuk [keperluan].

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Mengetahui,
Ketua RT [nomor]/RW [nomor]

[tanda tangan dan stempel]
[nama ketua RT]

Contoh 16: Surat Pernyataan Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

Diminta pada pendaftaran calon kepala desa, perangkat desa, dan sebagian seleksi jabatan. Ejaan bakunya "bertakwa", meskipun banyak formulir menulis "bertaqwa".

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
Tempat/Tgl Lahir : [tempat], [tanggal lahir]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Agama      : [agama]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]

Dengan ini menyatakan bahwa saya bertakwa kepada Tuhan Yang Maha
Esa dan menjalankan ajaran agama yang saya anut.

Pernyataan ini melengkapi syarat [nama pendaftaran atau
seleksi].

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Perbedaan surat pernyataan diri tentang belum menikah, penghasilan, tidak mampu, dan sehat yang ditulis sendiri dengan surat keterangan yang diterbitkan kelurahan atau dokter

10. Contoh Surat Pernyataan Lainnya

Empat contoh terakhir untuk keperluan yang juga sering dicari: kehilangan, bebas narkoba, salah transfer, dan perdamaian.

Kapan surat pernyataan kehilangan, surat pernyataan bebas narkoba, salah transfer, dan damai sudah cukup, serta dokumen pengganti bila tidak cukup: laporan polisi, keterangan faskes atau BNN, dan formulir bank

Contoh 17: Surat Pernyataan Kehilangan

Surat ini cocok untuk barang atau dokumen yang tidak memerlukan laporan polisi, misalnya kartu pelajar, kartu anggota, atau kuitansi. Untuk KTP, STNK, buku tabungan, dan dokumen lain yang penerbitannya meminta bukti laporan, urus surat tanda penerimaan laporan di kantor polisi.

SURAT PERNYATAAN KEHILANGAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]

Dengan ini melaporkan bahwa [nama barang atau dokumen] dengan
nomor [nomor dokumen, bila ada] atas nama [nama pemilik] milik
saya hilang pada tanggal [tanggal] di sekitar [lokasi].

Barang/dokumen tersebut tidak sedang dijaminkan dan tidak
dipindahtangankan kepada pihak lain. Apabila di kemudian hari
ditemukan, saya akan melaporkannya kepada [nama instansi].

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Contoh 18: Surat Pernyataan Bebas Narkoba

Surat pernyataan hanya berisi pengakuan. Bila persyaratan meminta hasil tes urine atau surat keterangan bebas narkoba, surat ini tidak bisa menggantikannya. Surat keterangan tersebut diterbitkan fasilitas kesehatan atau Badan Narkotika Nasional setelah pemeriksaan.

SURAT PERNYATAAN BEBAS NARKOBA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama       : [nama lengkap]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Alamat     : [alamat sesuai KTP]

Dengan ini menyatakan bebas dari narkotika, psikotropika, dan
zat adiktif lain: saya tidak pernah memakai, menyimpan, ataupun
mengedarkannya, baik dahulu maupun sekarang.

Jika kelak pernyataan ini terbukti keliru, saya menerima sanksi
dari [nama instansi] dan siap diproses secara hukum.

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Contoh surat pernyataan bebas narkoba untuk berkas lamaran kerja dengan data fiktif dan tanda tangan di atas materai Rp10.000

Contoh 19: Surat Pernyataan Salah Transfer

Untuk surat pernyataan salah transfer BCA, BRI, atau bank lain, formulir pengaduan milik bank selalu didahulukan. Contoh ini dipakai bila petugas meminta surat pernyataan sebagai lampiran pengaduan.

SURAT PERNYATAAN SALAH TRANSFER

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama            : [nama lengkap sesuai rekening]
NIK             : [nomor induk kependudukan]
No. Rekening    : [nomor rekening pengirim]
Bank            : [nama bank]
No. HP          : [nomor telepon]

Dengan ini menyatakan bahwa pada tanggal [tanggal] pukul [jam]
saya telah melakukan transfer sebesar Rp[jumlah] ke rekening
[nomor rekening tujuan] di [nama bank tujuan] atas nama
[nama penerima], yang seharusnya ditujukan ke rekening
[nomor rekening yang benar].

Transfer tersebut terjadi karena kesalahan penulisan nomor
rekening. Saya memohon bantuan [nama bank] untuk memproses
pengembalian dana tersebut.

Sebagai bukti, saya lampirkan bukti transfer dan fotokopi KTP.

[Kota], [tanggal]
Yang menyatakan,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Laporkan ke bank secepatnya. Bank umumnya memerlukan persetujuan pemilik rekening tujuan untuk mengembalikan dana, dan peluangnya mengecil bila dana sudah dipakai. Penerima yang sengaja menguasai dana salah transfer dapat dipidana menurut Pasal 85 Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2011 tentang Transfer Dana, dengan penjara paling lama lima tahun atau denda paling banyak Rp5 miliar. Simpan tangkapan layar bukti transfer. Cara mengambilnya ada di panduan cara screenshot HP Samsung.

Contoh 20: Surat Pernyataan Damai secara Kekeluargaan

Surat pernyataan damai dipakai setelah perselisihan ringan atau kecelakaan kecil yang diselesaikan secara kekeluargaan, termasuk surat pernyataan damai kecelakaan lalu lintas ringan. Karena ada dua pihak yang sama-sama berjanji, surat ini sebenarnya berbentuk kesepakatan, jadi kedua pihak menandatangani.

SURAT PERNYATAAN DAMAI

Pada hari ini, [hari], tanggal [tanggal], kami yang bertanda
tangan di bawah ini:

Pihak Pertama
Nama       : [nama lengkap]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Alamat     : [alamat]

Pihak Kedua
Nama       : [nama lengkap]
NIK        : [nomor induk kependudukan]
Alamat     : [alamat]

Menyatakan bahwa permasalahan [uraian singkat, misalnya
kecelakaan lalu lintas ringan di Jl. ... pada tanggal ...] telah
diselesaikan secara kekeluargaan, dengan kesepakatan:

1. [isi kesepakatan, misalnya Pihak Pertama membayar biaya
   perbaikan sebesar Rp... secara tunai]
2. Kedua pihak tidak akan saling menuntut di kemudian hari atas
   permasalahan tersebut.

Surat ini dibuat rangkap dua, masing-masing bermaterai, dan
dipegang oleh setiap pihak.

[Kota], [tanggal]

Pihak Pertama,

[materai Rp10.000]
[tanda tangan]
[nama lengkap]

Pihak Kedua,

[tanda tangan]
[nama lengkap]

Saksi-saksi:
1. [nama saksi]   [tanda tangan]
2. [nama saksi]   [tanda tangan]

Contoh surat pernyataan damai secara kekeluargaan setelah kecelakaan lalu lintas ringan, ditandatangani pihak pertama di atas materai dan pihak kedua

Contoh di atas adalah rangkap yang dipegang Pihak Kedua, sehingga materainya berada di kolom Pihak Pertama. Pada rangkap milik Pihak Pertama, materai dipindah ke kolom tanda tangan Pihak Kedua.

Kesepakatan damai tidak otomatis menghentikan proses hukum untuk perkara pidana yang bukan delik aduan, misalnya kecelakaan yang menyebabkan luka berat. Untuk kasus seperti itu, konsultasikan ke kepolisian atau penasihat hukum.

11. Aturan Materai Rp10.000 pada Surat Pernyataan

Kebingungan terbesar tentang surat pernyataan ada pada materai. Jawabannya ada di Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, yang berlaku sejak 1 Januari 2021.

Materai atau meterai?

Ejaan baku menurut KBBI dan undang-undang adalah meterai. Bentuk "materai" jauh lebih sering dipakai sehari-hari, sehingga artikel ini memakai keduanya: "materai" untuk penyebutan umum dan "meterai" untuk nama resmi seperti Bea Meterai dan e-Meterai.

Apakah Surat Pernyataan Harus Bermaterai?

Tidak wajib untuk sahnya pernyataan. Bea meterai adalah pajak atas dokumen, bukan syarat sah suatu pernyataan. Surat pernyataan tanpa materai tetap merupakan pernyataan yang sah dan mengikat pembuatnya.

Namun surat pernyataan memang objek bea meterai. Pasal 3 ayat (2) huruf a UU 10/2020 menyebut surat perjanjian, surat keterangan, dan surat pernyataan sebagai dokumen bersifat perdata yang dikenai bea meterai. Tarifnya tetap Rp10.000 menurut Pasal 5, dan dikenakan satu kali per dokumen menurut Pasal 4.

Karena itu keputusannya sederhana:

Tempel materai bila penerima meminta, bila surat berpotensi dipakai sebagai bukti, atau bila isinya menyangkut uang dan tanggung jawab.
Tidak perlu materai untuk pernyataan internal ringan yang penerimanya tidak memintanya, misalnya pernyataan siswa di bawah umur untuk wali kelas.

Satu materai sudah cukup. Menempel dua materai pada surat pernyataan satu pihak tidak menambah kekuatan apa pun.

Siapa yang Seharusnya Membayar Materai?

Pasal 9 ayat (1) UU 10/2020 menyatakan bea meterai atas dokumen yang dibuat sepihak terutang oleh pihak yang menerima dokumen. Pasal 8 ayat (1) huruf c menetapkan saat terutangnya, yaitu ketika surat pernyataan diserahkan kepada pihak yang dituju.

Dalam praktik, pembuat surat hampir selalu menempel materainya sendiri, dan itu tidak melanggar aturan. Pasal 9 ayat (6) membolehkan para pihak menentukan sendiri siapa yang membayar. Ketentuan ini berguna saat berhadapan dengan instansi yang meminta puluhan lembar pernyataan: pihak penerima boleh diajak menyepakati siapa yang menanggung biaya materainya.

Untuk dokumen dua pihak, ketentuannya lain: menurut Pasal 9 ayat (2), setiap pihak menanggung bea meterai atas lembar dokumen yang ia terima. Karena itu surat damai pada Contoh 20 dibuat rangkap dua, dan setiap rangkap dibubuhi satu materai.

Siapa yang membayar materai surat pernyataan menurut UU 10 Tahun 2020: dokumen sepihak terutang oleh penerima, dokumen dua pihak oleh masing-masing pihak, dan para pihak boleh bersepakat

Cara Menempel Materai dan Tanda Tangan (TTD) yang Benar

Tata caranya diatur Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK.03/2021. Pasal 4 ayat (2) memuat dua ketentuan:

Materai tempel dilekatkan utuh tanpa sobek atau terlipat, tepat di posisi tanda tangan.
Goresan tanda tangan menyentuh materai dan kertas sekaligus, lalu dilengkapi tanggal, bulan, dan tahun saat surat diteken.

Poin kedua sering terlewat. Tanggal ditulis kecil di dekat tanda tangan, boleh menyentuh materai. Bila tempat dan tanggal sudah tercetak tepat di atas kolom tanda tangan, banyak penerima menganggapnya cukup. Menambahkan tanggal tangan tetap lebih aman.

Kesalahan yang paling sering terjadi:

Materai ditempel di pojok kertas, jauh dari tanda tangan.
Tanda tangan seluruhnya di dalam materai, tidak menyentuh kertas.
Materai robek, terlipat, atau ditempel ulang setelah dilepas.
Memakai materai lama Rp6.000 atau Rp3.000. Pasal 28 UU 10/2020 hanya membolehkannya selama satu tahun sejak undang-undang berlaku, sehingga masa itu berakhir pada akhir 2021.

Cara menempel materai di surat pernyataan: tanda tangan mengenai materai dan kertas disertai tanggal, dibandingkan tanda tangan di dalam materai dan materai yang terpisah

Materai Tempel atau e-Meterai?

UU 10/2020 Pasal 12 ayat (2) mengakui tiga bentuk meterai: tempel, elektronik, dan bentuk lain yang ditetapkan menteri. Pilih sesuai bentuk surat Anda.

	Materai tempel	e-Meterai
Dipakai untuk	Surat kertas yang ditandatangani basah	Berkas elektronik, umumnya PDF
Cara mendapatkan	Kantor pos, toko alat tulis, minimarket	Distributor resmi yang ditunjuk Peruri
Nilai bea	Rp10.000	Rp10.000, ditambah biaya layanan distributor
Penanda keaslian	Ciri khusus pada desain, bahan, dan cetakan	Kode unik pada setiap meterai

Daftar distributor resmi diumumkan Peruri dalam siaran pers daftar distributor resmi meterai elektronik. Beli hanya dari saluran resmi, karena e-Meterai dari penjual tidak resmi berisiko kodenya tidak terdaftar.

Cara Membubuhkan e-Meterai pada Surat Pernyataan PDF

Selesaikan dan kecilkan berkasnya lebih dulu. Surat harus sudah final dalam format PDF. Distributor membatasi ukuran unggahan, misalnya Mitracomm maksimal 4 MB, jadi kompres PDF sebelum dibubuhi, bukan sesudahnya.
Beli saldo e-Meterai di portal distributor resmi. Pada pemakaian pertama biasanya diminta membuat PIN 6 digit.
Buka menu Pembubuhan, lalu unggah PDF surat pernyataan.
Geser e-Meterai ke samping kolom tanda tangan. Berbeda dari materai tempel, e-Meterai sebaiknya tidak ditimpa coretan tanda tangan digital.
Periksa pratinjau, lalu konfirmasi dengan PIN. Unduh berkas hasilnya dan kirim berkas itulah ke penerima.

Jangan mengedit, menggabungkan, atau mengompres ulang PDF setelah e-Meterai dibubuhkan. Perubahan pada berkas bisa membuat e-Meterainya tidak lagi terbaca sistem saat diperiksa. Pendaftaran seperti seleksi CPNS kadang meminta dua e-Meterai dalam satu PDF, yaitu satu untuk setiap pernyataan yang ditandatangani, jadi baca petunjuknya sebelum membeli saldo.

Gambar materai bukan materai

Memotret materai tempel lalu menempelkan gambarnya ke berkas PDF tidak menghasilkan dokumen bermeterai. Bea meterainya tidak pernah dibayar. Untuk surat yang dikirim digital, pakai e-Meterai atau tanda tangani surat kertas bermaterai lalu pindai seluruh lembarnya.

Surat yang Terlanjur Dibuat Tanpa Materai

Surat pernyataan tanpa materai yang kemudian dibutuhkan sebagai alat bukti di pengadilan dapat dimeteraikan belakangan melalui pemeteraian kemudian (Pasal 17 UU 10/2020). Pengesahannya dilakukan pejabat yang ditunjuk Menteri Keuangan.

Besarannya diatur Pasal 18. Untuk dokumen yang semata-mata diajukan sebagai alat bukti di pengadilan, yang dibayar hanya bea meterai terutang. Untuk dokumen objek bea meterai yang sejak awal tidak dibayar, ditambah sanksi administratif 100%, sehingga totalnya Rp20.000.

Perbandingan materai tempel dan e-Meterai untuk surat pernyataan kertas dan berkas PDF, termasuk larangan menempel foto materai ke dokumen digital

12. Surat Pernyataan dari Instansi: SPTJM dan Formulir Resmi

Banyak surat pernyataan yang dicari sebenarnya formulir baku milik instansi. Untuk jenis ini, jangan menyusun sendiri. Unduh formulirnya dari laman resmi penyelenggara, karena petugas memeriksa kesesuaian format, bukan hanya isi.

Contoh yang paling sering diminta:

Surat pernyataan orang tua SPMB dan pakta integritas penerimaan murid baru: diunduh dari laman SPMB dinas pendidikan setempat.
Surat pernyataan 5 poin atau 10 poin PPPK dan seleksi aparatur lainnya: formatnya ditetapkan instansi pembuka formasi dan panitia seleksi nasional.
Surat pernyataan non-PKP dan pernyataan terkait pajak: pakai format dari pihak yang meminta, lalu cocokkan isinya dengan ketentuan Direktorat Jenderal Pajak.
Surat pernyataan untuk koperasi, program pemerintah, dan platform daring: formatnya disediakan penyelenggara masing-masing.

Cara Mengisi Formulir Surat Pernyataan dari Instansi

Formulir resmi tidak disusun ulang, cukup diisi. Cara mengisi surat pernyataan jenis ini:

Unduh versi terbaru dari laman penyelenggara. Formulir tahun lalu sering berbeda satu atau dua poin.
Isi bagian bertitik atau berkurung saja. Kalimat yang sudah tercetak jangan diubah, dihapus, atau ditambah.
Coret pilihan yang tidak berlaku, misalnya "ayah/ibu/wali", dengan satu garis lurus sehingga pilihan yang tersisa jelas.
Pakai huruf kapital pada kolom berkotak. Kolom seperti ini disiapkan satu huruf per kotak.
Tanda tangani di tempat yang disediakan, tempel materai bila formulir mencantumkannya, lalu pindai seluruh halaman bila harus diunggah.

Bila formulir berupa berkas Word, isi langsung di komputer. Bila hanya tersedia PDF yang tidak bisa diketik, cetak lalu isi dengan tangan, atau ubah ke Word lebih dulu lewat panduan convert PDF ke Word.

Apa Itu Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM)?

SPTJM adalah surat pernyataan yang menegaskan bahwa pembuatnya bertanggung jawab penuh atas kebenaran data atau penggunaan dana, sehingga pihak penerima tidak ikut menanggung bila datanya salah. Kata "mutlak" menunjukkan bahwa tanggung jawabnya tidak dibagi.

SPTJM paling dikenal di urusan kependudukan. Permendagri Nomor 9 Tahun 2016 mengenal SPTJM kebenaran data kelahiran dan SPTJM kebenaran sebagai pasangan suami istri. Keduanya dipakai bila dokumen pendukung seperti surat keterangan lahir atau buku nikah tidak tersedia, dan diketahui dua orang saksi.

Formulir SPTJM tersedia di kantor atau laman Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Karena formatnya ditentukan instansi, artikel ini sengaja tidak memuat contoh surat pernyataan tanggung jawab mutlak buatan sendiri. Di sekolah dan instansi pemerintah, SPTJM juga dipakai kepala sekolah atau pejabat untuk menjamin kebenaran laporan penggunaan dana. Formatnya selalu mengikuti petunjuk teknis program yang bersangkutan.

Surat pernyataan pribadi boleh disusun sendiri, sedangkan SPMB, seleksi PPPK, dan surat pernyataan tanggung jawab mutlak (SPTJM) wajib memakai formulir resmi penyelenggara

13. Kapan Surat Pernyataan Saja Tidak Cukup

Surat pernyataan sering dipakai untuk urusan yang terlalu besar untuknya. Sebab umumnya dua: pembuatnya ingin cepat, dan contoh surat untuk urusan itu mudah ditemukan. Akibatnya baru terasa saat terjadi sengketa.

Urusan	Surat pernyataan saja	Dokumen yang lebih tepat
Jual beli tanah atau bangunan	Tidak mengalihkan hak	Akta jual beli di hadapan PPAT
Pembagian warisan	Tidak cukup untuk balik nama sertifikat	Surat keterangan ahli waris sesuai ketentuan, akta notaris, atau penetapan pengadilan
Hibah tanah	Tidak mengalihkan hak	Akta hibah di hadapan PPAT
Utang-piutang bernilai besar	Bukti lemah bila disangkal	Perjanjian utang-piutang, sebaiknya akta notaris dengan jaminan
Perceraian	Tidak memutus perkawinan	Putusan Pengadilan Agama atau Pengadilan Negeri
Hak asuh anak	Tidak mengikat bila disengketakan	Putusan atau penetapan pengadilan

Surat pernyataan tetap berguna sebagai pelengkap, misalnya pernyataan tidak dalam sengketa yang dilampirkan saat mengurus sertifikat. Tetapi hak atas tanah, status perkawinan, dan warisan ditentukan oleh akta dan putusan, bukan oleh pernyataan satu pihak.

Risiko Membuat Surat Pernyataan yang Isinya Tidak Benar

Kalimat "bersedia dituntut sesuai hukum yang berlaku" pada surat pernyataan bukan hiasan. Sejak 2 Januari 2026 berlaku Kitab Undang-Undang Hukum Pidana yang baru (Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2023). Pasal 391-nya mengancam pembuat atau pemakai surat yang isinya dibuat tidak benar dan diperuntukkan sebagai bukti suatu hal, bila penggunaannya dapat menimbulkan kerugian, dengan pidana penjara paling lama enam tahun.

Di luar pidana, akibat yang lebih sering terjadi bersifat administratif: kelulusan seleksi dibatalkan, beasiswa ditarik dan dananya diminta kembali, atau karyawan diberhentikan karena memberikan data palsu. Tulis hanya yang benar, dan bila ragu tentang satu fakta, lebih baik tidak dicantumkan.

Kapan surat pernyataan saja tidak cukup: jual beli tanah, warisan, hibah, utang besar, dan perceraian memerlukan akta PPAT, akta notaris, atau putusan pengadilan

14. Kesalahan yang Membuat Surat Pernyataan Ditolak

Data tidak sama dengan KTP. Nama, NIK, dan alamat harus sama persis, termasuk gelar dan singkatan.
Judul tidak sesuai permintaan. Penerima meminta "surat keterangan" tetapi Anda menyerahkan "surat pernyataan", atau sebaliknya.
Isi terlalu umum. Kesanggupan tanpa tanggal dan kesalahan tanpa uraian tidak bisa dijadikan catatan.
Materai salah tempel atau memakai materai lama. Tanda tangan tidak menyentuh kertas, tanpa tanggal, atau memakai materai Rp6.000.
Foto materai pada berkas digital. Ditolak oleh penerima yang teliti, karena bea meterainya tidak pernah dibayar.
Tanggal surat tidak masuk akal. Tanggal lebih lama dari pengumuman, atau lebih baru dari tanggal penyerahan berkas.
Ditandatangani orang lain. Surat pernyataan harus ditandatangani orang yang menyatakan. Bila diwakili, perlu surat kuasa.
Menyusun sendiri padahal ada formulir resmi. Paling sering terjadi pada SPMB, seleksi aparatur, dan urusan kependudukan.

Delapan kesalahan yang membuat surat pernyataan ditolak dalam bentuk daftar periksa, dari data yang tidak sama dengan KTP sampai tidak memakai formulir resmi

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah surat pernyataan harus bermaterai?

Tidak harus, dan surat tanpa materai tetap sah. Materai adalah pajak atas dokumen menurut UU 10/2020, bukan syarat sahnya pernyataan. Tempel materai bila penerima memintanya. Surat pernyataan tanpa materai tetap mengikat pembuatnya. Bila nanti diajukan sebagai alat bukti di pengadilan, surat itu bisa dimeteraikan belakangan melalui pemeteraian kemudian.

Apakah surat pernyataan boleh ditulis tangan?

Boleh, dan kekuatannya sama dengan versi ketik. Tulis seluruh isi dengan tangan orang yang menandatangani, gunakan tinta hitam, dan jangan menimpa kata yang salah dengan cairan penghapus. Tulis ulang bila ada kesalahan.

Di mana letak materai pada surat pernyataan?

Di kolom tanda tangan pembuat pernyataan, di atas nama terang. Tanda tangan dibubuhkan sebagian di atas materai dan sebagian di atas kertas, disertai tanggal penandatanganan, sesuai Pasal 4 ayat (2) PMK 134/PMK.03/2021.

Apakah surat pernyataan perlu saksi?

Tidak wajib secara umum. Saksi diperlukan bila diminta penerima atau diwajibkan aturan tertentu, misalnya SPTJM kependudukan yang harus diketahui dua orang saksi. Untuk pernyataan yang menyangkut uang atau status pribadi, saksi memperkuat pembuktian.

Berapa lama surat pernyataan berlaku?

Tidak ada masa berlaku umum. Pernyataan fakta berlaku untuk keadaan pada tanggal surat dibuat, sehingga instansi biasanya meminta surat yang dibuat baru, umumnya tidak lebih dari tiga bulan. Pernyataan janji berlaku sesuai jangka waktu yang tertulis di dalamnya.

Apakah surat pernyataan bisa dibatalkan atau dicabut?

Pembuat bisa menyatakan pencabutan secara tertulis kepada penerima. Pencabutan tidak menghapus akibat yang sudah terjadi, misalnya pengakuan kesalahan yang sudah dijadikan dasar sanksi atau data yang sudah dipakai untuk menerima bantuan.

Apa bedanya surat pernyataan dan surat keterangan?

Surat pernyataan dibuat oleh orang yang bersangkutan tentang dirinya sendiri. Surat keterangan diterbitkan pihak lain yang berwenang, seperti kelurahan, sekolah, atau dokter, untuk menerangkan keadaan seseorang. Bila persyaratan meminta surat keterangan, surat pernyataan tidak bisa menggantikannya.

Bolehkah memakai materai Rp6.000 yang masih tersimpan?

Tidak. Menurut Pasal 28 UU 10/2020, materai tempel lama hanya boleh dipakai satu tahun sejak undang-undang berlaku pada 1 Januari 2021, dengan nilai total minimal Rp9.000. Masa itu sudah berakhir, sehingga surat pernyataan sekarang memakai materai Rp10.000.

Apakah surat pernyataan perlu nomor surat?

Tidak, bila dibuat atas nama pribadi. Nomor surat dan kop hanya diperlukan bila pernyataan dibuat atas nama lembaga, misalnya perusahaan atau sekolah, dan mengikuti aturan penomoran lembaga tersebut.

Bagaimana kalau pembuat surat tidak bisa menulis atau membaca?

Pembuat membubuhkan cap jempol di tempat tanda tangan. Menurut Pasal 1874 KUHPerdata, cap jempol baru disamakan dengan tanda tangan bila disertai keterangan bertanggal dari notaris atau pejabat lain yang berwenang, bahwa isi surat sudah dijelaskan kepada pembuatnya dan cap jempol dibubuhkan di depan pejabat itu. Untuk urusan administrasi ringan, penerima biasanya cukup meminta dua saksi yang menyaksikan isi surat dibacakan.

Apa bahasa Inggris surat pernyataan?

Surat pernyataan in English umumnya disebut statement letter atau declaration letter. Untuk keperluan hukum di luar negeri, pernyataan di bawah sumpah disebut affidavit dan biasanya harus ditandatangani di hadapan notaris atau pejabat berwenang.

Apakah surat pernyataan yang dibuat di Word lalu dicetak tetap sah?

Sah, selama ditandatangani basah oleh pembuatnya setelah dicetak. Yang menentukan adalah tanda tangan asli dan isi yang benar, bukan cara penulisannya.

Penutup

Surat pernyataan yang baik ditentukan tiga hal: isi yang spesifik dan benar, data yang sama persis dengan KTP, dan materai yang ditempel sesuai aturan bila diminta. Pilih contoh yang paling dekat dengan keperluan Anda, ganti bagian dalam kurung siku, lalu periksa sekali lagi sebelum ditandatangani.

Kalau surat ini bagian dari berkas lamaran, lengkapi dengan surat lamaran kerja dan daftar riwayat hidup. Untuk pernyataan yang berkaitan dengan izin keluarga, gunakan panduan khusus surat izin orang tua untuk bekerja.

Bagikan artikel

Suka tulisan ini? Sebarkan ke yang lain.