20 Contoh Surat Permohonan dan Cara Membuatnya

Ahmad Saripudin20 September 202651 menit baca

Baki surat biru berisi surat permohonan berkop yang sudah ditandatangani dan diberi cap basah ungu, dengan pena tinta

Daftar Isi

Panitia pentas seni butuh izin memakai aula sekolah. Seorang mahasiswa perlu tempat magang dua bulan. Orang tua ingin memindahkan anaknya ke sekolah dekat tempat kerja barunya. Ketiganya berakhir di dokumen yang sama: surat permohonan.

Surat permohonan adalah surat yang ditulis perorangan atau lembaga untuk meminta sesuatu kepada pihak yang berwenang mengabulkannya, misalnya izin, bantuan, kesempatan magang, atau persetujuan. Isinya menyebut apa yang diminta, alasannya, dan waktunya. Keputusan akhirnya tetap ada di tangan penerima surat.

Karena keputusannya ada di pihak lain, surat ini harus memudahkan penerima berkata "ya". Artikel ini dimulai dari tabel keperluan dan lampirannya, lalu format sesuai pedoman tata naskah dinas, cara menomori surat, dan 20 template yang dikelompokkan menurut penerimanya.

Poin Penting

Satu surat untuk satu permintaan. Surat yang meminta izin tempat sekaligus dana dan pembicara biasanya diteruskan ke tiga bagian berbeda, lalu tertahan di salah satunya.
Pedoman tata naskah dinas pemerintah memakai istilah "Hal", bukan "Perihal", dan menaruh tempat serta tanggal di kanan, sejajar dengan nomor.
Surat permohonan biasa tidak termasuk dokumen yang wajib bermeterai menurut UU 10/2020. Meterai baru diperlukan bila surat itu juga memuat pernyataan, perjanjian, atau dipakai sebagai bukti di pengadilan.
Permohonan kepada badan atau pejabat pemerintahan yang tidak dijawab dalam 5 hari kerja, bila aturan sektornya tidak menetapkan batas waktu lain, dianggap dikabulkan secara hukum.
Bulan dalam angka Romawi pada nomor surat hanya kebiasaan, bukan kewajiban EYD maupun tata naskah dinas.

Pakai tabel ini untuk langsung menuju contoh yang Anda perlukan. Setiap blok contoh punya tombol Salin.

Penerima	Contoh
Format umum	1. Surat permohonan resmi · 2. Surat permohonan pribadi
Sekolah dan kampus	3. Pindah sekolah · 4. Magang · 5. Beasiswa · 6. Penurunan UKT
Kantor dan atasan	7. Cuti melahirkan · 8. Pindah tugas · 9. Permohonan maaf
Pemerintah, desa, polisi	10. Izin kegiatan · 11. Izin keramaian · 12. Audiensi · 13. Informasi publik
Donatur dan mitra	14. Bantuan dana · 15. Sponsorship · 16. Narasumber · 17. Kerja sama
Bank dan rekanan	18. Pembukaan rekening · 19. Keringanan angsuran · 20. Pembayaran

1. Surat Permohonan, Pengajuan, dan Permintaan

Ketiga istilah ini sering dipakai bergantian, dan dalam percakapan sehari-hari itu tidak salah. Di kantor dan instansi, nuansanya berbeda karena menunjukkan siapa yang memegang keputusan.

Surat permohonan dipakai ketika pengirim tidak berhak menuntut. Kepala sekolah boleh menolak izin memakai aula, dan perusahaan boleh menolak mahasiswa magang. Nadanya meminta, dan kalimat penutupnya menyerahkan keputusan kepada penerima.

Surat pengajuan menekankan bahwa sesuatu diserahkan untuk diproses melalui prosedur yang sudah ada, misalnya pengajuan cuti atau pengajuan anggaran. Pengirimnya biasanya punya hak atas hal itu selama syaratnya terpenuhi. Contoh surat pengajuan hampir selalu berbentuk surat permohonan dengan formulir atau rincian terlampir.

Surat permintaan lebih lugas dan sering dipakai dalam urusan dagang: permintaan penawaran harga, permintaan barang, atau permintaan pengiriman. Hubungannya setara, sehingga tidak perlu kalimat merendah.

Perbedaan surat permohonan, surat pengajuan, dan surat permintaan menurut siapa yang memegang keputusan, lengkap dengan contoh keperluannya

Surat permohonan juga sering tertukar dengan tiga dokumen lain yang lebih spesifik:

Dokumen	Kapan dipakai	Bedanya dari surat permohonan
Proposal	Kegiatan butuh dana atau izin besar	Proposal memuat rencana dan anggaran lengkap; surat permohonan menjadi pengantarnya
Surat lamaran kerja	Melamar lowongan	Sudah punya format sendiri dengan CV terlampir
Surat pernyataan	Menyatakan kesanggupan atau kebenaran data	Berisi pengakuan penanda tangan, bukan permintaan
Surat kuasa	Mewakilkan urusan kepada orang lain	Memindahkan wewenang, bukan meminta izin

Bila kegiatan Anda butuh dana besar, yang dikirim adalah proposal lengkap dengan surat permohonan sebagai lembar pertamanya. Susunan proposal dibahas di artikel cara membuat proposal.

Untuk melamar pekerjaan, orang memang mencarinya dengan kata kunci "surat permohonan kerja", tetapi yang diminta HRD adalah surat lamaran kerja. Formatnya dibahas di artikel tersendiri, jadi tidak diulang di sini.

2. Tabel Keperluan, Penerima, dan Lampiran Surat Permohonan

Kebanyakan surat permohonan tertahan bukan karena kalimatnya, melainkan karena salah alamat atau lampirannya kurang. Tabel ini memetakan keperluan yang paling sering dicari ke penerima yang berwenang dan lampiran yang biasanya diminta.

Keperluan	Ditujukan kepada	Lampiran yang biasa diminta
Pindah sekolah	Kepala sekolah asal	Fotokopi rapor, kartu keluarga
Magang atau PKL	HRD atau pimpinan unit	Surat pengantar kampus, CV, transkrip
Beasiswa	Panitia atau yayasan	Rapor atau transkrip, bukti penghasilan
Penurunan UKT	Rektor lewat fakultas	Bukti perubahan ekonomi keluarga
Cuti pegawai	Pejabat yang berwenang memberi cuti	Formulir cuti, surat dokter bila perlu
Pindah tugas PNS	Pejabat pembina kepegawaian	SK terakhir, persetujuan instansi tujuan
Izin kegiatan	Pengelola tempat atau pimpinan instansi	Susunan acara, daftar panitia
Izin keramaian	Kepolisian sesuai skala acara	Rekomendasi desa, denah lokasi
Bantuan dana	Donatur, perusahaan, pemerintah daerah	Proposal, rincian anggaran
Narasumber	Pimpinan instansi narasumber	Kerangka acuan (TOR) acara
Kerja sama	Pimpinan mitra	Profil lembaga, draf nota kesepahaman
Pembukaan rekening	Kepala cabang bank	SK pengurus, KTP pengurus
Keringanan angsuran	Bank atau lembaga pembiayaan	Bukti penurunan penghasilan

Alur surat permohonan dari pengirim ke penerima: surat diterima bagian umum, dicatat di agenda, didisposisi pimpinan ke unit terkait, lalu dijawab

Di instansi dan perusahaan menengah ke atas, surat Anda hampir tidak pernah langsung dibaca pejabat yang dituju. Surat diterima bagian umum atau sekretariat, dicatat di buku agenda, lalu diberi disposisi, yaitu catatan pimpinan yang meneruskan surat ke unit yang akan menanganinya.

Konsekuensinya praktis. Tulis hal surat yang spesifik, misalnya "Permohonan Izin Penggunaan Aula" dan bukan hanya "Permohonan", supaya petugas agenda langsung tahu ke mana surat harus diteruskan.

3. Format Surat Permohonan Resmi dan Pribadi

Format surat permohonan resmi di Indonesia mengacu pada pola surat dinas. Untuk instansi pemerintah, pedoman umumnya adalah Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Pedoman ini mengikat instansi, bukan warga, tetapi tata letaknya menjadi acuan yang dikenali semua petugas administrasi.

Format surat permohonan resmi dan bagian-bagiannya: kop, nomor, lampiran, hal, tempat dan tanggal, alamat tujuan, salam pembuka, isi, salam penutup, tanda tangan, dan tembusan

Surat permohonan resmi dari lembaga terdiri atas sepuluh bagian:

Kop surat. Nama lembaga ditulis kapital, lalu alamat dan kontak, dipisahkan garis dari isi surat.
Nomor, lampiran, dan hal. Ketiganya diketik rata kiri di bawah kop. Lampiran diisi jumlah berkas, misalnya "1 (satu) berkas", atau tanda hubung bila tidak ada.
Tempat dan tanggal. Menurut Lampiran H Peraturan ANRI 5/2021, ditulis di kanan atas, sejajar dengan baris nomor.
Alamat tujuan. Diawali "Yth.", diikuti nama jabatan penerima, lalu nama instansi dan alamatnya.
Salam pembuka. "Dengan hormat," diikuti koma.
Paragraf pembuka. Siapa pengirimnya dan dalam rangka apa surat ditulis.
Isi permohonan. Apa yang diminta, kapan, di mana, dan berapa jumlahnya.
Paragraf penutup. Harapan, ucapan terima kasih, dan kontak yang bisa dihubungi.
Salam penutup dan tanda tangan. "Hormat kami," lalu jabatan, tanda tangan, nama lengkap, dan cap lembaga.
Tembusan. Pihak yang perlu mengetahui isi surat, ditulis di kiri bawah.

Surat permohonan pribadi lebih ringkas. Kop dan nomor tidak ada, tembusan jarang dipakai, dan salam penutupnya "Hormat saya,". Sebagai gantinya, identitas pengirim ditulis di badan surat: nama, NIK atau nomor induk, dan alamat, supaya penerima bisa mencocokkan data dan membalas.

Perbandingan surat permohonan resmi dari lembaga dan surat permohonan pribadi: kop, nomor, penanda tangan, salam penutup, dan identitas pengirim

Hal atau Perihal, Kepada Yth., u.p., dan cq.

Beberapa detail penulisan ini paling sering diperdebatkan:

Hal atau perihal. Peraturan ANRI 5/2021 konsisten memakai kata "Hal". Kata "Perihal" tetap dipahami semua orang dan tidak membuat surat ditolak, tetapi surat untuk instansi pemerintah sebaiknya mengikuti istilah pedomannya.
Yth. Singkatan "yang terhormat" ditulis dengan titik, sesuai kaidah singkatan dalam Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) Edisi V. Kata "Kepada" sebelum "Yth." tidak disebut dalam pedoman ANRI maupun EYD. Keduanya langsung menulis "Yth." diikuti nama jabatan, jadi kata "Kepada" boleh dihilangkan.
Tanpa titik di ujung. Tanggal surat dan alamat penerima tidak diakhiri titik.
u.p. (untuk perhatian). Dipakai bila surat ditujukan kepada pimpinan tetapi yang akan menanganinya pejabat tertentu, misalnya "Yth. Direktur PT Maju Jaya, u.p. Manajer SDM".
cq. (casu quo). Menunjukkan jalur jabatan dari yang tertinggi ke unit yang menangani, misalnya "Yth. Bupati Sukawangi cq. Kepala Dinas Pendidikan". Kalau ragu, u.p. lebih mudah dipahami petugas.
Nama jabatan, bukan nama orang. Surat dinas ditujukan kepada jabatan. Dengan begitu, surat tetap bisa diproses bila pejabatnya berganti atau sedang cuti.

Cara Menulis Lampiran Surat Permohonan

Baris "Lampiran" di kepala surat hanya menyebut jumlah berkas, misalnya "1 (satu) berkas" atau "3 (tiga) lembar". Angka ditulis dengan huruf di dalam kurung supaya tidak bisa diubah. Bila tidak ada yang dilampirkan, isi dengan tanda hubung.

Rincian lampirannya disebut di badan surat, biasanya dalam kalimat "Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan:" diikuti daftar bernomor. Susun berkas fisiknya sesuai urutan daftar itu, lalu beri tulisan kecil "Lampiran 1", "Lampiran 2", dan seterusnya di pojok kanan atas tiap berkas.

4. Nomor dan Kode Surat Permohonan

Nomor surat berfungsi sebagai alamat arsip. Dengan nomor itu, kedua pihak bisa merujuk surat yang sama saat membalas, menagih jawaban, atau memeriksa ulang berkas setahun kemudian.

Contoh nomor surat permohonan dan kode surat permohonan dari organisasi serta instansi pemerintah: nomor urut, kode surat, kode lembaga, bulan dalam angka Romawi, dan tahun

Untuk instansi pemerintah, Pasal 64 ayat (2) Peraturan ANRI 5/2021 menetapkan unsur minimal nomor surat keluar: kategori klasifikasi keamanan (misalnya B untuk surat biasa), kode klasifikasi arsip, nomor urut, dan tahun. Semuanya ditulis dengan angka Arab, dan urutan persisnya mengikuti pedoman tata naskah dinas masing-masing instansi.

Organisasi, sekolah swasta, dan perusahaan lebih bebas. Susunan yang paling umum dipakai:

Unsur	Contoh	Keterangan
Nomor urut	045	Diambil dari buku agenda surat keluar
Kode jenis surat	PAN atau SP	Singkatan buatan lembaga sendiri
Kode lembaga	KT-HUT81	Nama panitia atau unit
Bulan	IX	Angka Romawi, kebiasaan yang lazim
Tahun	2026	Tahun surat dibuat

Hasilnya, misalnya, 045/PAN-HUT81/IX/2026. Kode "SPm" atau sejenisnya yang sering dianggap kode resmi surat permohonan sebenarnya hanya kesepakatan internal masing-masing lembaga.

Bulan Romawi pun bukan aturan. EYD hanya mengatur bahwa garis miring dipakai dalam nomor surat, dan angka Romawi hanya muncul sebagai contoh. Yang penting adalah konsistensi: nomor urut tidak melompat dan tidak dipakai dua kali.

Angka Romawi untuk bulan: I (Januari), II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX (September), X, XI, dan XII (Desember).

Surat permohonan pribadi tidak perlu nomor. Menambahkan nomor karangan sendiri pada surat perorangan justru terlihat janggal bagi petugas yang menerimanya.

5. Cara Membuat Surat Permohonan yang Baik dan Benar

Surat permohonan yang baik bisa diputuskan penerimanya tanpa perlu bertanya balik. Enam langkah ini menyusunnya dari awal.

Cara membuat surat permohonan dalam enam langkah: tentukan penerima berwenang, rumuskan satu permintaan, kumpulkan lampiran, tulis draf, periksa ulang, lalu kirim dan catat

Pastikan siapa yang berwenang. Cari tahu jabatan yang memutuskan, bukan sekadar nama instansi. Untuk izin memakai lapangan desa, yang berwenang bisa kepala desa atau pengelola aset, tergantung aturan desanya.
Rumuskan satu permintaan yang terukur. "Mohon bantuan" terlalu kabur. "Mohon bantuan dana Rp2.500.000 untuk konsumsi 150 peserta" langsung bisa dinilai.
Kumpulkan lampiran lebih dulu. Surat yang menyebut "terlampir" tetapi lampirannya belum siap akan tertunda. Gunakan tabel di bagian 2 sebagai daftar periksa.
Tulis draf dengan urutan pembuka, isi, penutup. Paragraf pembuka memperkenalkan pengirim. Paragraf isi memuat permintaan dan detailnya. Paragraf penutup menyerahkan keputusan dan menyebut kontak.
Periksa ulang lima hal. Nama dan gelar penerima, nomor surat, tanggal kegiatan, angka rupiah, dan kesesuaian hal surat dengan isinya.
Kirim, lalu catat. Minta tanda terima atau nomor agenda saat mengantar surat. Dengan catatan itu, Anda bisa menanyakan perkembangannya tanpa harus mengirim ulang.

Panjang ideal surat permohonan satu halaman. Bila rincian Anda tidak muat, pindahkan ke lampiran dan biarkan suratnya tetap ringkas.

Kalimat Pembuka dan Penutup Surat Permohonan

Paragraf pembuka yang baik langsung menyebut konteks. Beberapa pola yang bisa disesuaikan:

Situasi	Contoh kalimat pembuka
Kegiatan organisasi	Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun ke-81 Republik Indonesia, Karang Taruna Mekar Jaya akan menyelenggarakan lomba antarwarga pada …
Melanjutkan komunikasi	Menindaklanjuti pembicaraan telepon dengan staf Bapak pada 15 September 2026, bersama ini kami sampaikan …
Permohonan pribadi	Saya, orang tua dari Rizky Maulana, siswa kelas V, bermaksud mengajukan …
Menjawab pengumuman	Berdasarkan pengumuman penerimaan mahasiswa magang yang dimuat di laman perusahaan pada 1 September 2026, …

Untuk penutup, pilih satu kalimat saja, lalu salam penutup:

"Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih."
"Besar harapan kami permohonan ini dapat dikabulkan. Untuk koordinasi, Bapak/Ibu dapat menghubungi [nama] di [nomor]."
"Atas bantuan dan kerja sama yang diberikan, kami sampaikan terima kasih."

Kata "Bapak/Ibu" ditulis dengan huruf kapital karena menjadi sapaan. Setelah "Dengan hormat" dan "Hormat kami" selalu ada koma.

Surat Permohonan Tulis Tangan

Sebagian penerima masih meminta surat tulis tangan, terutama untuk surat permohonan pribadi dalam seleksi kerja atau pendaftaran tertentu. Tujuannya menilai kerapian dan kesungguhan pelamar, jadi aturan tambahannya sederhana:

Pakai kertas folio bergaris atau HVS polos sesuai permintaan, dengan tinta hitam atau biru.
Tulis draf di kertas lain dulu, lalu salin. Coretan dan tip-ex sebaiknya tidak ada.
Susunannya sama dengan surat pribadi yang diketik: tempat dan tanggal, hal, alamat tujuan, salam, identitas, isi, penutup, tanda tangan.
Tanda tangan dan nama terang tetap ditulis di bagian bawah, bukan di samping.

6. Materai, Tanda Tangan Elektronik, dan Pengiriman lewat Email

Apakah surat permohonan pakai materai? Umumnya tidak. Pasal 3 UU Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai mengenakan bea meterai pada dua jenis dokumen. Pertama, dokumen yang menerangkan kejadian bersifat perdata, seperti surat perjanjian, surat keterangan, dan surat pernyataan. Kedua, dokumen yang dipakai sebagai alat bukti di pengadilan. Penjelasan pasal itu menyebut surat kuasa, surat hibah, dan surat wasiat sebagai surat yang sejenis. Surat permohonan tidak disebut.

Kapan surat permohonan perlu meterai: tidak perlu untuk permohonan biasa, perlu bila memuat pernyataan atau perjanjian, menyebut uang di atas lima juta rupiah, atau dipakai sebagai bukti di pengadilan

Meterai Rp10.000 baru diperlukan dalam tiga keadaan:

Surat permohonan itu sekaligus memuat pernyataan atau perjanjian, misalnya "saya bersedia mengembalikan dana bila kegiatan batal". Bagian pernyataan itulah yang menjadi objek meterai.
Surat menyebut penerimaan uang lebih dari Rp5.000.000.
Surat kelak dipakai sebagai bukti di pengadilan. Dalam hal ini meterai bisa dibubuhkan belakangan melalui pemeteraian kemudian.

Ada juga penerima yang mencantumkan meterai sebagai syarat administrasinya sendiri. Ikuti persyaratan itu, karena yang menentukan diterima atau tidaknya berkas tetap penerimanya. Kalau surat Anda dilampiri surat pernyataan, contohnya ada di artikel surat pernyataan.

Untuk surat yang dikirim dalam bentuk PDF, tanda tangan elektronik diakui sah oleh Pasal 11 UU Informasi dan Transaksi Elektronik selama penanda tangannya bisa diidentifikasi dan perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui. PP 71/2019 membaginya menjadi tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Keduanya sah, tetapi yang tersertifikasi lebih kuat saat dibuktikan.

Gambar hasil pindaian tanda tangan basah yang ditempel ke PDF tidak sama dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Cara membuat keduanya ada di artikel tanda tangan digital.

Mengirim Surat Permohonan lewat Email

Banyak instansi kini meminta surat permohonan dikirim lewat surel. Suratnya tetap dibuat lengkap dalam bentuk PDF, sedangkan badan email cukup menjadi pengantar singkat.

Susunan email pengantar surat permohonan: subjek berisi hal dan nama pengirim, badan email tiga kalimat, lampiran PDF bernama jelas, dan tanda tangan kontak

Subjek: hal surat ditambah nama pengirim, misalnya "Permohonan Magang – Nabila Putri Azzahra – Politeknik Sukawangi".
Badan email: salam, satu kalimat tentang siapa Anda, satu kalimat tentang apa yang dimohonkan, dan keterangan bahwa surat terlampir.
Lampiran: PDF dengan nama berkas yang jelas, misalnya Surat-Permohonan-Magang-Nabila.pdf, bukan scan001.pdf. Gabungkan lampiran pendukung dalam satu PDF bila memungkinkan.
Ukuran: kecilkan berkas hasil pindaian bila lebih dari beberapa megabita. Caranya ada di artikel kompres PDF.
Alamat pengirim: pakai alamat email yang memuat nama Anda. Bila belum punya, ikuti panduan membuat email baru.

Setelah terkirim, simpan email itu. Tanggal kirimnya menjadi bukti kapan permohonan Anda masuk.

7. Contoh Surat Permohonan Resmi dan Pribadi

Dua contoh berikut adalah kerangka yang dipakai ulang oleh semua contoh lain. Salin ke Microsoft Word, ganti bagian dalam kurung siku, lalu sesuaikan kop dengan lembaga Anda. Bila template Anda berupa PDF dan perlu disunting, ubah dulu lewat panduan convert PDF ke Word.

Contoh 1: Format Surat Permohonan Resmi dari Lembaga

[KOP SURAT: NAMA LEMBAGA]
[Alamat, telepon, surel]
-----------------------------------

Nomor    : [nomor/kode/bulan/tahun]
Lampiran : [1 (satu) berkas / -]
Hal      : Permohonan [inti
           permohonan]

[Kota], [tanggal bulan tahun]

Yth. [Jabatan penerima]
[Nama instansi tujuan]
[Alamat]

Dengan hormat,

[Paragraf pembuka: siapa pengirim
dan dalam rangka apa surat
ditulis.]

[Isi: apa yang dimohonkan, kapan,
di mana, dan berapa jumlahnya.]

[Penutup: lampiran yang disertakan
dan nama kontak yang bisa
dihubungi.]

Demikian permohonan ini kami
sampaikan. Atas perhatian dan
kebijaksanaan Bapak/Ibu, kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Jabatan penanda tangan],

[tanda tangan dan cap]

[Nama lengkap]

Tembusan:
1. [pihak yang perlu mengetahui]

Dalam surat yang dicetak, baris tempat dan tanggal ditaruh di kanan, sejajar dengan baris nomor. Di template teks ini ditulis terpisah supaya tetap terbaca di layar ponsel.

Contoh surat permohonan resmi yang sudah diisi dari karang taruna kepada kepala desa untuk izin penggunaan lapangan, lengkap dengan kop, nomor, hal, tanda tangan ketua dan sekretaris, cap, serta tembusan

Contoh 2: Surat Permohonan Pribadi

[Kota], [tanggal bulan tahun]

Hal : Permohonan [inti permohonan]

Yth. [Jabatan penerima]
[Nama instansi]
[Alamat]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama   : [nama lengkap]
NIK    : [nomor induk kependudukan]
Alamat : [alamat lengkap]
No. HP : [nomor yang aktif]

dengan ini mengajukan permohonan
[inti permohonan] karena [alasan
singkat].

[Detail: waktu, jumlah, atau hal
lain yang perlu diputuskan
penerima.]

Sebagai bahan pertimbangan, saya
lampirkan [daftar lampiran].

Demikian permohonan ini saya
sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu, saya ucapkan terima
kasih.

Hormat saya,

[tanda tangan]

[Nama lengkap]

Contoh surat permohonan pribadi yang sudah diisi dari warga kepada kepala kelurahan untuk peminjaman balai warga, dengan identitas pemohon dan tanda tangan

8. Contoh Surat Permohonan Pindah Sekolah dari Orang Tua

Perpindahan murid di tengah jenjang diatur Pasal 55 sampai 61 Permendikdasmen Nomor 3 Tahun 2025 tentang Sistem Penerimaan Murid Baru. Syarat pokoknya ada dua: persetujuan kepala sekolah asal dan kepala sekolah tujuan, serta daya tampung di sekolah tujuan yang masih tersedia. Setelah murid diterima, sekolah tujuan wajib memperbarui data Dapodik paling lambat 14 hari kerja.

Alur pindah sekolah: orang tua mengajukan surat permohonan ke sekolah asal, meminta kepastian daya tampung sekolah tujuan, kedua kepala sekolah memberi persetujuan, lalu data Dapodik diperbarui dalam 14 hari kerja

Peraturan itu tidak menyebut format surat tertentu. Dalam praktik, sekolah dan dinas pendidikan umumnya meminta tiga dokumen: surat permohonan pindah dari orang tua, surat keterangan pindah dari sekolah asal, dan surat keterangan bersedia menerima dari sekolah tujuan. Tanyakan dulu ke sekolah tujuan apakah kursinya masih ada, supaya anak tidak telanjur keluar dari sekolah asal.

Jangan tertukar dengan jalur mutasi pada SPMB. Jalur itu dipakai untuk mendaftar sebagai murid baru di kelas awal, misalnya kelas 7 atau kelas 10, bagi anak yang orang tuanya pindah tugas. Surat permohonan di bawah ini untuk murid yang pindah di tengah jenjang.

Contoh 3: Surat Permohonan Pindah Sekolah dari Orang Tua

[Kota], [tanggal]

Hal : Permohonan Pindah Sekolah

Yth. Kepala [nama sekolah asal]
[Alamat sekolah]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama      : [nama orang tua/wali]
Pekerjaan : [pekerjaan]
Alamat    : [alamat]
No. HP    : [nomor]

orang tua/wali dari:

Nama  : [nama siswa]
NISN  : [nomor NISN]
Kelas : [kelas]

mengajukan permohonan pindah
sekolah untuk anak saya ke [nama
sekolah tujuan] di [kota],
terhitung [tanggal], karena
[alasan, misalnya pindah domisili
mengikuti tugas orang tua].

Sekolah tujuan telah menyatakan
bersedia menerima. Bersama surat
ini saya mohon diterbitkan surat
keterangan pindah beserta berkas
akademik anak saya.

Demikian permohonan ini saya
sampaikan. Atas bimbingan Bapak/Ibu
selama ini, saya ucapkan terima
kasih.

Hormat saya,

[ttd]

[Nama orang tua/wali]

Cantumkan NISN siswa. Nomor inilah yang dipakai kedua sekolah untuk memindahkan data di Dapodik, sehingga salah satu digit saja bisa menunda prosesnya. Cara memeriksa NISN ada di artikel cek NISN.

Contoh surat permohonan pindah sekolah dari orang tua yang sudah diisi, ditujukan kepada kepala SD asal dengan identitas siswa, NISN, dan alasan pindah domisili

9. Contoh Surat Permohonan Magang atau PKL

Ada dua jenis surat permohonan magang, dan keduanya sering dikirim bersamaan. Yang pertama surat pengantar dari kampus atau sekolah, ditandatangani dekan, ketua program studi, atau kepala sekolah. Yang kedua surat permohonan pribadi dari mahasiswa, yang menjelaskan minat, waktu, dan bidang yang diinginkan.

Perusahaan besar biasanya mewajibkan surat kampus. Perusahaan kecil dan kantor pemerintah daerah sering cukup menerima surat pribadi dengan lampiran surat pengantar. Untuk siswa SMK, permohonan praktik kerja lapangan (PKL) hampir selalu diajukan sekolah atas nama rombongan siswa.

Isi surat permohonan magang mahasiswa: periode magang, bidang yang diminati, kewajiban dari kampus, dan lampiran seperti surat pengantar, CV, dan transkrip

Tiga hal membuat surat magang cepat dijawab:

Periode pasti, misalnya 1 Februari sampai 31 Maret 2027.
Bidang yang diminati, supaya HRD tahu divisi mana yang perlu dimintai persetujuan.
Status magang wajib dan jumlah SKS-nya. Perusahaan perlu tahu apakah ada laporan atau penilaian yang harus diisi pembimbing lapangan.

Contoh 4: Surat Permohonan Magang Mahasiswa

[Kota], [tanggal]

Lampiran : 3 (tiga) berkas
Hal      : Permohonan Magang

Yth. Manajer Sumber Daya Manusia
[Nama perusahaan]
[Alamat]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama          : [nama lengkap]
NIM           : [nomor induk
                mahasiswa]
Program studi : [prodi, kampus]
Semester      : [semester]
No. HP/surel  : [kontak]

mengajukan permohonan magang di
[divisi/bidang] [nama perusahaan]
pada [tanggal mulai] sampai
[tanggal selesai]. Magang ini
merupakan mata kuliah wajib sebesar
[jumlah] SKS.

Saya tertarik pada [bidang] karena
[alasan singkat dan relevan].
Selama kuliah saya telah
[pengalaman/keahlian yang terkait].

Sebagai bahan pertimbangan, saya
lampirkan:
1. Surat pengantar dari [kampus]
2. Daftar riwayat hidup
3. Transkrip nilai

Demikian permohonan ini saya
sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu, saya ucapkan terima
kasih.

Hormat saya,

[ttd]

[Nama lengkap]

Daftar riwayat hidup untuk magang boleh sederhana. Kalau belum punya, ikuti panduan cara membuat CV yang juga memuat contoh untuk mahasiswa tanpa pengalaman kerja.

Contoh surat permohonan magang mahasiswa yang sudah diisi kepada manajer SDM perusahaan, dengan periode magang, jumlah SKS, bidang yang diminati, dan daftar lampiran

Setelah magang selesai, jangan lupa meminta surat keterangan magang dari perusahaan sebagai bukti untuk kampus. Contohnya ada di artikel surat keterangan.

10. Contoh Surat Permohonan Beasiswa dan Penurunan UKT

Keduanya sama-sama meminta keringanan biaya kuliah atau sekolah, tetapi dasar dan penerimanya berbeda. Beasiswa diajukan ke penyelenggara, seperti yayasan, perusahaan, atau pemerintah daerah, dan biasanya bersaing dengan pelamar lain. Penurunan uang kuliah tunggal (UKT) diajukan ke kampus Anda sendiri dan ada dasar hukumnya.

Contoh 5: Surat Permohonan Beasiswa

Penyelenggara beasiswa besar umumnya memakai formulir daring. Surat permohonan tetap dibutuhkan untuk beasiswa yayasan, beasiswa perusahaan lokal, atau bantuan pendidikan dari pemerintah desa. Fokuskan isi surat pada dua hal: prestasi dan kebutuhan, lalu buktikan keduanya di lampiran.

[Kota], [tanggal]

Lampiran : [jumlah] berkas
Hal      : Permohonan Beasiswa

Yth. Ketua Panitia Beasiswa
[Nama yayasan/lembaga]
[Alamat]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama        : [nama lengkap]
NIM/NISN    : [nomor induk]
Sekolah/PT  : [nama sekolah/kampus]
Kelas/smt   : [kelas/semester]
IPK/nilai   : [nilai rata-rata]

mengajukan permohonan beasiswa
[nama program] untuk [tahun
ajaran/semester].

[Prestasi: satu sampai dua capaian
yang paling relevan.]

[Kebutuhan: kondisi keuangan
keluarga secara faktual, misalnya
pekerjaan dan penghasilan orang
tua, jumlah tanggungan.]

Bersama surat ini saya lampirkan
[rapor/transkrip, sertifikat, bukti
penghasilan orang tua, dan
lainnya].

Demikian permohonan ini saya
sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu, saya ucapkan terima
kasih.

Hormat saya,

[ttd]

[Nama lengkap]

Contoh surat permohonan beasiswa yang sudah diisi dari siswa SMA kepada yayasan, memuat nilai rata-rata, prestasi lomba, dan kondisi penghasilan orang tua

Contoh 6: Surat Permohonan Penurunan UKT

Di perguruan tinggi negeri, dasarnya adalah Pasal 17 dan 18 Permendikbudristek Nomor 2 Tahun 2024. Istilah resminya peninjauan kembali tarif UKT, bukan banding. Permohonan diajukan mahasiswa, orang tua, atau pihak yang membiayai kepada pemimpin PTN bila kemampuan ekonomi berubah atau data yang dipakai saat penetapan UKT tidak sesuai fakta.

Hasil surat permohonan penurunan UKT menurut Permendikbudristek 2/2024: tarif tetap, turun kelompok, atau keringanan berupa angsuran dan pembebasan sementara, serta pengurangan hingga 50 persen bagi mahasiswa tingkat akhir

Hasilnya bisa tiga: tarif tetap, turun kelompok, atau keringanan berupa angsuran maupun pembebasan sementara. Mahasiswa tingkat akhir, yaitu S1 atau D4 minimal semester 9 dan D3 minimal semester 7 dengan sisa beban paling banyak 6 SKS, bisa mendapat pengurangan UKT paling banyak 50%.

Tata caranya ditetapkan tiap kampus (Pasal 20). Karena itu, cek dulu formulir dan jadwal di laman akademik kampus Anda. Surat berikut dipakai sebagai pengantar formulir tersebut, atau bila kampus meminta surat permohonan tertulis.

[Kota], [tanggal]

Lampiran : [jumlah] berkas
Hal      : Permohonan Peninjauan
           Kembali Tarif UKT

Yth. Rektor [nama perguruan tinggi]
u.p. Wakil Rektor Bidang [akademik/
keuangan]
[Alamat]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama          : [nama mahasiswa]
NIM           : [nomor]
Program studi : [prodi, fakultas]
Kelompok UKT  : [kelompok dan
                tarif]

mengajukan permohonan peninjauan
kembali tarif UKT semester
[semester] karena [perubahan
kondisi ekonomi, misalnya orang tua
terkena PHK sejak (bulan) atau
usaha orang tua tutup].

Penghasilan keluarga saat ini
sebesar Rp[jumlah] per bulan dengan
[jumlah] tanggungan. Sebagai bukti,
saya lampirkan [surat keterangan
PHK, slip gaji terakhir, surat
keterangan penghasilan, foto rumah,
dan lainnya].

Saya memohon UKT saya dapat
diturunkan atau diberikan
keringanan berupa angsuran sesuai
ketentuan yang berlaku.

Demikian permohonan ini saya
sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu, saya ucapkan terima
kasih.

Hormat saya,      Mengetahui,
                  Orang tua/wali,

[ttd]             [ttd]

[Nama mahasiswa]  [Nama orang tua]

Bukti adalah penentu. Surat keterangan penghasilan dari kelurahan atau perusahaan jauh lebih meyakinkan daripada cerita di badan surat. Contoh surat keterangan penghasilan orang tua ada di artikel surat keterangan.

Contoh surat permohonan penurunan UKT yang sudah diisi dari mahasiswa kepada rektor karena orang tua terkena PHK, disertai rincian penghasilan dan tanda tangan orang tua

11. Contoh Surat Permohonan Cuti, Mutasi, dan Pindah Tugas

Di kantor pemerintah, surat permohonan cuti dan mutasi tidak berdiri sendiri. Keduanya menjadi bagian dari prosedur kepegawaian dengan formulir dan persetujuan berjenjang. Surat Anda adalah pembuka prosesnya, bukan keputusannya.

Contoh 7: Surat Permohonan Cuti Melahirkan Guru

Guru PNS mengikuti aturan cuti PNS pada umumnya, tanpa ketentuan khusus untuk guru. Pasal 325 PP 11/2017 memberi cuti melahirkan tiga bulan untuk kelahiran anak pertama sampai ketiga selama menjadi PNS. Untuk anak keempat dan seterusnya, yang diberikan adalah cuti besar.

Hak cuti melahirkan guru yang diajukan lewat surat permohonan cuti: PNS dan PPPK 3 bulan untuk anak pertama sampai ketiga, guru swasta paling singkat 3 bulan dan dapat ditambah 3 bulan dengan surat dokter menurut UU KIA

Permintaan cuti diajukan tertulis kepada pejabat pembina kepegawaian (PPK) atau pejabat yang menerima delegasi wewenang (Pasal 326). Guru PPPK juga berhak cuti melahirkan tiga bulan untuk anak pertama sampai ketiga (Pasal 88 PP 49/2018), tetapi tidak punya cuti besar.

Guru di sekolah swasta mengikuti UU Nomor 4 Tahun 2024 tentang Kesejahteraan Ibu dan Anak. Cuti melahirkannya paling singkat tiga bulan. Bila ada kondisi khusus yang dibuktikan surat keterangan dokter, cuti bisa ditambah paling lama tiga bulan. Tambahan itu tidak berlaku bagi PNS dan PPPK, karena Pasal 10 UU yang sama menyerahkan cuti aparatur sipil negara kepada aturan kepegawaiannya.

Banyak instansi sudah memakai formulir cuti atau aplikasi kepegawaian. Surat berikut dipakai sebagai pengantar atau bila atasan langsung meminta permohonan tertulis.

[Kota], [tanggal]

Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal      : Permohonan Cuti
           Melahirkan

Yth. [Kepala Dinas Pendidikan/
pejabat berwenang memberi cuti]
melalui Kepala [nama sekolah]
[Alamat]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama        : [nama lengkap]
NIP/NIPPPK  : [nomor]
Pangkat/gol : [pangkat, golongan]
Jabatan     : Guru [mata pelajaran]
Unit kerja  : [nama sekolah]

mengajukan permohonan cuti
melahirkan selama 3 (tiga) bulan,
terhitung mulai [tanggal] sampai
[tanggal], untuk kelahiran anak
ke-[urutan].

Perkiraan tanggal persalinan
[tanggal], sesuai surat keterangan
dokter/bidan terlampir. Selama
cuti, tugas mengajar saya akan
digantikan oleh [nama guru
pengganti] sesuai pembagian tugas
dari kepala sekolah.

Demikian permohonan ini saya
sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu, saya ucapkan terima
kasih.

Mengetahui,        Hormat saya,
Kepala [sekolah],

[ttd dan cap]      [ttd]

[Nama]             [Nama lengkap]
NIP [nomor]        NIP [nomor]

Kata "melalui" di alamat tujuan menunjukkan jalur surat: diserahkan ke kepala sekolah, lalu diteruskan ke pejabat yang berwenang. Tuliskan juga siapa yang menggantikan jam mengajar, karena itulah pertanyaan pertama kepala sekolah sebelum menandatangani.

Contoh surat permohonan cuti melahirkan guru PNS yang sudah diisi kepada kepala dinas pendidikan melalui kepala sekolah, dengan rentang tanggal cuti dan nama guru pengganti

Untuk karyawan swasta dan jenis cuti lain seperti cuti tahunan, bentuk suratnya sama. Ganti jenis cuti, rentang tanggal, dan penerimanya menjadi atasan langsung atau HRD. Bila yang Anda perlukan hanya izin satu atau dua hari, formatnya ada di artikel surat izin tidak masuk kerja.

Contoh 8: Surat Permohonan Pindah Tugas PNS Antar Instansi

Pindah tugas PNS antarinstansi diatur Peraturan BKN Nomor 5 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pelaksanaan Mutasi. Pasal 3 ayat (1) menyebut surat permohonan mutasi dari PNS yang bersangkutan sebagai salah satu syarat, bukan satu-satunya.

Syarat mutasi PNS antarinstansi menurut Peraturan BKN 5/2019: surat permohonan dari PNS, usul dari instansi penerima, persetujuan instansi asal, lalu pertimbangan teknis BKN

Syarat lainnya antara lain:

surat usul mutasi dari PPK instansi penerima yang menyebut jabatan yang akan diduduki;
surat persetujuan dari PPK instansi asal;
salinan SK pangkat dan jabatan terakhir;
penilaian kinerja baik dalam dua tahun terakhir;
surat pernyataan tidak sedang menjalani hukuman disiplin atau proses peradilan.

Artinya, surat permohonan Anda baru bergerak bila instansi tujuan bersedia menerima. Pastikan dulu ada formasi yang cocok di instansi tujuan sebelum mengajukan surat.

[Kota], [tanggal]

Lampiran : [jumlah] berkas
Hal      : Permohonan Pindah Tugas

Yth. [Pejabat Pembina Kepegawaian
instansi asal]
melalui [atasan langsung dan kepala
BKPSDM/biro kepegawaian]
[Alamat]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama        : [nama lengkap]
NIP         : [nomor]
Pangkat/gol : [pangkat, golongan]
Jabatan     : [jabatan saat ini]
Unit kerja  : [unit kerja]

mengajukan permohonan pindah tugas
dari [instansi asal] ke [instansi
tujuan] dengan alasan [alasan,
misalnya mengikuti suami/istri yang
bertugas di (kota)].

[Instansi tujuan] telah menyatakan
bersedia menerima pada jabatan
[nama jabatan] sesuai surat [nomor
dan tanggal surat, bila sudah ada].

Sebagai kelengkapan, saya lampirkan
[SK pangkat terakhir, SK jabatan,
penilaian kinerja dua tahun
terakhir, dan surat pernyataan].

Demikian permohonan ini saya
sampaikan. Atas perhatian dan
persetujuan Bapak/Ibu, saya ucapkan
terima kasih.

Hormat saya,

[ttd]

[Nama lengkap]
NIP [nomor]

Contoh surat permohonan pindah tugas PNS antar instansi, atau contoh surat permohonan mutasi, yang sudah diisi pegawai kepada pejabat pembina kepegawaian dengan alasan mengikuti pasangan

Mutasi antarkabupaten atau antarkota dalam satu provinsi ditetapkan gubernur, sedangkan mutasi antarprovinsi ditetapkan Menteri Dalam Negeri. Keduanya setelah ada pertimbangan teknis BKN. Proses ini bisa berbulan-bulan, jadi ajukan jauh sebelum Anda benar-benar perlu pindah.

12. Contoh Surat Permohonan Maaf

Surat permohonan maaf dipakai ketika kesalahan sudah terjadi dan Anda ingin memperbaiki hubungan: terlambat menyerahkan pekerjaan, merusak barang pinjaman, pelayanan yang mengecewakan pelanggan, atau ucapan yang menyinggung atasan.

Bedakan dengan surat pernyataan tidak mengulangi kesalahan, yang kadang disebut surat pernyataan permohonan maaf. Surat pernyataan biasanya diminta pihak lain sebagai catatan resmi, bisa bermeterai, dan berisi janji yang mengikat. Surat permohonan maaf datang dari inisiatif Anda sendiri dan tujuannya memulihkan kepercayaan. Bila atasan atau sekolah meminta pernyataan tertulis, contohnya ada di artikel surat pernyataan.

Isi surat permohonan maaf yang diterima: mengakui kesalahan secara spesifik, tidak mencari alasan, menyebut dampaknya, menawarkan perbaikan, dan berjanji dengan langkah konkret

Surat permohonan maaf yang diterima punya lima unsur:

Kesalahan disebut spesifik. "Keterlambatan pengiriman laporan keuangan triwulan III yang seharusnya diterima 5 Oktober" lebih meyakinkan daripada "kesalahan yang saya perbuat".
Tidak mencari alasan. Penjelasan singkat boleh, tetapi jangan sampai terbaca sebagai pembelaan diri.
Dampaknya diakui. Tunjukkan bahwa Anda memahami kerugian yang ditanggung pihak lain.
Perbaikan ditawarkan. Ganti rugi, pengiriman ulang, atau penyelesaian pekerjaan pada tanggal tertentu.
Janji disertai langkah. "Mulai bulan ini laporan saya kirim H-2 dari tenggat" lebih kuat daripada "tidak akan mengulangi lagi".

Contoh 9: Surat Permohonan Maaf atas Kesalahan

[Kota], [tanggal]

Hal : Permohonan Maaf

Yth. [Jabatan/nama penerima]
[Nama instansi/perusahaan]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : [nama lengkap]
Jabatan : [jabatan/kelas/status]

dengan ini menyampaikan permohonan
maaf atas [kesalahan secara
spesifik] pada [tanggal kejadian].

Saya memahami bahwa kejadian
tersebut [dampak bagi penerima].
Sebagai bentuk tanggung jawab, saya
akan [perbaikan yang ditawarkan]
paling lambat [tanggal].

Agar hal serupa tidak terulang,
mulai [tanggal] saya akan [langkah
konkret].

Demikian permohonan maaf ini saya
sampaikan dengan sungguh-sungguh.
Atas kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya
ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[ttd]

[Nama lengkap]

Contoh surat permohonan maaf atas kesalahan yang sudah diisi dari karyawan kepada atasan karena terlambat mengirim laporan, lengkap dengan perbaikan dan langkah pencegahan

Untuk permohonan maaf kepada pelanggan atas nama perusahaan, pakai format resmi Contoh 1 dengan kop perusahaan. Salam penutupnya "Hormat kami," dan ditandatangani pimpinan, bukan staf yang berbuat salah.

13. Contoh Surat Permohonan Izin Kegiatan dan Izin Keramaian

Surat permohonan izin kegiatan ditujukan kepada pihak yang menguasai tempat atau yang membawahi penyelenggara:

kegiatan OSIS: kepala sekolah;
kegiatan himpunan mahasiswa: rektor atau dekan;
lapangan atau balai desa: kepala desa;
gedung sewaan: pengelola gedung.

Surat ini berbeda dari surat izin tidak masuk sekolah atau kerja, yang meminta izin absen. Contoh untuk keperluan itu ada di artikel surat izin tidak masuk sekolah.

Bila kegiatan Anda mengundang banyak orang di tempat umum, misalnya konser, pawai, atau pertandingan, diperlukan juga izin keramaian dari kepolisian. Urutannya: izin tempat dan rekomendasi desa atau kelurahan lebih dulu, baru izin keramaian, karena polisi meminta keduanya sebagai lampiran.

Contoh 10: Surat Permohonan Izin Kegiatan

[KOP SURAT ORGANISASI]

Nomor    : [no]/[kode]/[bln]/[thn]
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal      : Permohonan Izin Kegiatan

[Kota], [tanggal]

Yth. [Kepala sekolah/Dekan/
Kepala desa]
[Alamat]

Dengan hormat,

Dalam rangka [tujuan kegiatan],
kami bermaksud menyelenggarakan
[nama kegiatan] yang akan
dilaksanakan pada:

Hari/tanggal : [hari, tanggal]
Waktu        : [jam mulai] s.d.
               [jam selesai]
Tempat       : [nama tempat]
Peserta      : [jumlah dan asal]

Sehubungan dengan hal tersebut,
kami memohon izin penyelenggaraan
kegiatan dan penggunaan
[tempat/fasilitas]. Kami
bertanggung jawab atas ketertiban,
kebersihan, dan keamanan selama
kegiatan berlangsung.

Susunan acara dan daftar panitia
kami lampirkan. Penanggung jawab
lapangan adalah [nama] ([nomor
HP]).

Demikian permohonan ini kami
sampaikan. Atas perhatian dan
izinnya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia,        Sekretaris,

[ttd]                 [ttd]

[Nama]                [Nama]

Mengetahui,
[Pembina/Ketua organisasi]

[ttd]

[Nama]

Contoh surat permohonan izin kegiatan yang sudah diisi dari OSIS kepada kepala sekolah untuk penggunaan aula pentas seni, dengan waktu, jumlah peserta, dan penanggung jawab

Contoh 11: Surat Permohonan Izin Keramaian ke Kepolisian

Izin keramaian diatur PP 60/2017 dan dirinci Peraturan Polri Nomor 7 Tahun 2023. Tiga ketentuannya paling sering disalahpahami.

Syarat surat permohonan izin keramaian menurut Perpol 7/2023: diajukan 14 hari kerja sebelum acara, ke Polsek, Polres, atau Polda sesuai skala wilayah, dengan lampiran rekomendasi dan persetujuan tempat, tanpa biaya

Tenggatnya hari kerja. Permohonan tertulis diajukan paling lambat 14 hari kerja sebelum kegiatan berskala daerah, 21 hari kerja untuk skala nasional, dan 30 hari kerja untuk skala internasional. Empat belas hari kerja kira-kira tiga minggu kalender. Permohonan yang terlambat dapat ditolak.
Penerimanya ditentukan skala wilayah, bukan jumlah peserta. Kapolsek untuk kegiatan berskala kecamatan, Kapolres untuk kota atau kabupaten, Kapolda untuk provinsi, dan Badan Intelijen Keamanan Polri untuk skala nasional atau internasional. Pembagian lama berdasarkan jumlah orang (300, 500, atau 1.000 peserta) berasal dari petunjuk lapangan tahun 1995 dan tidak lagi dipakai Perpol 7/2023.
Tidak ada tarif resmi. Izin keramaian tidak termasuk jenis penerimaan negara bukan pajak Polri dalam PP 76/2020.

Menurut Pasal 7 PP 60/2017, permohonan memuat tujuan dan sifat kegiatan, tempat dan waktu, jumlah peserta atau undangan, serta penanggung jawab. Lampirannya susunan panitia, persetujuan penanggung jawab tempat, rekomendasi dari instansi atau organisasi terkait, dan pernyataan tertulis bahwa kegiatan tidak bertentangan dengan norma.

Perpol 7/2023 menambahkan fotokopi AD/ART bila penyelenggaranya organisasi, dan surat kuasa bermeterai bila pengurusan dikuasakan kepada orang lain. Contoh surat kuasa ada di artikel surat kuasa.

[KOP SURAT PANITIA/ORGANISASI]

Nomor    : [no]/[kode]/[bln]/[thn]
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal      : Permohonan Izin
           Keramaian

[Kota], [tanggal]

Yth. Kapolsek [nama kecamatan]
u.p. Kanit Intelkam
[Alamat]

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah
ini, panitia [nama kegiatan],
mengajukan permohonan izin
keramaian untuk kegiatan berikut:

Kegiatan : [nama kegiatan]
Tujuan   : [tujuan dan sifat acara]
Tanggal  : [hari, tanggal]
Waktu    : [jam] s.d. [jam] WIB
Tempat   : [alamat lengkap]
Peserta  : ±[jumlah] orang
Penanggung jawab:
  [nama, nomor HP]

Sebagai kelengkapan, kami
lampirkan:
1. Susunan panitia
2. Surat persetujuan pemilik atau
   pengelola tempat
3. Rekomendasi [kepala desa/lurah]
4. Surat pernyataan kegiatan tidak
   bertentangan dengan norma
5. Fotokopi KTP penanggung jawab

Demikian permohonan ini kami
sampaikan. Atas perhatian dan
izinnya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia,        Sekretaris,

[ttd]                 [ttd]

[Nama]                [Nama]

Setelah berkas lengkap, surat izin diterbitkan paling lama 4 hari kerja untuk kegiatan berskala daerah. Permohonan bisa diajukan langsung di loket pelayanan perizinan kantor polisi atau melalui aplikasi perizinan kepolisian bila tersedia di wilayah Anda.

Unjuk rasa dan kegiatan politik memakai jalur pemberitahuan, bukan izin keramaian. Pemberitahuan kegiatan politik diajukan paling lambat 7 hari kerja sebelumnya.

Contoh surat permohonan izin keramaian yang sudah diisi dari panitia turnamen bola voli antardesa kepada Kapolsek, dengan jumlah peserta, penanggung jawab, dan lima lampiran

14. Contoh Surat Permohonan Audiensi dan Informasi Publik

Dua surat ini sama-sama ditujukan kepada instansi pemerintah, tetapi yang diminta berbeda. Audiensi meminta waktu untuk bertemu dan menyampaikan aspirasi. Permohonan informasi publik meminta dokumen atau data yang dikuasai badan publik, dan jalurnya diatur undang-undang.

Contoh 12: Surat Permohonan Audiensi

Audiensi dipakai organisasi, kelompok warga, atau mahasiswa untuk bertemu pejabat, misalnya bupati, anggota DPRD, atau kepala dinas. Protokoler akan menanyakan tiga hal: siapa yang datang, berapa orang, dan apa yang akan dibahas. Jawab ketiganya di surat supaya jadwal bisa langsung diatur.

[KOP SURAT ORGANISASI]

Nomor    : [no]/[kode]/[bln]/[thn]
Lampiran : 1 (satu) berkas daftar
           peserta
Hal      : Permohonan Audiensi

[Kota], [tanggal]

Yth. [Jabatan pejabat]
[Nama instansi]
[Alamat]

Dengan hormat,

[Nama organisasi] bermaksud
mengajukan permohonan audiensi
dengan Bapak/Ibu untuk membahas
[topik, satu kalimat].

Kami mengusulkan waktu pertemuan
pada [tanggal pilihan 1] atau
[tanggal pilihan 2], dan
menyesuaikan dengan jadwal
Bapak/Ibu. Rombongan kami berjumlah
[jumlah] orang, dipimpin oleh [nama
dan jabatan].

Pokok bahasan yang akan kami
sampaikan:
1. [pokok bahasan pertama]
2. [pokok bahasan kedua]

Untuk konfirmasi jadwal, Bapak/Ibu
dapat menghubungi [nama] di
[nomor].

Demikian permohonan ini kami
sampaikan. Atas perhatiannya, kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Jabatan],

[ttd dan cap]

[Nama]

Tawarkan dua pilihan tanggal. Pejabat dengan jadwal padat lebih mudah menyetujui salah satu tanggal daripada harus mencari waktu sendiri.

Contoh surat permohonan audiensi yang sudah diisi dari himpunan mahasiswa kepada kepala dinas dengan dua pilihan tanggal dan pokok bahasan

Contoh 13: Surat Permohonan Informasi Publik

Hak meminta informasi kepada badan publik diatur UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Menurut Pasal 22, permintaan boleh diajukan tertulis atau tidak tertulis. Paling lambat 10 hari kerja setelah permintaan diterima, badan publik wajib memberi pemberitahuan tertulis, dan tenggat itu bisa diperpanjang paling lama 7 hari kerja dengan alasan tertulis.

Alur surat permohonan informasi publik ke PPID: permohonan diajukan, dijawab paling lambat 10 hari kerja, dapat diperpanjang 7 hari kerja, lalu keberatan dan sengketa bila ditolak

Sebagian besar instansi sudah punya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dengan formulir daring. Pakai formulir itu bila tersedia. Surat berikut dipakai bila Anda ingin mengirim permohonan tertulis atau PPID-nya belum punya formulir.

[Kota], [tanggal]

Hal : Permohonan Informasi Publik

Yth. Pejabat Pengelola Informasi
dan Dokumentasi (PPID)
[Nama badan publik]
[Alamat]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama    : [nama lengkap]
NIK     : [nomor induk
          kependudukan]
Alamat  : [alamat]
No. HP  : [nomor]
Surel   : [alamat email]

berdasarkan UU Nomor 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi
Publik mengajukan permohonan
informasi berupa:

[rincian informasi yang diminta,
termasuk periode atau tahun
anggaran]

Informasi tersebut akan saya
gunakan untuk [tujuan penggunaan].
Saya memohon informasi dikirim
dalam bentuk [salinan
elektronik/cetak] ke
[alamat/surel].

Demikian permohonan ini saya
sampaikan. Atas perhatiannya, saya
ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[ttd]

[Nama lengkap]

Lampiran: fotokopi KTP

Rinci informasi yang Anda minta, termasuk periodenya. "Data anggaran desa" terlalu luas, sedangkan "realisasi anggaran pembangunan jalan tahun 2025" bisa langsung dicari petugas.

Contoh surat permohonan informasi publik yang sudah diisi dari warga kepada PPID pemerintah desa untuk meminta dokumen realisasi anggaran pembangunan jalan tahun 2025

15. Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana dan Sponsorship

Permohonan bantuan dan permohonan sponsorship sering disamakan, padahal yang ditawarkan kepada penerima berbeda. Bantuan dana, termasuk donasi dan hibah, diberikan tanpa imbalan: donatur membantu karena tujuan kegiatan sejalan dengan nilai atau program sosialnya. Sponsorship adalah pertukaran: perusahaan membayar, lalu mendapat eksposur merek.

Perbedaan surat permohonan bantuan dana dan surat permohonan sponsorship: bantuan diberikan tanpa imbalan, sponsorship ditukar dengan eksposur merek sesuai paket

Karena itu, surat permohonan bantuan menonjolkan manfaat kegiatan bagi penerima manfaat. Surat sponsorship menonjolkan jumlah dan profil peserta, serta paket kompensasi yang ditawarkan.

Untuk kegiatan dengan anggaran besar, surat ini hanya pengantar. Proposal lengkapnya berisi latar belakang, susunan panitia, dan rencana anggaran biaya. Kerangkanya ada di artikel cara membuat proposal, sedangkan pengertian dan jenis proposal dibahas di artikel proposal adalah.

Kesalahan yang paling sering terjadi di surat permohonan dana adalah tidak menyebut angka. Penerima tidak bisa memutuskan "mohon bantuan seikhlasnya". Sebutkan jumlah yang diminta dan untuk apa, atau sebutkan kekurangan anggaran yang belum tertutup.

Contoh 14: Surat Permohonan Bantuan Dana Kegiatan

[KOP SURAT PANITIA/ORGANISASI]

Nomor    : [no]/PAN/[bln]/[thn]
Lampiran : 1 (satu) berkas proposal
Hal      : Permohonan Bantuan Dana

[Kota], [tanggal]

Yth. [Pimpinan perusahaan/instansi]
[Alamat]

Dengan hormat,

Dalam rangka [nama kegiatan] yang
akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal : [hari, tanggal]
Tempat       : [lokasi]
Peserta      : [jumlah dan sasaran]

kami bermaksud mengajukan
permohonan bantuan dana sebesar
Rp[jumlah] untuk [pos anggaran yang
belum tertutup]. Dari total
anggaran Rp[total], sebagian telah
dipenuhi dari [sumber lain].

Rincian kegiatan dan anggaran kami
lampirkan dalam proposal. Laporan
penggunaan dana akan kami kirimkan
paling lambat [jumlah] hari setelah
kegiatan selesai.

Demikian permohonan ini kami
sampaikan. Atas perhatian dan
bantuan Bapak/Ibu, kami ucapkan
terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia,        Sekretaris,

[ttd]                 [ttd]

[Nama]                [Nama]

Mengetahui,
[Ketua organisasi/Kepala desa]

[ttd dan cap]

[Nama]

Janji laporan penggunaan dana di paragraf ketiga sering menjadi penentu. Donatur yang pernah kecewa karena dananya tidak dilaporkan akan lebih mudah menyetujui panitia yang menjanjikan laporan dengan tenggat jelas.

Contoh surat permohonan dana, yaitu surat permohonan bantuan dana kegiatan dari panitia peringatan kemerdekaan kepada perusahaan, sekaligus contoh surat pengajuan dana dengan jumlah dan rincian kegiatan

Surat Permohonan Bantuan Pribadi

Surat permohonan bantuan pribadi diajukan perorangan, misalnya untuk biaya pengobatan, perbaikan rumah, atau biaya sekolah anak. Penerimanya pemerintah desa, dinas sosial, lembaga amil zakat, atau yayasan.

Pakai kerangka Contoh 2. Tiga hal membuat surat ini dipertimbangkan: kebutuhan disebut dengan angka, bukti terlampir (rincian biaya dari rumah sakit, foto kerusakan rumah, atau tagihan sekolah), dan bantuan dari pihak lain yang sudah diterima ikut disebut. Penerima perlu tahu berapa kekurangan yang benar-benar belum tertutup.

Contoh surat permohonan bantuan pribadi yang sudah diisi dari warga kepada kepala desa untuk bantuan biaya pengobatan, dengan rincian biaya rumah sakit dan kekurangan yang belum tertutup

Contoh 15: Surat Permohonan Sponsorship

[KOP SURAT PANITIA]

Nomor    : [no]/PAN/[bln]/[thn]
Lampiran : 1 (satu) berkas proposal
Hal      : Permohonan Sponsorship

[Kota], [tanggal]

Yth. [Manajer Pemasaran/Humas]
[Nama perusahaan]
[Alamat]

Dengan hormat,

[Nama organisasi] akan
menyelenggarakan [nama acara] pada
[tanggal] di [tempat] dengan
perkiraan [jumlah] pengunjung,
sebagian besar [profil pengunjung].

Kami menawarkan kesempatan kepada
[nama perusahaan] untuk menjadi
sponsor dengan pilihan paket:

1. [Paket utama]: Rp[jumlah], logo
   di panggung, spanduk, dan media
   sosial.
2. [Paket pendukung]: Rp[jumlah],
   logo di spanduk dan booth
   [ukuran].

Rincian paket dan jangkauan
publikasi terlampir. Kami siap
menyesuaikan paket dengan kebutuhan
promosi perusahaan.

Kami menantikan kabar baik dari
Bapak/Ibu. Terima kasih atas
perhatiannya.

Hormat kami,
Ketua Panitia,

[ttd]

[Nama]
[Nomor HP]

Contoh surat permohonan sponsorship yang sudah diisi untuk festival musik kampus dengan dua pilihan paket sponsor dan jumlah pengunjung

16. Contoh Surat Permohonan Narasumber

Surat permohonan narasumber ditujukan kepada pimpinan instansi tempat narasumber bekerja, bukan hanya kepada orangnya. Pegawai negeri dan karyawan perusahaan umumnya perlu penugasan atasan sebelum mengisi acara di luar kantor, dan surat Anda menjadi dasar penugasan itu.

Tanyakan dulu kesediaan narasumber secara lisan, lalu kirim surat resmi paling lambat dua minggu sebelum acara. Sertakan kerangka acuan (TOR) agar narasumber tahu topik, durasi, dan profil peserta.

Contoh 16: Surat Permohonan Narasumber

[KOP SURAT]

Nomor    : [no]/[kode]/[bln]/[thn]
Lampiran : 1 (satu) berkas TOR
Hal      : Permohonan Narasumber

[Kota], [tanggal]

Yth. [Pimpinan instansi narasumber]
[Alamat]

Dengan hormat,

Dalam rangka [nama kegiatan], kami
mengharapkan kesediaan Bapak/Ibu
untuk menugaskan [nama dan jabatan
narasumber] sebagai narasumber
dengan materi "[judul materi]",
yang akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal : [hari, tanggal]
Waktu        : [jam] WIB
Tempat       : [lokasi/tautan
               daring]
Peserta      : [jumlah dan profil]

Kerangka acuan kegiatan kami
lampirkan. Untuk koordinasi materi,
Bapak/Ibu dapat menghubungi [nama]
di [nomor].

Kesediaan Bapak/Ibu sangat berarti
bagi kegiatan ini. Terima kasih
atas perhatian dan dukungannya.

Hormat kami,
[Jabatan],

[ttd dan cap]

[Nama]

Contoh surat permohonan narasumber yang sudah diisi dari sekolah kepada puskesmas untuk menugaskan tenaga kesehatan mengisi penyuluhan siswa

17. Contoh Surat Permohonan Kerja Sama

Surat permohonan kerja sama adalah langkah pertama, bukan kesepakatannya. Tujuannya membuka pertemuan untuk membahas bentuk kerja sama. Setelah kedua pihak sepakat, isinya dituangkan dalam nota kesepahaman (MoU) atau perjanjian kerja sama. Contoh perjanjiannya ada di artikel surat perjanjian.

Di banyak dokumen, istilahnya ditulis menyatu menjadi surat permohonan kerjasama. Bentuk bakunya dipisah, kerja sama, karena EYD menulis unsur gabungan kata secara terpisah.

Surat ini tidak perlu memuat pasal-pasal. Cukup sebutkan siapa Anda, bentuk kerja sama yang ditawarkan, manfaat bagi mitra, dan permintaan waktu untuk bertemu.

Contoh 17: Surat Permohonan Kerja Sama

[KOP SURAT]

Nomor    : [no]/[kode]/[bln]/[thn]
Lampiran : 1 (satu) berkas profil
Hal      : Permohonan Kerja Sama

[Kota], [tanggal]

Yth. [Pimpinan calon mitra]
[Alamat]

Dengan hormat,

[Nama lembaga] adalah [profil
singkat, satu kalimat]. Kami
bermaksud mengajukan permohonan
kerja sama dalam bentuk [bentuk
kerja sama], dengan manfaat bagi
[nama mitra] berupa [manfaat
konkret].

Untuk membahas rinciannya, kami
memohon kesediaan Bapak/Ibu
menerima kami pada waktu yang
Bapak/Ibu tentukan. Profil lembaga
kami lampirkan.

Kami berharap dapat segera bertemu
untuk membahasnya. Terima kasih
atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat kami,
[Jabatan],

[ttd dan cap]

[Nama]
[Nomor HP/surel]

Contoh surat permohonan kerjasama (bentuk bakunya kerja sama) yang sudah diisi dari lembaga kursus komputer kepada SMK untuk program pelatihan dan sertifikasi siswa

18. Contoh Surat Permohonan Pembukaan Rekening, Keringanan Angsuran, dan Pembayaran

Tiga surat ini ditujukan kepada pihak yang mengurus uang, sehingga ketelitian angka dan identitas menjadi hal utama. Satu digit nomor rekening atau nilai tagihan yang salah bisa membuat surat dikembalikan.

Contoh 18: Surat Permohonan Pembukaan Rekening Organisasi

Rekening atas nama organisasi, panitia, masjid, atau sekolah dibuka oleh pengurus yang ditunjuk, bukan atas nama pribadi. Syarat tiap bank berbeda, tetapi umumnya meminta surat permohonan, SK atau berita acara penunjukan pengurus, anggaran dasar bila ada, serta KTP dan NPWP pengurus yang menjadi penanda tangan rekening (spesimen). Tanyakan daftar persisnya ke kantor cabang sebelum datang.

Untuk sekolah penerima dana BOSP, aturannya lebih ketat. Pasal 33 Permendikdasmen 8/2026 mensyaratkan rekening atas nama satuan pendidikan sesuai data Dapodik, dengan nama rekening diawali NPSN, dan rekening itu ditetapkan pemerintah daerah.

[KOP SURAT ORGANISASI]

Nomor    : [no]/[kode]/[bln]/[thn]
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal      : Permohonan Pembukaan
           Rekening

[Kota], [tanggal]

Yth. Kepala Cabang [nama bank]
[Alamat cabang]

Dengan hormat,

Kami pengurus [nama organisasi]
yang beralamat di [alamat],
mengajukan permohonan pembukaan
rekening [giro/tabungan] atas
nama:

[NAMA ORGANISASI SESUAI SK]

Rekening ini akan digunakan untuk
[keperluan, misalnya menampung
iuran anggota dan dana kegiatan].

Penanda tangan rekening (spesimen)
adalah:
1. [Nama], [jabatan]
2. [Nama], [jabatan]
dengan ketentuan transaksi
ditandatangani [kedua/salah satu]
penanda tangan.

Sebagai kelengkapan, kami lampirkan
SK kepengurusan, anggaran dasar,
serta fotokopi KTP dan NPWP para
penanda tangan.

Demikian permohonan ini kami
sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu, kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,
Ketua,                Bendahara,

[ttd]                 [ttd]

[Nama]                [Nama]

Ketentuan "ditandatangani kedua penanda tangan" melindungi kas organisasi. Dengan dua tanda tangan, tidak ada satu pengurus pun yang bisa menarik dana sendirian.

Contoh surat permohonan pembukaan rekening organisasi yang sudah diisi dari pengurus dewan kemakmuran masjid kepada kepala cabang bank, dengan dua penanda tangan rekening

Contoh 19: Surat Permohonan Keringanan Angsuran Kredit

Di bank, keringanan angsuran disebut restrukturisasi kredit. Pasal 53 POJK 40/POJK.03/2019 membolehkan bank merestrukturisasi kredit debitur yang kesulitan membayar tetapi masih punya prospek usaha dan dinilai mampu membayar setelah kreditnya direstrukturisasi. Bentuknya antara lain penurunan suku bunga, perpanjangan jangka waktu, atau pengurangan tunggakan.

Bentuk keringanan yang bisa diminta lewat surat permohonan keringanan angsuran ke bank: perpanjangan jangka waktu, penurunan suku bunga, dan pengurangan tunggakan, dengan syarat debitur kesulitan membayar tetapi masih punya prospek

Restrukturisasi adalah keputusan bank, bukan hak otomatis debitur. Program keringanan khusus pandemi dari OJK juga sudah berakhir pada 31 Maret 2024. Karena itu, surat Anda harus meyakinkan bank bahwa kesulitannya nyata dan Anda masih sanggup membayar dengan skema baru.

Untuk Kredit Usaha Rakyat (KUR) di bank penyalur seperti BRI, BNI, atau Mandiri, ajukan ke unit atau kantor cabang yang menyalurkan kredit Anda.

Ajukan sebelum menunggak. Kredit yang sudah macet lebih sulit direstrukturisasi, dan catatan tunggakan tercatat di sistem informasi debitur OJK (SLIK).

[Kota], [tanggal]

Lampiran : [jumlah] berkas
Hal      : Permohonan Keringanan
           Angsuran

Yth. Pimpinan [nama bank/kantor
cabang/unit]
[Alamat]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama            : [nama debitur]
NIK             : [nomor]
No. rekening    : [nomor rekening
pinjaman          pinjaman]
Jenis kredit    : [KUR/KPR/lainnya]
Angsuran        : Rp[jumlah] per
                  bulan
Sisa tenor      : [jumlah] bulan

mengajukan permohonan keringanan
angsuran karena [penyebab, misalnya
penghasilan usaha turun sekitar 40%
sejak (bulan) akibat (penyebab)].

Saat ini kemampuan bayar saya
sekitar Rp[jumlah] per bulan. Saya
memohon [perpanjangan jangka waktu
kredit/ penurunan angsuran] agar
kewajiban tetap dapat saya penuhi.
Sampai hari ini angsuran saya
[lancar/tertunggak (jumlah) bulan].

Sebagai bukti, saya lampirkan
[laporan penjualan, slip gaji,
surat keterangan PHK, dan lainnya].

Demikian permohonan ini saya
sampaikan. Atas perhatian dan
kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya
ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[ttd]

[Nama debitur]

Sebutkan angka kemampuan bayar Anda sekarang. Bank lebih mudah menghitung skema baru bila Anda sudah menyebut berapa yang realistis dibayar tiap bulan.

Contoh surat permohonan keringanan angsuran kredit usaha rakyat yang sudah diisi dari pedagang kepada kepala unit bank, dengan penurunan omzet dan kemampuan bayar per bulan

Contoh 20: Surat Permohonan Pembayaran Tagihan

Surat permohonan pembayaran dikirim penyedia barang atau jasa kepada pelanggannya untuk menagih pembayaran yang sudah jatuh tempo, atau pembayaran termin setelah satu tahap pekerjaan selesai. Nadanya tetap sopan, karena tujuannya menagih tanpa merusak hubungan kerja.

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

Nomor    : [no]/[kode]/[bln]/[thn]
Lampiran : 3 (tiga) berkas
Hal      : Permohonan Pembayaran
           [Termin ke-/Tagihan]

[Kota], [tanggal]

Yth. [Jabatan, misalnya Manajer
Keuangan]
[Nama perusahaan pelanggan]
[Alamat]

Dengan hormat,

Berdasarkan [surat
perjanjian/purchase order] Nomor
[nomor] tanggal [tanggal] tentang
[pekerjaan], kami telah
menyelesaikan [tahap pekerjaan]
pada [tanggal], sebagaimana
tercantum dalam berita acara serah
terima terlampir.

Sehubungan dengan hal tersebut,
kami mengajukan permohonan
pembayaran [termin ke-/tagihan]
sebesar Rp[jumlah] ([terbilang]),
yang dapat ditransfer ke:

Bank          : [nama bank]
No. rekening  : [nomor]
Atas nama     : [nama perusahaan]

Terlampir faktur nomor [nomor],
berita acara serah terima, dan
salinan perjanjian.

Terima kasih atas kerja sama yang
baik selama ini.

Hormat kami,
[Jabatan],

[ttd dan cap]

[Nama]

Rujukan nomor kontrak dan berita acara di paragraf pertama adalah kuncinya. Bagian keuangan pelanggan hanya bisa membayar bila tagihan cocok dengan dokumen yang mereka pegang.

Contoh surat permohonan pembayaran termin yang sudah diisi dari kontraktor jaringan kepada manajer keuangan pelanggan, dengan nomor kontrak, nilai tagihan, dan rekening tujuan

19. Permohonan yang Punya Jalur atau Formulir Sendiri

Tidak semua permohonan cukup dengan surat buatan sendiri. Beberapa keperluan yang sering dicari dengan kata kunci "surat permohonan" ternyata punya jalur resmi yang berbeda.

Permohonan yang punya jalur sendiri: surat permohonan EFIN kini diganti aktivasi akun Coretax, surat permohonan menjadi anggota Polri ditulis tangan, dispensasi kawin diajukan orang tua ke pengadilan, dan surat lamaran kerja

Surat permohonan EFIN. Dulu wajib pajak meminta EFIN ke kantor pajak melalui email atau formulir. Sejak Coretax berlaku, EFIN tidak dipakai lagi untuk melaporkan SPT. Akun Coretax diaktifkan sendiri secara daring atau di kantor pajak, dan kode otorisasi terbit bersamaan dengan aktivasi akun (Pasal 6 dan 8 PMK 81/2024). Jadi yang Anda perlukan adalah aktivasi akun Coretax, bukan surat permohonan. Bila email atau nomor ponsel Anda berubah, hubungi Kring Pajak 1500200 atau datang ke kantor pajak.

Surat permohonan menjadi anggota Polri. Pengumuman penerimaan Tamtama dan Bintara Brimob tahun anggaran 2026 memang mensyaratkan surat permohonan yang ditulis tangan. Contoh formulirnya bisa diunduh di situs resmi penerimaan Polri, jadi ikuti contoh itu, bukan format umum di artikel ini. Pengumuman resminya tidak mensyaratkan meterai pada surat permohonan tersebut; yang bermeterai adalah surat-surat pernyataannya.

Surat permohonan dispensasi kawin. Pasal 7 UU 16/2019 menetapkan batas usia kawin 19 tahun bagi laki-laki dan perempuan. Dispensasi diajukan orang tua kepada Pengadilan Agama, atau Pengadilan Negeri bagi non-Muslim, dalam bentuk permohonan perkara sesuai Perma 5/2019. Calon pengantin bukan pemohonnya, dan suratnya tidak dikirim ke KUA.

Surat dispensasi sekolah, misalnya izin tidak mengikuti pelajaran karena lomba, cukup memakai format izin kegiatan di Contoh 10 dengan penerima kepala sekolah.

Surat permohonan kerja. Yang diminta pemberi kerja adalah surat lamaran beserta CV. Formatnya di artikel cara membuat surat lamaran kerja.

Surat permohonan pengunduran diri. Karyawan yang ingin berhenti mengirim surat pengunduran diri, yang punya aturan pemberitahuan 30 hari. Contohnya di artikel surat pengunduran diri.

Surat permohonan rekomendasi. Bila Anda meminta surat rekomendasi dari dosen, kepala desa, atau atasan untuk beasiswa atau izin usaha, pakai kerangka Contoh 2. Sebutkan untuk apa rekomendasi itu, tenggatnya, dan lampirkan draf poin yang perlu disebut agar pemberi rekomendasi tidak menebak-nebak.

20. Surat Permohonan Tidak Dibalas atau Ditolak

Diam bukan selalu berarti ditolak. Sebelum mengirim ulang, pahami dulu jenis penerimanya, karena aturan batas waktunya berbeda.

Batas waktu jawaban surat permohonan: permohonan ke pejabat pemerintahan 5 hari kerja bila aturan sektor tidak menetapkan lain, permohonan informasi publik 10 hari kerja ditambah 7, dan pengaduan pelayanan publik diputus 60 hari

Permohonan kepada badan atau pejabat pemerintahan. Pasal 53 UU 30/2014 tentang Administrasi Pemerintahan, sebagaimana diubah UU 6/2023, mewajibkan keputusan atau tindakan paling lama 5 hari kerja setelah permohonan diterima lengkap, bila aturan sektornya tidak menetapkan batas waktu sendiri. Lewat dari itu, permohonan dianggap dikabulkan secara hukum.

Ada dua catatan penting. Hitungan dimulai sejak berkas lengkap, bukan sejak surat diantar. Selain itu, banyak layanan punya standar waktu sendiri yang lebih panjang. Ketentuan 5 hari kerja ini hasil perubahan UU Cipta Kerja; sebelumnya 10 hari kerja, dan artikel lama masih banyak menulis angka tersebut.

Permohonan informasi publik. Pemberitahuan tertulis paling lambat 10 hari kerja, dapat diperpanjang 7 hari kerja. Bila ditolak atau tidak dijawab, Anda bisa mengajukan keberatan kepada atasan PPID, lalu sengketa ke Komisi Informasi.

Pelayanan publik yang mengecewakan. Bila layanan tidak diberikan sesuai standar, Anda bisa mengadukannya. UU 25/2009 tentang Pelayanan Publik memberi tenggat pengaduan paling lambat 30 hari sejak menerima pelayanan. Penyelenggara wajib memutus pengaduan paling lambat 60 hari sejak berkasnya lengkap, lalu menyampaikan hasilnya paling lambat 14 hari kemudian.

Penerima swasta, kampus, atau perusahaan. Tidak ada batas waktu hukum. Tanyakan perkembangan setelah satu sampai dua minggu dengan menyebut nomor dan tanggal surat Anda.

Surat yang ditolak biasanya gagal di salah satu hal berikut:

Penyebab	Perbaikannya
Ditujukan ke pihak yang tidak berwenang	Tanyakan jabatan yang memutuskan sebelum menulis
Permintaan tidak terukur	Sebut jumlah, tanggal, dan tempat secara pasti
Lampiran kurang	Cocokkan dengan persyaratan tertulis penerima
Waktu terlalu mepet	Kirim minimal dua minggu sebelum kebutuhan
Satu surat memuat banyak permintaan	Pecah menjadi beberapa surat
Nama atau gelar penerima salah	Periksa di laman resmi instansi
Tidak ada kontak yang bisa dihubungi	Cantumkan nama dan nomor di paragraf penutup

Kalau permohonan ditolak dengan alasan tertulis, perbaiki bagian yang disebut lalu ajukan surat baru dengan nomor baru. Rujuk surat penolakan itu di paragraf pembuka, misalnya "Menindaklanjuti surat Bapak Nomor … tanggal …".

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa yang dimaksud dengan surat permohonan?

Surat permohonan adalah surat dari perorangan atau lembaga untuk meminta sesuatu kepada pihak yang berwenang mengabulkannya, seperti izin, bantuan, kesempatan magang, atau persetujuan. Surat ini memuat apa yang diminta, alasan, dan waktunya, sedangkan keputusannya tetap ada di tangan penerima.

Apa saja susunan surat permohonan?

Surat permohonan resmi berisi kop, nomor, lampiran, dan hal, lalu tempat dan tanggal, alamat tujuan dengan "Yth.", salam pembuka, isi (pembuka, permohonan, penutup), salam penutup, tanda tangan dengan nama dan jabatan, serta tembusan bila perlu. Surat pribadi tidak memakai kop, nomor, dan tembusan.

Bagaimana cara menulis surat permohonan yang baik dan benar?

Tujukan kepada jabatan yang berwenang, rumuskan satu permintaan yang terukur, lengkapi lampirannya, lalu susun paragraf pembuka, isi, dan penutup. Periksa ulang nama penerima, tanggal, dan angka sebelum dikirim, lalu simpan tanda terima atau email terkirimnya.

Bagaimana contoh pembukaan surat permohonan?

Paragraf pembuka langsung menyebut konteks, misalnya "Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun ke-81 Republik Indonesia, Karang Taruna Mekar Jaya akan menyelenggarakan lomba antarwarga pada …". Untuk surat pribadi, mulai dengan identitas: "Saya yang bertanda tangan di bawah ini …".

Apakah surat permohonan pakai materai?

Umumnya tidak. UU 10/2020 tentang Bea Meterai tidak menyebut surat permohonan sebagai objek bea meterai. Meterai Rp10.000 baru diperlukan bila surat itu memuat pernyataan atau perjanjian, menyebut uang di atas Rp5.000.000, dipakai sebagai bukti di pengadilan, atau diwajibkan penerimanya sendiri.

Yang benar Hal atau Perihal?

Keduanya dipahami dan tidak membuat surat ditolak. Pedoman tata naskah dinas pemerintah, Peraturan ANRI 5/2021, memakai kata "Hal", sehingga surat kepada instansi pemerintah sebaiknya mengikuti istilah itu.

Apakah nomor surat permohonan wajib memakai bulan Romawi?

Tidak. EYD hanya mengatur pemakaian garis miring dalam nomor surat, dan Peraturan ANRI 5/2021 mensyaratkan angka Arab dengan unsur klasifikasi, kode, nomor urut, dan tahun. Bulan Romawi hanyalah kebiasaan yang lazim dipakai organisasi dan perusahaan.

Apa bedanya surat permohonan dan surat pengajuan?

Surat permohonan dipakai ketika penerima bebas mengabulkan atau menolak, misalnya izin memakai aula. Surat pengajuan menekankan penyerahan sesuatu untuk diproses lewat prosedur yang sudah ada, seperti pengajuan cuti atau anggaran. Dalam praktik, keduanya sering berbentuk surat yang sama.

Apa bedanya surat permohonan dan formulir permohonan?

Formulir permohonan adalah isian yang disediakan penerima, misalnya formulir cuti, formulir PPID, atau formulir pembukaan rekening. Kalau formulir tersedia, isilah formulir itu. Surat permohonan dipakai bila penerima tidak menyediakan formulir, atau sebagai pengantar yang menjelaskan alasan di luar kolom formulir.

Bagaimana contoh surat pengajuan?

Surat pengajuan memakai susunan yang sama dengan surat permohonan: kepala surat dengan hal "Pengajuan …", alamat tujuan, isi, dan penutup. Contoh 7 (cuti) dan Contoh 20 (pembayaran termin) di artikel ini sebenarnya surat pengajuan, karena pengirimnya menagih hak lewat prosedur yang sudah ada.

Bagaimana contoh surat permohonan dokumen?

Untuk meminta dokumen dari instansi pemerintah, pakai format permohonan informasi publik (Contoh 13) dan sebutkan dokumen serta periodenya secara rinci. Untuk dokumen pribadi seperti legalisir ijazah atau salinan rapor, pakai surat pribadi (Contoh 2) dan lampirkan fotokopi identitas.

Apakah surat permohonan boleh ditulis tangan?

Boleh, dan sebagian seleksi justru memintanya. Pakai kertas sesuai permintaan, tinta hitam atau biru, tulisan rapi tanpa coretan, dan susunan yang sama dengan surat pribadi yang diketik.

Apakah surat permohonan boleh dikirim lewat email atau WhatsApp?

Email boleh bila penerima menerimanya. Kirim surat lengkap dalam bentuk PDF dengan subjek yang menyebut hal surat dan nama pengirim. WhatsApp sebaiknya hanya dipakai untuk memberi tahu bahwa surat sudah dikirim, kecuali penerima memang meminta lewat jalur itu.

Siapa yang menandatangani surat permohonan dari panitia?

Umumnya ketua dan sekretaris panitia, lalu diketahui ketua organisasi induk, kepala sekolah, atau kepala desa. Tanda tangan "mengetahui" menunjukkan kegiatan itu resmi dan bukan inisiatif perorangan.

Bagaimana contoh surat permohonan satu orang untuk beberapa keperluan?

Satu orang boleh mengirim beberapa surat, tetapi setiap surat sebaiknya memuat satu permintaan kepada satu penerima. Bila keperluannya berbeda, misalnya izin tempat dan bantuan dana, buat dua surat dengan nomor dan hal masing-masing.

Berapa lama surat permohonan ke instansi pemerintah harus dijawab?

Bila aturan sektornya tidak menetapkan batas waktu, UU 30/2014 sebagaimana diubah UU 6/2023 memberi waktu paling lama 5 hari kerja setelah permohonan diterima lengkap. Permohonan informasi publik punya batas sendiri: 10 hari kerja, dapat diperpanjang 7 hari kerja.

Penutup

Surat permohonan yang dikabulkan jarang karena kalimatnya indah. Biasanya karena alamatnya tepat, permintaannya terukur, lampirannya lengkap, dan penerima tahu siapa yang harus dihubungi. Mulailah dari tabel keperluan di bagian 2, ambil template yang paling dekat, lalu periksa lima hal di langkah kelima sebelum mengirim.

Untuk dokumen pendamping yang sering diminta bersama surat permohonan, lihat panduan surat pernyataan, surat kuasa, dan surat keterangan.

Bagikan artikel

Suka tulisan ini? Sebarkan ke yang lain.