25 Contoh Surat Undangan Rapat, Resmi, dan Acara
Daftar Isi
Rapat RT yang hanya dihadiri enam dari empat puluh kepala keluarga jarang terjadi karena warganya malas. Lebih sering undangannya yang bermasalah: dibagikan sehari sebelumnya, jamnya tidak jelas, atau tertulis "Sabtu, 4 Oktober" padahal tanggal itu jatuh pada hari Minggu.
Surat undangan adalah surat yang meminta seseorang atau sekelompok orang menghadiri suatu acara pada hari, tanggal, waktu, dan tempat tertentu. Surat undangan resmi dikeluarkan lembaga dengan kop, nomor, dan tanda tangan pengurus. Surat undangan tidak resmi dikirim perorangan untuk acara keluarga atau pertemanan.
Artikel ini membahas jenis surat undangan, bagian-bagiannya menurut pedoman tata naskah dinas, cara menulis blok waktu dan tempat yang sering salah, dan kode nomor surat. Setelah itu ada 25 contoh surat undangan yang bisa langsung disalin, dari contoh undangan resmi untuk rapat RT dan kantor sampai undangan reuni.
Poin Penting
- Lima hal wajib ada di setiap undangan: acara, hari, tanggal, waktu, dan tempat. Peraturan ANRI 5/2021 menyebut kelimanya sebagai isi pokok surat undangan.
- Cocokkan nama hari dengan tanggalnya di kalender sebelum mencetak. Kesalahan ini paling sering lolos karena penulis menyalin template tahun lalu.
- Tulis jam dengan titik dan zona waktu:
pukul 19.30 WIB, bukanjam 7.30 malamatau19:30. - Kode "005" untuk undangan berasal dari Permendagri 78/2012, yang lampiran kode klasifikasinya sudah dicabut pada 2022. Instansi pemerintah daerah kini memakai kode menurut urusan, misalnya
000.1.5untuk rapat pimpinan. - Surat undangan tidak perlu meterai.
Pakai tabel ini untuk langsung menuju contoh yang Anda perlukan. Setiap blok contoh punya tombol Salin.
| Kelompok | Contoh |
|---|---|
| Format dasar | 1. Format surat undangan resmi · 20. Format surat undangan tidak resmi |
| Rapat | 2. Rapat RT · 3. Karang taruna · 4. Organisasi · 5. Perusahaan · 6. Koordinasi panitia · 7. Sekolah · 8. Dinas |
| Acara dan kegiatan | 9. Narasumber · 10. Sosialisasi · 11. Perpisahan sekolah · 12. 17 Agustus |
| Keagamaan | 13. Pengajian · 14. Maulid Nabi · 15. Isra Mikraj · 16. Buka bersama · 17. Halalbihalal · 18. Natal · 19. Tahlilan |
| Tidak resmi | 21. Reuni · 22. Ulang tahun anak |
| Digital dan bahasa Inggris | 23. Grup WA · 24. Email rapat daring · 25. Bahasa Inggris |
1. Pengertian dan Jenis Surat Undangan: Resmi, Setengah Resmi, dan Tidak Resmi
Pengertian surat undangan di atas berlaku untuk semua jenisnya. Yang membedakan hanya bentuk dan bahasanya.
Pembeda ketiganya adalah siapa yang mengundang, bukan besar kecilnya acara. Pengajian rutin di masjid bisa memakai undangan resmi, sedangkan pesta ulang tahun di gedung mewah tetap undangan tidak resmi.
| Jenis | Pengirim | Ciri | Contoh acara |
|---|---|---|---|
| Resmi (formal) | Lembaga: instansi, sekolah, perusahaan, RT, organisasi | Kop, nomor, hal, tanda tangan pengurus, sering bercap | Rapat, sosialisasi, pelantikan, seminar |
| Setengah resmi | Perorangan atas nama jabatannya, atau panitia tanpa kop | Tanpa nomor, bahasa baku, ada tanda tangan | Undangan dari ketua panitia, tokoh masyarakat |
| Tidak resmi (biasa) | Perorangan atau keluarga | Bahasa akrab, bentuk bebas, tanpa nomor dan cap | Ulang tahun, reuni, arisan, syukuran |
Dalam buku pelajaran, surat undangan resmi sering disebut juga undangan formal, sedangkan surat undangan tidak resmi disebut undangan biasa atau informal. Di lingkungan pemerintah, surat undangan punya kedudukan tersendiri. Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas menggolongkan surat undangan internal sebagai naskah dinas korespondensi internal, sejajar dengan nota dinas dan memorandum (Pasal 20). Pasal 28 menyebut kegunaannya: mengundang pejabat atau pegawai di lingkungan lembaga sendiri untuk menghadiri acara kedinasan seperti rapat, upacara, atau diskusi kelompok. Undangan kepada pihak di luar lembaga dibuat dalam bentuk surat dinas biasa.
Surat undangan tidak resmi memang lebih longgar, tetapi tetap memuat lima keterangan yang sama. Undangan untuk teman dan keluarga lebih lengkap dibahas di artikel contoh surat pribadi, yang memuat undangan ulang tahun teman sekelas dan syukuran keluarga.
2. Bagian-Bagian dan Struktur Surat Undangan Resmi
Struktur surat undangan resmi hampir sama dengan surat dinas pada umumnya. Pedoman ANRI membaginya menjadi tiga bagian: kepala, batang tubuh, dan kaki.
| Bagian | Isi | Catatan |
|---|---|---|
| Kop surat undangan | Logo, nama lembaga dengan huruf kapital, alamat, kontak | RT dan panitia kecil boleh memakai kop sederhana tanpa logo |
| Nomor, sifat, lampiran, hal | Di kiri, di bawah kop | "Sifat" hanya lazim di instansi pemerintah; baris lampiran dihapus bila tidak ada |
| Tempat dan tanggal surat | Di kanan, sejajar dengan nomor | Tanggal pembuatan surat, bukan tanggal acara |
| Alamat tujuan | Yth. + jabatan atau nama | Bila penerimanya banyak, tulis Yth. Daftar Terlampir |
| Salam pembuka | Dengan hormat, | Salam keagamaan boleh ditambahkan di atasnya |
| Alinea pembuka | Dasar atau alasan acara | Satu atau dua kalimat |
| Isi | Hari, tanggal, waktu, tempat, acara | Ditulis sebagai blok bertitik dua |
| Alinea penutup | Harapan hadir dan terima kasih | Tanpa merendah berlebihan |
| Kaki | Jabatan, tanda tangan, nama terang | Ketua di kanan, sekretaris di kiri |
| Tembusan | Pihak yang perlu tahu | Opsional |
Hal, Lampiran, dan Daftar Undangan
Baris Hal cukup berisi inti acaranya: Undangan Rapat Pengurus, bukan Undangan untuk menghadiri rapat pengurus yang akan diadakan hari Sabtu. Pedoman tata naskah dinas memakai kata "Hal". "Perihal" masih banyak dipakai di luar instansi pemerintah dan tidak salah.
Undangan yang ditujukan ke dua puluh orang tidak perlu dicetak dua puluh kali dengan nama berbeda di baris alamat. Pedoman ANRI menyediakan lampiran surat undangan untuk keperluan ini: baris alamat diisi Yth. Daftar Terlampir, lalu nama dan jabatan para undangan ditulis di lembar lampiran. Baris lampiran di kepala surat diisi 1 (satu) lembar.
Aturan penulisan kop, alamat tujuan, u.p., tanda tangan a.n., dan tembusan berlaku sama dengan surat resmi lain. Rinciannya ada di panduan struktur surat resmi, jadi artikel ini tidak mengulangnya.
Nomor dan Kode Surat Undangan
Nomor surat undangan resmi biasanya disusun dari lima unsur: kode klasifikasi, nomor urut, kode lembaga, bulan, dan tahun.
005/112/KT-MJ/X/2026
| | | | |
| | | | tahun
| | | bulan (Romawi)
| | kode lembaga
| nomor urut surat keluar
kode klasifikasi (undangan)
Kode 005 paling sering dijumpai di surat undangan sekolah, desa, dan organisasi. Asalnya dari lampiran kode klasifikasi arsip Permendagri Nomor 78 Tahun 2012. Lampiran itu sudah dicabut oleh Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip (Pasal 5).
Dalam aturan baru, kode tidak lagi dibedakan menurut bentuk surat ("undangan"), melainkan menurut urusan yang dibahas. Dua contoh dari lampiran kode pemerintah daerah:
| Urusan | Kode Permendagri 83/2022 |
|---|---|
| Rapat pimpinan, termasuk notula rapat | 000.1.5 |
| Penyelenggaraan acara kedinasan: upacara, pelantikan, peresmian, peringatan hari besar | 400.14.1.1 |
Jadi undangan rapat pimpinan dinas bernomor 000.1.5/…, sedangkan undangan upacara peringatan hari besar bernomor 400.14.1.1/…. Aturan ini mengikat kementerian dalam negeri dan pemerintah daerah. Sekolah swasta, perusahaan, RT, dan organisasi tetap boleh memakai 005 atau kode buatan sendiri. Yang penting kodenya dipakai konsisten, karena dari kode itulah surat dicari kembali di arsip.
Undangan dari perorangan tidak bernomor. Barisnya dihapus, bukan diisi tanda hubung. Nomor undangan juga tidak perlu dibuat berbeda untuk tiap penerima: satu surat yang dikirim ke empat puluh warga tetap memakai satu nomor.
3. Menulis Hari, Tanggal, Waktu, dan Tempat dengan Benar
Blok keterangan acara adalah bagian tulisan undangan yang paling sering dibaca, dan paling sering keliru. Penerima biasanya hanya melihat blok ini, lalu mencatatnya di kalender ponsel. Karena itu, cara menulis undangan yang baik dimulai dari lima baris ini, bukan dari kalimat pembukanya.
hari, tanggal : Sabtu,
10 Oktober 2026
waktu : pukul 19.30 WIB
s.d. selesai
tempat : Balai Warga RT 004
(samping musala
Al-Ikhlas)
acara : 1. Iuran keamanan
2. Kerja bakti
saluran air
Cocokkan Hari dengan Tanggal
Kesalahan ini tampak sepele, tetapi akibatnya nyata. Penerima yang membaca "Sabtu, 4 Oktober 2026" tidak tahu harus datang hari Sabtu tanggal 3 atau hari Minggu tanggal 4. Sebagian datang pada hari yang salah, sebagian lagi tidak datang sama sekali.
Penyebab tersering adalah menyalin template tahun lalu lalu hanya mengganti angka tahunnya. Tanggal 4 Oktober memang jatuh pada hari Sabtu di tahun 2025, tetapi pada hari Minggu di tahun 2026.
Cek lima detik sebelum mencetak
Buka kalender ponsel, ketuk tanggal acaranya, lalu cocokkan nama harinya dengan yang tertulis di undangan. Lakukan juga untuk tanggal batas konfirmasi dan tanggal pendaftaran, karena baris-baris itu paling jarang diperiksa ulang.
Jam: Pukul, Titik, dan Zona Waktu
EYD V menetapkan tanda titik sebagai pemisah jam dan menit. Tulis pukul 09.00, bukan 09:00 atau jam 9 pagi. Kata "pukul" menunjukkan saat, sedangkan "jam" menunjukkan lama waktu ("rapat berlangsung dua jam").
Selalu tambahkan zona waktu bila ada undangan yang dikirim lintas daerah atau acaranya daring: WIB (UTC+7), WITA (UTC+8), atau WIT (UTC+9). Rapat daring pukul 09.00 WIB dimulai pukul 10.00 bagi peserta di Makassar.
| Ditulis | Masalahnya | Sebaiknya |
|---|---|---|
jam 7.30 malam | "Jam" berarti durasi, "malam" tidak baku | pukul 19.30 WIB |
19:30 WIB | Titik dua bukan pemisah jam dalam EYD | pukul 19.30 WIB |
08.00 - selesai | Tanda hubung bukan tanda "sampai dengan", dan jam selesai tidak diketahui | pukul 08.00 s.d. 11.00 WIB atau pukul 08.00 WIB s.d. selesai |
Ba'da Isya saja | Waktu Isya berbeda tiap daerah dan tiap bulan | pukul 19.30 WIB (ba'da Isya) |
Untuk rentang waktu, pakai s.d. atau tanda pisah (19.30–21.30), bukan tanda hubung. Bila acara punya jam selesai yang jelas, tuliskan. Warga yang harus menjemput anak atau pegawai yang punya rapat lain lebih mudah memutuskan hadir bila tahu kapan acara berakhir.
Tempat dan Susunan Acara
Tulis nama tempat beserta patokan yang dikenal penerima: Aula SMP Negeri 2 Cimayang, lantai 2, bukan cukup Aula. Untuk undangan yang dikirim lewat pesan, tambahkan tautan peta.
Baris acara sebaiknya memuat pokok bahasan, bukan hanya "Rapat". Undangan dengan agenda bernomor memberi penerima alasan untuk hadir, dan membuat rapat lebih cepat selesai karena peserta datang dengan bahan. Bila ada yang harus dibawa, misalnya fotokopi KK atau laporan kegiatan, tulis di alinea penutup.
4. Cara Membuat Surat Undangan dalam Tujuh Langkah
Langkah berikut berlaku untuk cara membuat surat undangan rapat maupun undangan acara.
- Tentukan siapa yang diundang. Pengurus inti, seluruh anggota, atau tamu dari luar? Jawabannya menentukan bentuk surat: undangan internal, surat dinas, atau cukup pesan grup.
- Pastikan jadwal dan tempat. Pesan ruangan dan cek bentrok dengan acara lain sebelum surat ditulis, bukan sesudahnya. Mengubah jadwal setelah undangan tersebar jauh lebih merepotkan.
- Minta nomor surat ke sekretaris atau bagian yang memegang buku agenda. Jangan mengarang nomor sendiri.
- Tulis draf dengan urutan kop, kepala surat, alinea pembuka, blok keterangan acara, alinea penutup, dan kaki.
- Periksa blok keterangan. Cocokkan hari dengan tanggal, pastikan jam memakai titik dan zona waktu, dan pastikan tempatnya bisa ditemukan orang yang belum pernah ke sana.
- Tanda tangan dan cap. Ketua di kanan, sekretaris di kiri. Untuk undangan PDF, tanda tangan elektronik bisa dibuat lewat panduan cara membuat tanda tangan digital.
- Kirim, lalu catat konfirmasi. Simpan salinannya di arsip, dan catat siapa yang sudah menjawab hadir.
Kapan Surat Undangan Harus Dikirim
Tidak ada aturan baku tentang tenggat pengiriman undangan. Patokan praktis berikut disusun dari seberapa jauh penerima biasanya mengatur jadwalnya:
| Jenis acara | Kirim paling lambat | Alasan |
|---|---|---|
| Rapat internal kantor | 2–3 hari kerja | Peserta perlu menyiapkan data |
| Rapat RT, RW, karang taruna | 5–7 hari | Warga bekerja dengan jadwal berbeda-beda |
| Pengajian, perpisahan, halalbihalal | 1–2 minggu | Keluarga perlu mengatur jadwal |
| Mengundang pejabat atau narasumber | 2–3 minggu | Agenda pejabat biasanya terisi jauh hari |
Kirim pengingat singkat sehari sebelum acara, terutama untuk undangan yang dikirim lebih dari seminggu sebelumnya.
Kalimat Pembuka dan Penutup Surat Undangan
Alinea pembuka menjawab "kenapa acara ini diadakan". Beberapa pola yang bisa dipakai:
Dalam rangka evaluasi program kerja semester I, kami mengundang Saudara untuk hadir pada:Sehubungan dengan musim hujan yang mulai tiba, pengurus RT 004 mengundang Bapak/Ibu warga untuk bermusyawarah pada:Menindaklanjuti surat Kepala Dinas Nomor …, kami mengundang Bapak/Ibu pada:
Alinea penutup cukup satu atau dua kalimat. Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. sudah cukup.
Dua kebiasaan yang sebaiknya dihindari. Pertama, "atas perhatiannya": akhiran -nya menunjuk orang ketiga, padahal yang diajak bicara adalah penerima surat. Kedua, "mengingat pentingnya acara, dimohon hadir tepat pada waktunya". Kalimat ini tidak salah, tetapi karena muncul di hampir semua undangan, penerima sudah tidak membacanya. Bila kehadiran memang penting, sebutkan alasannya: Rapat ini akan memutuskan besaran iuran keamanan, sehingga kehadiran setiap kepala keluarga kami perlukan.
Bentuk Surat Undangan: Official, Block, dan Semi Block
Tata letak surat undangan mengikuti bentuk surat resmi lainnya. Tiga bentuk yang paling sering diminta dalam tugas sekolah:
| Bentuk | Tanggal | Paragraf | Tanda tangan | Lazim dipakai |
|---|---|---|---|---|
| Official style | Kanan, sejajar nomor | Rata kiri | Kanan | Instansi, sekolah, RT |
| Full block style | Kiri | Rata kiri semua | Kiri | Perusahaan, surat bahasa Inggris |
| Block style | Kanan, di atas nomor | Rata kiri, tidak menjorok | Kanan | Perusahaan, organisasi |
| Semi block style | Kanan, di atas nomor | Baris pertama menjorok | Kanan | Surat niaga, undangan perusahaan |
Contoh surat undangan block style dan semi block style bisa dibuat dari Contoh 5 di bawah: pindahkan tanggal ke kanan, lalu buat baris pertama tiap paragraf menjorok lima ketukan untuk versi semi block. Perbandingan bentuk yang lebih lengkap ada di artikel struktur surat resmi.
Format Surat Undangan di Microsoft Word
Untuk instansi pemerintah, Peraturan ANRI 5/2021 menetapkan huruf Arial 12 bagi naskah dinas korespondensi (Pasal 76). Ruang tepinya paling sedikit 3 cm di kiri, 2 cm di kanan, 2,5 cm di bawah, dan 2 cm di atas bila tidak memakai kop (Pasal 78). Lembaga non-pemerintah tidak terikat aturan ini, tetapi angka tersebut aman dipakai sebagai patokan.
Blok keterangan acara paling rapi dibuat dengan tab, bukan spasi. Atur satu tab di posisi 4 cm untuk titik dua dan satu lagi di 4,5 cm untuk isinya. Hasilnya lurus meskipun jenis hurufnya diganti.
5. Contoh Surat Undangan Rapat
Delapan contoh surat undangan resmi ini memakai format undangan rapat yang sama, jadi Anda cukup memilih yang penerimanya paling mirip. Salin ke Microsoft Word, ganti bagian dalam kurung siku, lalu sesuaikan kop dengan lembaga Anda. Di template teks, baris tempat dan tanggal ditulis terpisah supaya tetap terbaca di layar ponsel. Dalam surat cetak, baris itu diletakkan di kanan, sejajar dengan nomor.
Contoh surat undangan rapat wali murid kelas VI, contoh surat undangan rapat OSIS, rapat koordinasi kecamatan, dan rapat evaluasi dengan mitra perusahaan sudah tersedia di artikel contoh surat resmi.
Contoh 1: Format Surat Undangan Resmi
[KOP SURAT: NAMA LEMBAGA]
[Alamat, telepon, surel]
-----------------------------------
Nomor : [kode/nomor/lembaga/
bulan/tahun]
Lampiran : [1 (satu) lembar] *
Hal : Undangan [nama acara]
[Kota], [tanggal bulan tahun]
Yth. [Jabatan atau nama penerima]
[Alamat, bila perlu]
Dengan hormat,
[Alinea pembuka: alasan atau dasar
acara diadakan.]
Sehubungan dengan hal tersebut,
kami mengundang Bapak/Ibu untuk
hadir pada:
hari, tanggal : [hari], [tanggal]
waktu : pukul [00.00] WIB
tempat : [nama tempat dan
patokan]
acara : [pokok bahasan]
[Alinea penutup: hal yang perlu
dibawa atau disiapkan.]
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas perhatian dan
kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan
terima kasih.
[Jabatan 2], [Jabatan 1],
[tanda tangan] [tanda tangan
dan cap]
[Nama terang] [Nama terang]
* Hapus baris lampiran bila tidak
ada daftar undangan.
Contoh 2: Surat Undangan Rapat RT
Undangan rapat RT biasanya diantar dari rumah ke rumah atau difoto lalu dikirim ke grup warga. Karena itu, contoh undangan rapat RT sederhana berikut dibuat cukup satu lembar, dengan agenda yang ditulis sejelas mungkin. Kerangka yang sama bisa dipakai sebagai contoh surat undangan rapat musyawarah warga tingkat RW. Di banyak kampung, surat seperti ini cukup disebut "surat rapat", dan contoh surat rapat inilah yang paling sering diminta pengurus RT baru.
RUKUN TETANGGA 004 RUKUN WARGA 007
KELURAHAN SUKAMAJU, KECAMATAN
CIMAYANG
Sekretariat: Jl. Anggrek No. 2
-----------------------------------
Nomor : 012/RT.004/X/2026
Hal : Undangan Rapat Warga
Sukawangi, 3 Oktober 2026
Yth. Bapak/Ibu Kepala Keluarga
Warga RT 004 RW 007
Dengan hormat,
Menjelang musim hujan dan untuk
membahas iuran keamanan tahun
2027, pengurus RT 004 mengundang
Bapak/Ibu untuk hadir pada:
hari, tanggal : Sabtu,
10 Oktober 2026
waktu : pukul 19.30 WIB
s.d. 21.30 WIB
tempat : Balai Warga RT 004
(samping musala
Al-Ikhlas)
acara : 1. Iuran keamanan
dan kebersihan
2. Jadwal kerja
bakti saluran
3. Pendataan warga
baru
Rapat ini akan memutuskan besaran
iuran, sehingga kehadiran setiap
kepala keluarga kami perlukan.
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas perhatian dan
kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan
terima kasih.
Sekretaris, Ketua RT 004,
[ttd] [ttd dan cap]
Rudi Hartono Ahmad Sobari
Untuk RT yang tidak punya kop, dua baris nama RT dan alamat sekretariat di bagian atas sudah cukup. Nomor surat juga boleh dihilangkan bila RT tidak mencatat surat keluar, tetapi pencatatan sederhana di buku tulis sangat membantu ketika ada warga yang menanyakan keputusan rapat beberapa bulan kemudian.
Contoh 3: Surat Undangan Rapat Karang Taruna
Contoh undangan rapat karang taruna ini memakai kode 005. Organisasi kepemudaan tidak terikat Permendagri 83/2022, jadi kode lama tetap sah selama dipakai konsisten.
KARANG TARUNA MEKAR JAYA
DESA MEKARLUYU
Sekretariat: Balai Desa Mekarluyu
-----------------------------------
Nomor : 005/087/KT-MJ/X/2026
Hal : Undangan Rapat Pengurus
Mekarluyu, 9 Oktober 2026
Yth. Pengurus dan Anggota
Karang Taruna Mekar Jaya
Dengan hormat,
Dalam rangka evaluasi kegiatan
peringatan HUT ke-81 RI dan
penyusunan program akhir tahun,
kami mengundang Saudara/i untuk
hadir pada:
hari, tanggal : Sabtu,
17 Oktober 2026
waktu : pukul 15.30 WIB
s.d. 17.30 WIB
tempat : Sekretariat Karang
Taruna, Balai Desa
acara : 1. Laporan panitia
dan keuangan
HUT RI
2. Program bulan
November–Desember
3. Lain-lain
Koordinator seksi dimohon membawa
laporan kegiatan masing-masing.
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas kehadiran
Saudara/i, kami ucapkan terima
kasih.
Sekretaris, Ketua,
[ttd] [ttd dan cap]
Rina Kartika Fajar Nugraha
Contoh 4: Surat Undangan Rapat Organisasi
Contoh undangan rapat organisasi berikut dari himpunan mahasiswa, tetapi kerangkanya sama untuk contoh surat undangan organisasi masyarakat, paguyuban, dan komunitas. Ganti agendanya menjadi pemilihan pengurus atau laporan pertanggungjawaban, dan surat ini sudah menjadi contoh undangan musyawarah anggota.
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK
INFORMATIKA
POLITEKNIK SUKAWANGI
Jl. Pendidikan No. 5, Sukawangi
-----------------------------------
Nomor : 014/HMTI/X/2026
Lampiran : 1 (satu) lembar
Hal : Undangan Rapat Kerja
Sukawangi, 12 Oktober 2026
Yth. Daftar Terlampir
Dengan hormat,
Kepengurusan HMTI periode
2026/2027 telah dilantik pada
3 Oktober 2026. Untuk menyusun
program kerja satu tahun, kami
mengundang Saudara/i pada:
hari, tanggal : Sabtu,
24 Oktober 2026
waktu : pukul 08.00 WIB
s.d. 15.00 WIB
tempat : Ruang Seminar
Gedung C lt. 3
acara : 1. Paparan program
tiap divisi
2. Penetapan
kalender kegiatan
3. Pengesahan
anggaran
Setiap kepala divisi dimohon
mengirim draf program kerja paling
lambat Rabu, 21 Oktober 2026.
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas perhatian
Saudara/i, kami ucapkan terima
kasih.
Sekretaris Umum, Ketua Umum,
[ttd] [ttd dan cap]
Salsa Nabila Dimas Arya
Mengetahui,
Pembina HMTI,
[ttd]
Ir. Bambang Suryo, M.T.
Perhatikan baris Yth. Daftar Terlampir. Nama kepala divisi yang diundang ditulis di lembar kedua, sehingga surat cukup dicetak satu versi.
Contoh 5: Surat Undangan Rapat Perusahaan
Surat undangan perusahaan untuk rapat internal, yang di kantor sering disebut undangan meeting, lebih ringkas daripada surat instansi. Banyak perusahaan tidak lagi mencetaknya dan cukup mengirim PDF lewat surel. Contoh ini memakai bentuk full block: tanggal di atas nomor, dan semua baris termasuk tanda tangan rata kiri.
PT SARANA DATA SUKAWANGI
Jl. Merdeka No. 20, Sukawangi
-----------------------------------
Sukawangi, 30 September 2026
Nomor : 041/SDS-OPS/IX/2026
Hal : Undangan Rapat Evaluasi
Kuartal III
Yth. Kepala Divisi Penjualan,
Operasional, dan Keuangan
Dengan hormat,
Menjelang penutupan kuartal III,
kami mengundang Bapak/Ibu untuk
menghadiri rapat evaluasi pada:
hari, tanggal : Rabu,
7 Oktober 2026
waktu : pukul 09.00 WIB
s.d. 11.00 WIB
tempat : Ruang Rapat Utama,
lantai 3 (tautan
daring menyusul
untuk kantor
cabang)
acara : 1. Capaian target
Juli–September
2. Kendala
pengiriman
3. Rencana
kuartal IV
Mohon membawa laporan capaian
divisi dalam bentuk satu halaman
ringkasan.
Terima kasih atas perhatian
Bapak/Ibu.
Hormat kami,
Direktur Operasional,
[ttd]
Handayani Putri
Contoh 6: Surat Undangan Rapat Koordinasi Panitia
Contoh surat undangan rapat koordinasi ini ditujukan kepada koordinator seksi, jadi bisa dipakai juga sebagai contoh undangan rapat panitia. Rapat koordinasi mempertemukan beberapa seksi atau lembaga yang bekerja untuk satu acara. Yang membedakannya dari rapat pengurus biasa adalah pembagian tugas yang harus dilaporkan masing-masing seksi.
PANITIA JALAN SEHAT HUT KE-40
SMA NEGERI 1 CIMAYANG
Jl. Raya Cimayang No. 88
-----------------------------------
Nomor : 007/PAN-JS/X/2026
Hal : Undangan Rapat Koordinasi
Cimayang, 5 Oktober 2026
Yth. Koordinator Seksi Panitia
Jalan Sehat HUT ke-40
di Tempat
Dengan hormat,
Pelaksanaan jalan sehat tinggal
tiga minggu lagi. Untuk memastikan
kesiapan tiap seksi, kami
mengundang Bapak/Ibu pada:
hari, tanggal : Senin,
12 Oktober 2026
waktu : pukul 13.30 WIB
s.d. 15.00 WIB
tempat : Ruang Guru
acara : Laporan kesiapan
seksi acara, rute,
konsumsi, doorprize,
dan keamanan
Setiap koordinator dimohon membawa
daftar kebutuhan dan anggaran
seksinya.
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas kehadiran
Bapak/Ibu, kami ucapkan terima
kasih.
Sekretaris, Ketua Panitia,
[ttd] [ttd]
Yuni Astuti, S.Pd. Hendro W., S.Pd.
Bila kegiatannya membutuhkan dana dari luar sekolah, panitia biasanya juga menyiapkan proposal. Susunannya dibahas di panduan cara membuat proposal.
Contoh 7: Surat Undangan Rapat Sekolah untuk Orang Tua
Contoh surat undangan resmi sekolah ini ditujukan kepada orang tua atau wali murid kelas VII, dan karena acaranya bukan rapat pengambilan keputusan, bentuknya adalah contoh undangan pertemuan. Untuk sekolah negeri, kode klasifikasinya mengikuti Permendagri 83/2022 (400.3.5 untuk urusan pendidikan dasar dan menengah pertama).
PEMERINTAH KABUPATEN SUKAWANGI
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 2 CIMAYANG
Jl. Kenanga No. 14, Cimayang
-----------------------------------
Nomor : 400.3.5/219/SMPN2/X/2026
Hal : Undangan Pertemuan Orang
Tua Siswa Kelas VII
Cimayang, 14 Oktober 2026
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali
Siswa Kelas VII
di Tempat
Dengan hormat,
Setelah asesmen tengah semester
ganjil tahun pelajaran 2026/2027,
wali kelas perlu menyampaikan
perkembangan belajar putra-putri
Bapak/Ibu secara langsung. Untuk
itu, kami mengundang Bapak/Ibu
pada:
hari, tanggal : Sabtu,
24 Oktober 2026
waktu : pukul 08.00 WIB
s.d. 10.30 WIB
tempat : Ruang kelas
masing-masing
acara : 1. Penyerahan hasil
asesmen tengah
semester
2. Konsultasi dengan
wali kelas
Bila berhalangan, Bapak/Ibu dapat
menghubungi wali kelas untuk
menjadwalkan pertemuan lain.
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu, kami ucapkan terima
kasih.
Kepala Sekolah,
[ttd dan cap]
Drs. Agus Salim
NIP 19700815 199703 1 004
Kalimat "bila berhalangan, dapat menghubungi wali kelas" terlihat kecil, tetapi berguna. Orang tua yang bekerja pada hari Sabtu tidak perlu merasa harus memilih antara pekerjaan dan anaknya.
Contoh 8: Surat Undangan Dinas Internal
Surat undangan dinas internal, yang sering juga disebut surat dinas undangan, mengikuti susunan Peraturan ANRI 5/2021: nomor, sifat, lampiran, dan hal di kiri; tempat dan tanggal di kanan sejajar nomor; lalu hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara di batang tubuh. Kodenya memakai klasifikasi Permendagri 83/2022 untuk rapat pimpinan.
PEMERINTAH KABUPATEN SUKAWANGI
DINAS PENDIDIKAN
Jl. Pahlawan No. 1, Sukawangi
-----------------------------------
Nomor : 000.1.5/417/Disdik
Sifat : Biasa
Lampiran : 1 (satu) lembar
Hal : Undangan Rapat Pimpinan
Sukawangi, 2 November 2026
Yth. Daftar Terlampir
Dalam rangka evaluasi pelaksanaan
program dinas bulan Oktober 2026,
dengan hormat kami mengundang
Saudara untuk hadir pada:
hari, tanggal : Rabu,
11 November 2026
waktu : pukul 09.00 WIB
s.d. 12.00 WIB
tempat : Ruang Rapat
Kepala Dinas
acara : 1. Capaian program
per bidang
2. Serapan anggaran
3. Rencana kerja
Desember
Mengingat rapat ini membahas
serapan anggaran akhir tahun,
kehadiran Saudara tidak dapat
diwakilkan.
Demikian undangan ini disampaikan
untuk dilaksanakan.
Kepala Dinas,
[ttd]
Dr. Hj. Nurlela, M.Pd.
Undangan internal dari atasan ditutup dengan "untuk dilaksanakan", bukan "atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih". Kalimat itu menegaskan bahwa kehadiran adalah bagian dari tugas.
6. Contoh Surat Undangan Acara dan Kegiatan
Contoh undangan acara dan contoh undangan kegiatan berbeda dari undangan rapat pada satu hal: penerima tidak diminta memutuskan apa pun. Karena itu alinea pembukanya boleh sedikit lebih hangat, dan susunan acara dibuat singkat.
Contoh 9: Surat Undangan Narasumber atau Pemateri
Contoh ini juga bisa dipakai sebagai contoh surat undangan seminar, pelatihan, atau lokakarya, dan di sebagian lembaga disebut surat undangan pemateri. Ada dua cara mendatangkan narasumber. Bila Anda mengundang orangnya langsung, misalnya praktisi atau dosen, yang dikirim adalah surat undangan seperti di bawah. Bila Anda meminta lembaga menugaskan salah satu pegawainya, misalnya puskesmas atau kantor polisi, yang dikirim adalah surat permohonan narasumber kepada pimpinan lembaga itu. Contohnya ada di artikel contoh surat permohonan.
SMA NEGERI 1 CIMAYANG
Jl. Raya Cimayang No. 88
-----------------------------------
Nomor : 400.3.8.5/301/SMAN1/
X/2026
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Undangan sebagai
Narasumber
Cimayang, 19 Oktober 2026
Yth. Ibu Laras Wicaksono, S.Kom.
Praktisi Keamanan Siber
di Sukawangi
Dengan hormat,
Dalam rangka Bulan Literasi
Digital, SMA Negeri 1 Cimayang
akan menyelenggarakan seminar
bagi 180 siswa kelas XI. Kami
mengundang Ibu untuk menjadi
narasumber pada:
hari, tanggal : Sabtu,
21 November 2026
waktu : pukul 09.00 WIB
s.d. 11.30 WIB
tempat : Aula SMA Negeri 1
Cimayang
tema : Menjaga Akun dan
Data Pribadi di
Media Sosial
Materi dibawakan 60 menit,
dilanjutkan tanya jawab 45 menit.
Aula dilengkapi proyektor dengan
kabel HDMI. Kerangka acara kami
lampirkan.
Kami mohon kesediaan Ibu dapat
dikonfirmasi paling lambat
6 November 2026 kepada Andi
Pratama (0812-0000-5561).
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas perhatian Ibu,
kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah,
[ttd dan cap]
Hendra Kusuma, S.Pd., M.M.
Narasumber memutuskan menerima atau tidak dari tiga hal: berapa lama ia bicara, siapa pesertanya, dan fasilitas apa yang tersedia. Ketiganya ditulis di contoh di atas, sehingga ia tidak perlu menelepon balik hanya untuk menanyakannya.
Contoh 10: Surat Undangan Sosialisasi
Contoh surat undangan sosialisasi dari pemerintah desa ini memakai kode urusan pengelolaan sampah menurut Permendagri 83/2022 (600.4.15.2), karena kodenya mengikuti isi acara, bukan kata "undangan".
PEMERINTAH DESA MEKARLUYU
KECAMATAN CIMAYANG
Jl. Raya Mekarluyu No. 1
-----------------------------------
Nomor : 600.4.15.2/092/Ds/X/2026
Hal : Undangan Sosialisasi Bank
Sampah Desa
Mekarluyu, 12 Oktober 2026
Yth. Ketua RT dan RW,
Ketua PKK, serta Tokoh Masyarakat
Desa Mekarluyu
Dengan hormat,
Mulai November 2026, Desa
Mekarluyu membuka bank sampah di
setiap RW. Untuk menjelaskan cara
menabung sampah dan pembagian
jadwal penimbangan, kami mengundang
Bapak/Ibu pada:
hari, tanggal : Rabu,
21 Oktober 2026
waktu : pukul 13.00 WIB
s.d. 15.00 WIB
tempat : Aula Kantor Desa
Mekarluyu
acara : Sosialisasi bank
sampah bersama
Dinas Lingkungan
Hidup
Kami mohon Bapak/Ibu dapat
meneruskan informasi ini kepada
warga di lingkungan masing-masing.
Terima kasih atas perhatian dan
kehadiran Bapak/Ibu.
Kepala Desa Mekarluyu,
[ttd dan cap]
H. Dadang Supriatna
Contoh 11: Surat Undangan Perpisahan Sekolah
SD ISLAM TERPADU AL-FALAH
Jl. Melati No. 7, Mekarluyu
-----------------------------------
Nomor : 005/088/SDIT-AF/VI/2027
Hal : Undangan Pelepasan Siswa
Kelas VI
Mekarluyu, 7 Juni 2027
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali
Siswa Kelas VI
di Tempat
Dengan hormat,
Dengan rasa syukur, kami
mengundang Bapak/Ibu untuk
menghadiri acara pelepasan siswa
kelas VI tahun pelajaran 2026/2027
pada:
hari, tanggal : Sabtu,
19 Juni 2027
waktu : pukul 08.00 WIB
s.d. 11.00 WIB
tempat : Halaman SDIT
Al-Falah
acara : Pelepasan siswa,
penampilan seni,
dan penyerahan
piagam
Siswa hadir pukul 07.30 WIB dengan
seragam putih merah. Setiap
keluarga mendapat dua kursi.
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas kehadiran
Bapak/Ibu, kami ucapkan terima
kasih.
Kepala Sekolah,
[ttd dan cap]
Nurul Hidayah, S.Pd.I.
Informasi "dua kursi tiap keluarga" menghindari masalah klasik di acara perpisahan: satu siswa datang bersama enam anggota keluarga, sementara kursi di halaman sekolah terbatas.
Contoh 12: Surat Undangan 17 Agustus untuk Warga
PANITIA PERINGATAN HUT KE-82 RI
RW 007 KELURAHAN SUKAMAJU
Sekretariat: Pos RW 007
-----------------------------------
Nomor : 03/PAN-HUT/RW07/VIII/2027
Hal : Undangan Malam Tirakatan
dan Lomba Warga
Sukawangi, 2 Agustus 2027
Yth. Bapak/Ibu Warga
RW 007 Kelurahan Sukamaju
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari
Ulang Tahun ke-82 Kemerdekaan
Republik Indonesia, kami mengundang
Bapak/Ibu beserta keluarga untuk
hadir pada:
1. Lomba anak dan dewasa
hari, tanggal : Minggu,
15 Agustus 2027
waktu : pukul 07.00 WIB
s.d. 12.00 WIB
tempat : Lapangan RW 007
2. Malam tirakatan
hari, tanggal : Senin,
16 Agustus 2027
waktu : pukul 19.30 WIB
tempat : Jl. Anggrek,
depan Pos RW
Pendaftaran lomba dibuka sampai
Kamis, 12 Agustus 2027 melalui
ketua RT masing-masing.
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas partisipasi
Bapak/Ibu, kami ucapkan terima
kasih.
Sekretaris, Ketua Panitia,
[ttd] [ttd]
Nanda Pratiwi Joko Susilo
Mengetahui,
Ketua RW 007,
[ttd dan cap]
Suharto
Dua acara dalam satu undangan ditulis sebagai dua blok bernomor, masing-masing dengan hari, tanggal, waktu, dan tempatnya sendiri. Menggabungkannya dalam satu blok ("tanggal 15 dan 16 Agustus, pukul 07.00 dan 19.30") membuat pembaca menebak jam mana untuk acara mana.
7. Contoh Surat Undangan Acara Keagamaan
Undangan keagamaan dari masjid, gereja, atau majelis taklim umumnya berbentuk resmi, dengan salam keagamaan di atas Dengan hormat, atau menggantikannya. Tanggal dalam contoh ini adalah contoh; sesuaikan dengan kalender dan pengumuman resmi tahun berjalan.
Contoh 13: Surat Undangan Pengajian
MAJELIS TAKLIM NURUL HIKMAH
MASJID AL-IKHLAS SUKAMAJU
Jl. Anggrek No. 1, Sukawangi
-----------------------------------
Nomor : 021/MT-NH/X/2026
Hal : Undangan Pengajian Bulanan
Sukawangi, 9 Oktober 2026
Yth. Bapak/Ibu Jemaah
Masjid Al-Ikhlas
Assalamu'alaikum Wr. Wb.
Dengan mengharap rida Allah SWT,
kami mengundang Bapak/Ibu untuk
menghadiri pengajian bulanan pada:
hari, tanggal : Jumat,
16 Oktober 2026
waktu : pukul 19.30 WIB
(ba'da Isya)
s.d. 21.00 WIB
tempat : Masjid Al-Ikhlas
penceramah : Ust. H. Mahmud
Fauzi, Lc.
tema : Adab Bertetangga
Merupakan kebahagiaan bagi kami
apabila Bapak/Ibu berkenan hadir.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Sekretaris, Ketua,
[ttd] [ttd]
Hj. Siti Aminah H. Abdul Rohim
Contoh 14: Surat Undangan Maulid Nabi
DEWAN KEMAKMURAN MASJID
AL-IKHLAS SUKAMAJU
Jl. Anggrek No. 1, Sukawangi
-----------------------------------
Nomor : 034/DKM-AI/VIII/2027
Hal : Undangan Peringatan
Maulid Nabi Muhammad SAW
Sukawangi, 9 Agustus 2027
Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i
Warga RW 007 Kelurahan Sukamaju
Assalamu'alaikum Wr. Wb.
Dalam rangka memperingati Maulid
Nabi Muhammad SAW, DKM Masjid
Al-Ikhlas mengundang Bapak/Ibu
beserta keluarga untuk hadir pada:
hari, tanggal : Sabtu,
21 Agustus 2027
waktu : pukul 19.30 WIB
s.d. 22.00 WIB
tempat : Halaman Masjid
Al-Ikhlas
acara : 1. Pembacaan
selawat
2. Tausiah
3. Santunan anak
yatim
Warga yang ingin berbagi untuk
santunan dapat menyerahkannya
kepada bendahara DKM paling lambat
Kamis, 19 Agustus 2027.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Sekretaris, Ketua DKM,
[ttd] [ttd dan cap]
Ahmad Fauzan H. Syamsul Bahri
Contoh 15: Surat Undangan Isra Mikraj
KBBI mencatat kata bakunya mikraj, sehingga kalender libur nasional menulisnya Isra Mikraj. Ejaan Isra Miraj dan Isra' Mi'raj juga banyak dipakai di spanduk dan undangan, dan pembaca tetap memahaminya.
PANITIA PERINGATAN ISRA MIKRAJ
MUSALA AR-RAHMAN
Perumahan Griya Asri Blok C
-----------------------------------
Nomor : 02/PAN-IM/XII/2026
Hal : Undangan Peringatan
Isra Mikraj Nabi
Muhammad SAW
Sukawangi, 28 Desember 2026
Yth. Bapak/Ibu Warga
Perumahan Griya Asri
Assalamu'alaikum Wr. Wb.
Dengan mengharap rida Allah SWT,
kami mengundang Bapak/Ibu untuk
menghadiri peringatan Isra Mikraj
pada:
hari, tanggal : Sabtu,
9 Januari 2027
waktu : pukul 19.30 WIB
s.d. 21.30 WIB
tempat : Musala Ar-Rahman
penceramah : K.H. Ridwan Hakim
Kehadiran Bapak/Ibu akan menambah
semarak acara ini.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Ketua Panitia,
[ttd]
M. Iqbal Hidayat
Mengetahui,
Ketua DKM Musala Ar-Rahman,
[ttd]
H. Zainal Arifin
Contoh 16: Surat Undangan Buka Bersama
IKATAN ALUMNI SMA NEGERI 1
CIMAYANG ANGKATAN 2010
-----------------------------------
Hal : Undangan Buka Puasa Bersama
Sukawangi, 8 Februari 2027
Yth. Rekan-Rekan Alumni
SMA Negeri 1 Cimayang
Angkatan 2010
Assalamu'alaikum Wr. Wb.
Ramadan kembali memberi kita
kesempatan untuk berkumpul. Kami
mengundang rekan-rekan untuk
berbuka puasa bersama pada:
hari, tanggal : Sabtu,
20 Februari 2027
waktu : pukul 17.00 WIB
s.d. 19.30 WIB
tempat : Rumah Makan Saung
Kuring, Jl. Raya
Cimayang No. 21
kontribusi : Rp125.000 per orang
Konfirmasi kehadiran paling
lambat Senin, 15 Februari 2027
kepada Rizal (0813-0000-7712),
agar panitia dapat memesan tempat
sesuai jumlah peserta.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Ketua Panitia,
[ttd]
Rizal Ramadhan
Bila ada biaya, sebutkan jumlahnya di undangan. Menyampaikannya di tempat acara membuat sebagian tamu merasa terjebak.
Contoh 17: Surat Undangan Halalbihalal
KBBI menulis halalbihalal sebagai satu kata. Contoh ini dari perusahaan untuk karyawan dan keluarganya.
PT SARANA DATA SUKAWANGI
Jl. Merdeka No. 20, Sukawangi
-----------------------------------
Nomor : 019/SDS-HRD/III/2027
Hal : Undangan Halalbihalal
Keluarga Besar
Sukawangi, 15 Maret 2027
Yth. Seluruh Karyawan
PT Sarana Data Sukawangi
beserta Keluarga
Dengan hormat,
Dalam suasana Idulfitri, kami
mengundang Bapak/Ibu beserta
keluarga untuk hadir pada acara
halalbihalal:
hari, tanggal : Sabtu,
27 Maret 2027
waktu : pukul 09.00 WIB
s.d. 12.00 WIB
tempat : Gedung Serbaguna
Sukawangi
acara : Tausiah, saling
bermaafan, dan
ramah tamah
Setiap karyawan dapat membawa
paling banyak tiga anggota
keluarga. Mohon konfirmasi jumlah
peserta ke bagian SDM paling
lambat Senin, 22 Maret 2027.
Demikian undangan ini kami
sampaikan. Mohon maaf lahir dan
batin.
Hormat kami,
Direktur Utama,
[ttd]
Irwan Setiadi
Contoh 18: Surat Undangan Natal
PANITIA NATAL BERSAMA
PERSEKUTUAN WARGA KRISTIANI
KELURAHAN SUKAMAJU
-----------------------------------
Nomor : 05/PNB-SKM/XII/2026
Hal : Undangan Perayaan Natal
Bersama
Sukawangi, 19 Desember 2026
Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i
Warga Kelurahan Sukamaju
Salam sejahtera dalam kasih
Tuhan Yesus Kristus.
Dengan sukacita kami mengundang
Bapak/Ibu beserta keluarga untuk
hadir dalam perayaan Natal
bersama pada:
hari, tanggal : Sabtu,
16 Januari 2027
waktu : pukul 17.00 WIB
s.d. 20.00 WIB
tempat : Aula Kelurahan
Sukamaju
tema : Damai di Bumi,
Damai di Hati
Acara terbuka bagi seluruh warga
dan diakhiri dengan makan malam
bersama.
Tuhan memberkati.
Sekretaris, Ketua Panitia,
[ttd] [ttd]
Maria Lestari Yohanes Siregar
Contoh 19: Surat Undangan Tahlilan
Contoh surat undangan tahlilan berikut bisa dipakai untuk tahlil tujuh hari, empat puluh hari, maupun haul. Undangan tahlilan biasanya dikirim keluarga dalam waktu singkat, sering hanya sehari sebelumnya, dan disampaikan lisan atau lewat pesan. Versi tertulis tetap berguna untuk tetangga yang sulit dihubungi.
Sukawangi, 24 Oktober 2026
Yth. Bapak/Ibu
di Tempat
Assalamu'alaikum Wr. Wb.
Mengharap kehadiran Bapak/Ibu
pada acara tahlil dan doa bersama
tujuh hari wafatnya almarhum
Bapak H. Sudirman bin Kasim, yang
insyaallah dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Senin,
26 Oktober 2026
waktu : pukul 19.30 WIB
(ba'da Isya)
tempat : Kediaman keluarga,
Jl. Melati No. 12
Atas kehadiran dan doa Bapak/Ibu,
kami sekeluarga mengucapkan terima
kasih.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Kami yang berduka,
Keluarga Besar H. Sudirman
8. Contoh Surat Undangan Tidak Resmi
Surat undangan tidak resmi tidak memakai kop, nomor, atau cap. Bahasanya boleh akrab, tetapi lima keterangan pokoknya tetap harus lengkap. Undangan tidak resmi yang lucu tetapi lupa mencantumkan jam akan membuat grup pesan penuh pertanyaan.
Contoh 20: Format Surat Undangan Tidak Resmi
[Kota], [tanggal bulan tahun]
Untuk [nama penerima]
di [tempat]
[Salam akrab: Halo, …]
[Kalimat pembuka: kabar singkat
atau alasan acara.]
[Ajakan: kami mengundang teman-
teman untuk datang ke …]
hari, tanggal : [hari], [tanggal]
waktu : pukul [00.00]
tempat : [alamat]
[Hal yang perlu dibawa atau
disiapkan, bila ada.]
[Penutup: harapan bertemu.]
Salam,
[Nama pengirim]
[Nomor yang bisa dihubungi]
Dalam tugas sekolah, surat undangan tidak resmi sering disebut juga contoh surat undangan biasa. Ciri pembedanya dari surat resmi ada di tabel bagian 1 di atas.
Contoh 21: Surat Undangan Reuni Kelas
Sukawangi, 1 Oktober 2026
Untuk teman-teman XII IPA 2
SMA Negeri 1 Cimayang
Angkatan 2016
Halo, teman-teman!
Sudah sepuluh tahun sejak kita
berfoto di tangga depan
perpustakaan. Kami ingin
mengumpulkan kembali seluruh kelas
dalam acara reuni pada:
hari, tanggal : Minggu,
29 November 2026
waktu : pukul 10.00 WIB
s.d. 15.00 WIB
tempat : Kebun Kopi Cimayang,
Jl. Situ Indah km 3
Wali kelas kita, Bu Ratna, sudah
menyatakan akan hadir. Iuran
Rp150.000 untuk makan siang dan
suvenir. Anak dan pasangan boleh
ikut, cukup tambah Rp50.000 per
orang.
Konfirmasi paling lambat 15
November ke Dewi (0813-0000-4421),
ya.
Sampai jumpa!
Salam,
Dewi dan Arif
Panitia Reuni
Contoh 22: Surat Undangan Ulang Tahun Anak
Contoh surat undangan ulang tahun anak ini ditujukan kepada orang tua temannya, bukan kepada si anak. Karena itu bahasanya lebih sopan daripada undangan antarteman, dan jam jemput perlu ditulis.
Sukawangi, 5 Oktober 2026
Yth. Ayah/Bunda dari Ananda
[nama teman]
Kelompok B TK Pertiwi Sukamaju
Dengan senang hati kami mengundang
Ananda untuk merayakan ulang
tahun ke-6 Alya Putri pada:
hari, tanggal : Sabtu,
17 Oktober 2026
waktu : pukul 15.00 WIB
s.d. 17.00 WIB
tempat : Rumah kami,
Jl. Kenanga No. 9
Ananda dapat dijemput pukul 17.00.
Bila Ananda punya alergi makanan,
mohon kabari kami lebih dulu.
Terima kasih, sampai jumpa!
Salam hangat,
Bunda Alya (0812-0000-3390)
Undangan ulang tahun untuk teman sekelas yang ditulis oleh anak sendiri, beserta undangan syukuran keluarga, ada di artikel contoh surat pribadi.
9. Undangan Rapat lewat Grup WA dan Email
Sekarang sebagian besar undangan rapat RT, komunitas, dan kantor dikirim via WA atau aplikasi pesan lain. Yang berubah hanya medianya. Lima keterangan pokoknya tetap sama.
Teks undangan rapat di grup justru harus lebih singkat daripada surat, karena dibaca sambil lalu. Beberapa kebiasaan yang membuat undangan lewat pesan lebih efektif:
- Taruh inti acara di baris pertama. Notifikasi ponsel hanya menampilkan satu atau dua baris awal.
Undangan Rapat RT 004 — Sabtu, 10 Oktober 2026langsung terbaca tanpa membuka grup. - Kirim teks, bukan hanya gambar poster. Poster tidak bisa disalin ke kalender, tidak bisa dicari di riwayat obrolan, dan tidak terbaca oleh pembaca layar. Bila ingin memakai poster, kirim teksnya juga.
- Sertakan tautan peta untuk tempat yang belum pernah didatangi sebagian peserta.
- Minta balasan dengan format tetap, misalnya
Hadir - Nama - Blok. Jumlah peserta langsung bisa dihitung. Untuk acara dengan puluhan peserta, formulir konfirmasi lebih rapi. Caranya ada di panduan cara membuat Google Form. - Sematkan pesannya di grup, lalu kirim pengingat sehari sebelumnya.
Kalau ada yang bertanya ulang
Pertanyaan "jam berapa, di mana?" yang muncul setelah undangan dikirim adalah tanda salah satu dari lima keterangan pokok tidak terbaca. Perbaiki pesan yang disematkan, jangan menjawab satu per satu di bawahnya.
Contoh 23: Undangan Rapat di Grup WA
Contoh undangan rapat RT via WA berikut bisa langsung ditempel ke grup. Untuk rapat kantor atau organisasi, cukup ganti nama grup, agenda, dan penanda tangannya.
*UNDANGAN RAPAT WARGA RT 004*
Sabtu, 10 Oktober 2026
Assalamu'alaikum, Bapak/Ibu warga
RT 004.
Pengurus mengundang satu
perwakilan tiap keluarga untuk
rapat warga pada:
Hari, tanggal: Sabtu,
10 Oktober 2026
Waktu: pukul 19.30–21.30 WIB
Tempat: Balai Warga RT 004
(samping musala Al-Ikhlas)
Peta: [tautan Google Maps]
Agenda:
1. Iuran keamanan 2027
2. Jadwal kerja bakti saluran
3. Pendataan warga baru
Mohon balas dengan format:
Hadir - Nama - Blok
Terima kasih.
Ahmad Sobari, Ketua RT 004
Tanda bintang di baris pertama membuat teksnya tebal di aplikasi pesan. Surat resmi hasil pindaian tetap bisa dilampirkan sebagai PDF bila RT memerlukan arsipnya.
Contoh 24: Undangan Rapat Daring lewat Email
Contoh undangan meeting online ini dikirim lewat email, tetapi isinya sama bila dikirim sebagai surat undangan digital dalam bentuk PDF. Undangan rapat daring punya dua keterangan tambahan: tautan rapat dan kode akses. Tulis juga zona waktu, karena peserta bisa berada di daerah yang berbeda.
Subjek: Undangan Rapat Evaluasi
Kuartal III - Rabu, 7 Oktober 2026,
09.00 WIB (daring)
Yth. Bapak/Ibu Kepala Cabang,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk
mengikuti rapat evaluasi kuartal
III secara daring pada:
Hari, tanggal : Rabu,
7 Oktober 2026
Waktu : pukul 09.00–11.00
WIB (10.00–12.00
WITA)
Media : Google Meet
Tautan : [tautan rapat]
Agenda:
1. Capaian target Juli–September
2. Kendala pengiriman
3. Rencana kuartal IV
Mohon mengirim ringkasan capaian
cabang paling lambat Senin,
5 Oktober 2026, pukul 16.00 WIB.
Undangan kalender akan kami kirim
terpisah. Silakan membalas email
ini bila berhalangan hadir.
Salam,
Handayani Putri
Direktur Operasional
PT Sarana Data Sukawangi
Kirim juga undangan kalender dari Google Calendar atau Outlook. Jadwal otomatis masuk ke kalender peserta, lengkap dengan tautan dan pengingatnya, sehingga peserta tidak perlu menyalin jam secara manual.
10. Contoh Surat Undangan dalam Bahasa Inggris
Surat undangan resmi dalam bahasa Inggris disebut formal invitation letter. Bentuknya hampir selalu full block: semua baris rata kiri, tanpa paragraf menjorok. Urutannya juga berbeda dari surat Indonesia, karena alamat pengirim ditulis paling atas dan tanggal ditulis sebelum alamat penerima.
Contoh 25: Surat Undangan dalam Bahasa Inggris
Sarana Data Sukawangi Ltd.
20 Merdeka Street, Sukawangi
Indonesia
1 October 2026
Ms. Laura Bennett
Regional Director
Pacific Logistics Group
Singapore
Dear Ms. Bennett,
Subject: Invitation to the Annual
Partner Meeting 2026
On behalf of Sarana Data
Sukawangi, I am pleased to invite
you to our Annual Partner Meeting,
which will be held on:
Date : Thursday, 12 November 2026
Time : 10.00 a.m. – 2.00 p.m.
(UTC+7)
Venue : Grand Sukawangi Hotel,
Ballroom 2
The meeting will review this
year's shipping performance and
introduce our new tracking
system. Lunch will be served.
Kindly confirm your attendance by
30 October 2026 by replying to
this email or contacting Mr. Andi
Pratama at +62 812 0000 5561.
We look forward to welcoming you.
Yours sincerely,
[signature]
Handayani Putri
Director of Operations
Tabel berikut membantu membaca contoh surat undangan formal dalam bahasa Inggris dan artinya, sekaligus menerjemahkan surat undangan resmi yang sudah Anda punya:
| Bahasa Indonesia | Bahasa Inggris |
|---|---|
| Hal: Undangan | Subject: Invitation |
| Dengan hormat | Dear Mr./Ms. [nama belakang], |
| Kami mengundang Bapak/Ibu | We are pleased to invite you / We cordially invite you |
| Mohon konfirmasi kehadiran | Kindly confirm your attendance / RSVP by [tanggal] |
| Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih | Thank you for your kind attention. |
| Hormat kami | Yours sincerely (nama penerima disebut) · Yours faithfully (bila pembuka "Dear Sir or Madam") |
Singkatan RSVP berasal dari bahasa Prancis répondez s'il vous plaît yang berarti "mohon dibalas". Ada dua kesalahan yang sering muncul. Pertama, menulis tanggal 12/11/2026, yang dibaca 11 Desember oleh pembaca Amerika. Tulis nama bulannya: 12 November 2026. Kedua, menulis "please RSVP", padahal kata please sudah terkandung dalam singkatan itu.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa yang dimaksud dengan surat undangan?
Surat undangan adalah surat yang meminta seseorang atau sekelompok orang hadir dalam suatu acara pada hari, tanggal, waktu, dan tempat yang ditentukan. Surat undangan resmi dikeluarkan lembaga dengan kop, nomor, dan tanda tangan pengurus, sedangkan surat undangan tidak resmi dikirim perorangan untuk acara keluarga atau pertemanan.
Apa perbedaan surat undangan resmi dan tidak resmi?
Pembedanya adalah pengirim. Undangan resmi dikirim lembaga, memakai kop, nomor surat, hal, bahasa baku, tanda tangan pengurus, dan biasanya cap. Undangan tidak resmi dikirim perorangan, bentuknya bebas, bahasanya akrab, dan tidak bernomor. Keduanya tetap wajib memuat acara, hari, tanggal, waktu, dan tempat.
Apa saja bagian-bagian surat undangan resmi?
Kop surat, nomor, lampiran, hal, tempat dan tanggal surat, alamat tujuan, salam pembuka, alinea pembuka, isi berupa hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara, alinea penutup, lalu tanda tangan dengan nama terang. Tembusan ditambahkan bila ada pihak lain yang perlu mengetahui.
Berapa kode surat undangan?
Sekolah, desa, dan organisasi masih banyak memakai kode 005 dari Permendagri 78/2012. Lampiran kode itu sudah dicabut Permendagri 83/2022, sehingga pemerintah daerah kini memakai kode menurut urusan, misalnya 000.1.5 untuk rapat pimpinan dan 400.14.1.1 untuk acara kedinasan. Lembaga non-pemerintah boleh memakai kode sendiri asalkan konsisten.
Apakah surat undangan perlu meterai?
Tidak. Meterai dikenakan pada dokumen yang menerangkan perbuatan atau keadaan bersifat perdata dan dipakai sebagai alat bukti, seperti surat pernyataan dan surat perjanjian. Surat undangan tidak termasuk di dalamnya, sehingga tidak perlu meterai.
Kapan surat undangan rapat sebaiknya dikirim?
Tidak ada aturan baku. Sebagai patokan, rapat internal kantor dikirim 2–3 hari kerja sebelumnya, rapat RT atau organisasi 5–7 hari, acara keluarga dan keagamaan 1–2 minggu, dan undangan kepada pejabat atau narasumber 2–3 minggu sebelumnya. Kirim pengingat sehari sebelum acara.
Apa saja isi surat undangan rapat?
Isi pokoknya lima: acara atau agenda, hari, tanggal, waktu, dan tempat. Peraturan ANRI 5/2021 menyebut kelimanya sebagai isi batang tubuh surat undangan. Tambahkan agenda bernomor, hal yang perlu dibawa, dan batas konfirmasi kehadiran bila diperlukan.
Bagaimana cara membuat undangan rapat yang singkat dan sopan?
Buka dengan satu kalimat alasan rapat, tulis blok hari, tanggal, waktu, tempat, dan agenda, lalu tutup dengan satu kalimat terima kasih. Hindari kalimat merendah yang panjang. Kesopanan terlihat dari sapaan yang tepat, seperti Bapak/Ibu atau Saudara, dan dari keterangan yang lengkap sehingga penerima tidak perlu bertanya ulang.
Siapa yang menandatangani surat undangan rapat RT?
Ketua RT, biasanya bersama sekretaris. Ketua ditempatkan di kanan dan sekretaris di kiri. Bila acaranya tingkat RW, ketua RW dapat menandatangani di tengah bawah dengan kata "Mengetahui".
Bolehkah undangan rapat dikirim lewat WhatsApp?
Boleh, dan untuk rapat warga maupun komunitas sekarang justru paling umum. Kirim dalam bentuk teks lengkap, bukan hanya gambar poster. Taruh nama acara dan tanggal di baris pertama, lalu minta balasan konfirmasi dengan format yang sama. Bila lembaga membutuhkan arsip, lampirkan juga surat resminya dalam bentuk PDF.
Bagaimana cara menulis waktu di surat undangan yang benar?
Gunakan kata "pukul", pisahkan jam dan menit dengan titik, lalu tambahkan zona waktu: pukul 19.30 WIB. Bila ada jam selesai, tulis pukul 08.00 s.d. 11.00 WIB. Pastikan juga nama hari cocok dengan tanggalnya di kalender tahun berjalan.
Bagikan artikel
Suka tulisan ini? Sebarkan ke yang lain.
Artikel Terkait
Surat Resmi: Struktur, Cara Membuat, dan 16 Contoh
Struktur surat resmi dari kop sampai tembusan, cara menomori, aturan Yth dan u.p., bedanya dengan surat dinas, plus 16 contoh surat resmi siap salin.
20 Contoh Surat Permohonan dan Cara Membuatnya
Contoh surat permohonan resmi dan pribadi untuk 20 keperluan: bantuan dana, izin kegiatan, magang, pindah sekolah, cuti, plus format, nomor, dan materai.
Surat Pernyataan: 20 Contoh, Format, dan Aturan Materai
Contoh surat pernyataan untuk 20 keperluan siap salin: kesanggupan, kesalahan, belum menikah, orang tua, plus format, cara membuat, dan aturan materai.
