Surat Resmi: Struktur, Cara Membuat, dan 16 Contoh

Sekolah mengundang wali murid. Kelurahan menerangkan alamat seorang warga. Perusahaan memberi tahu pelanggan bahwa jam layanan berubah. Ketiganya memakai dokumen yang bentuknya sudah disepakati sejak lama, sampai ke letak titik dua di blok nomor.

Surat resmi adalah surat yang dibuat untuk keperluan kedinasan, organisasi, atau urusan kelembagaan dengan bahasa baku dan susunan bagian yang baku pula. Penulisnya bisa lembaga, bisa juga perorangan, selama tujuannya lembaga dan urusannya bersifat resmi. Yang membuatnya "resmi" bukan kertasnya, melainkan kelengkapan bagian dan bahasa yang dipakai.

Artikel ini disusun terbalik dari kebiasaan: dimulai dari pemisahan tiga istilah yang paling sering tertukar, lalu membedah satu per satu bagian surat beserta aturan penulisannya, baru berakhir di 16 contoh yang bisa disalin.

Pakai tabel ini untuk melompat ke contoh yang Anda butuhkan. Setiap blok contoh punya tombol Salin.

1. Surat Resmi, Surat Dinas, dan Surat Pribadi

Banyak sumber menyamakan surat resmi dengan surat dinas. Penyamaan itu membuat satu golongan surat kehilangan tempat: surat yang ditulis perorangan kepada lembaga dengan bahasa baku dan bagian yang lengkap. Surat semacam itu jelas bukan surat pribadi, tetapi juga bukan naskah dinas karena penulisnya bukan instansi.

Pembedanya ada pada dua hal: siapa yang menerbitkan, dan apakah surat itu menjadi arsip lembaga.

Perbesar

Pengertian surat resmi karena itu lebih luas daripada yang biasa dibayangkan. Perbedaan surat resmi dan pribadi — begitu juga perbedaan surat pribadi dan surat dinas — bukan terletak pada siapa yang menulis, melainkan pada kelengkapan bagian dan bahasanya. Jadi hubungannya bertingkat, bukan sejajar. Semua surat dinas adalah surat resmi, tetapi tidak semua surat resmi adalah surat dinas. Surat lamaran kerja yang Anda tulis sendiri termasuk surat resmi; ia tidak akan pernah menjadi surat dinas karena Anda bukan instansi.

Istilah "surat formal" dipakai untuk hal yang sama dengan surat resmi, biasanya saat membahas padanannya dalam bahasa Inggris. Lawannya, surat tidak resmi atau surat nonformal, adalah surat yang tidak terikat susunan baku, termasuk surat pribadi dan undangan kekeluargaan. Perbedaan surat resmi dan tidak resmi paling cepat dikenali dari tiga hal: ada tidaknya kop, ada tidaknya nomor, dan sapaan yang dipakai.

2. Ciri dan Syarat Sebuah Surat Disebut Resmi

Sebuah surat tidak menjadi resmi hanya karena dicetak di kertas berkop. Fungsi surat resmi baru terpenuhi bila enam hal berikut ada bersama-sama:

Perbesar

1. Bahasa baku dan lugas. Kata dan tata kalimatnya mengikuti kaidah bahasa Indonesia, tanpa kata percakapan dan tanpa kiasan.
2. Bagian surat lengkap dan berurutan. Urutannya sudah baku; menukar letak nomor dengan tanggal membuat surat terlihat asing bagi petugas administrasi.
3. Satu surat satu urusan. Surat yang mengundang rapat sekaligus meminta dana biasanya diteruskan ke dua bagian berbeda, lalu tertahan di salah satunya.
4. Ada penanggung jawab yang jelas. Nama terang, jabatan, dan tanda tangan. Tanpa nama terang, tanda tangan tidak bisa diverifikasi.
5. Dapat diregistrasi. Surat dari lembaga punya nomor dan tanggal sehingga bisa dicatat di buku agenda dan dicari kembali.
6. Nada hormat yang datar. Tidak merendah berlebihan, tidak pula memerintah pihak yang bukan bawahan.

3. Jenis Surat Resmi dan Siapa yang Menerbitkan

Penamaan jenis surat di Indonesia mengikuti maksud suratnya, bukan bentuknya. Karena itu satu kerangka yang sama bisa menjadi banyak jenis surat, tergantung apa yang tertulis di baris "Hal".

Macam-macam surat resmi di luar daftar itu tetap memakai kerangka yang sama. Dalam korespondensi kantor Anda akan menemui surat penawaran, surat penunjukan, surat pengaduan, sampai pencatatan surat masuk dan surat keluar di buku agenda. Pedoman tata naskah dinas juga menggolongkan surat menurut sifat keamanannya, dan penggolongan itu dibahas di bagian berikutnya.

Enam jenis pertama punya aturan isi dan akibat hukum sendiri, dan masing-masing sudah dibahas terpisah lewat tautan di atas. Artikel ini menangani kerangka yang dipakai bersama oleh semuanya, lalu memberi contoh untuk jenis yang belum punya pembahasan sendiri: undangan, pemberitahuan, edaran, tugas, pengantar, nota dinas, dan memo.

4. Surat Dinas: Pengertian, Jenis Naskah, dan Kode Suratnya

Pengertian surat dinas adalah surat resmi yang diterbitkan instansi atau unit kerja untuk urusan kedinasan. Begitu diterima, ia menjadi arsip lembaga. Tujuan surat dinas karena itu bukan sekadar menyampaikan pesan, melainkan meninggalkan jejak yang bisa ditelusuri bertahun-tahun kemudian: siapa memutuskan apa, kapan, dan atas dasar apa.

Ciri-ciri surat dinas yang membedakannya dari surat resmi perorangan ada empat: kop dan nomor surat wajib ada, penanda tangannya pejabat yang berwenang, bahasanya baku, dan suratnya diregistrasi di buku agenda.

Di lingkungan pemerintah, penataannya mengikuti Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Peraturan itu membagi naskah dinas menjadi tiga jenis, dan pembagian inilah yang menjelaskan mengapa surat tugas, nota dinas, dan berita acara diperlakukan berbeda meski sama-sama dokumen kantor.

Perbesar

Pembagian ini menjawab satu kebingungan yang sering muncul: surat tugas bukan surat-menyurat biasa, melainkan naskah penugasan yang masuk kelompok arahan. Sebaliknya, surat undangan dari dinas ke sekolah adalah korespondensi eksternal — itulah yang orang sehari-hari sebut "surat dinas".

Peraturan yang sama juga menetapkan klasifikasi keamanan naskah dinas dalam empat tingkat: sangat rahasia, rahasia, terbatas, serta biasa atau terbuka. Tingkat inilah yang menentukan siapa boleh membaca dan bagaimana suratnya disimpan — bukan seberapa cepat surat harus dijawab.

Cara membuat surat dinas sendiri tidak berbeda dari kerangka di bagian 5. Yang membedakan hanya tiga kewajiban tadi: kop, nomor dengan kode surat dinas, dan registrasi. Surat dinas pendidikan, misalnya edaran dinas ke sekolah, memakai kerangka yang persis sama dengan surat dinas kecamatan atau kementerian.

5. Bagian-Bagian Surat Resmi dari Kop sampai Tembusan

Inilah bagian yang paling dicari orang, dan yang paling sering ditulis setengah-setengah. Surat resmi lengkap punya tiga belas bagian. Tidak semuanya wajib pada setiap surat; yang wajib bergantung pada siapa penerbitnya.

Perbesar

Bila tugas Anda berbunyi "sebutkan unsur-unsur surat resmi", tiga belas baris di tabel itulah jawabannya. Urutan inilah yang dibaca petugas administrasi dari atas ke bawah. Ia melihat kop untuk tahu surat dari mana, nomor untuk mencatatnya di agenda, lalu Hal untuk memutuskan meja siapa yang akan menerimanya. Tiga baris pertama itu menentukan surat Anda sampai ke orang yang tepat atau berputar dulu.

Delapan bagian berikutnya dibahas satu per satu di bawah ini karena masing-masing punya aturan penulisan yang sering salah.

6. Kop Surat: Isi Wajib dan Letaknya

Kop surat, disebut juga kepala surat, adalah identitas penerbit yang dicetak di bagian teratas. Isinya: nama lembaga, alamat lengkap, nomor telepon, surel, dan logo. Nama lembaga ditulis paling besar; bila lembaga itu berada di bawah lembaga lain, nama induknya ditulis di atas dengan huruf lebih kecil.

Perbesar

Contoh kop surat resmi bisa Anda lihat di bagian atas setiap gambar contoh pada artikel ini. Di bawah kop dipasang garis pemisah. Kebiasaan yang lazim: garis tebal di atas dan garis tipis tepat di bawahnya, jaraknya sekitar dua milimeter. Garis ini bukan hiasan, melainkan penanda bahwa segala yang ada di atasnya adalah identitas tetap, dan yang di bawahnya berganti tiap surat.

Tiga kesalahan yang sering muncul:

• Logo diperbesar sampai menggeser nama lembaga. Logo cukup setinggi dua sampai tiga baris teks kop.
• Nomor telepon pribadi pengurus dipasang di kop. Kontak di kop adalah kontak lembaga; kontak panitia ditulis di badan surat.
• Kop ditulis ulang di halaman kedua. Halaman kedua dan seterusnya tidak memakai kop, cukup nomor halaman.

Perorangan tidak memakai kop. Alamat penulis ditulis di pojok kiri atas, atau dicantumkan dalam blok identitas di awal isi surat.

7. Nomor Surat dan Kode Klasifikasi Arsip

Nomor surat sering dikira urutan belaka. Sebenarnya ia adalah alamat arsip: dari nomor itu, surat harus bisa ditemukan kembali setelah lima atau sepuluh tahun. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan pencipta arsip menyusun klasifikasi arsip, dan kode itulah yang menempel di nomor surat.

Susunan yang paling umum dipakai di Indonesia:

Perbesar

421.2/078/SDN-3/IX/2026
   |    |     |    |   |
   |    |     |    |   tahun
   |    |     |    bulan (Romawi)
   |    |     kode unit penerbit
   |    nomor urut surat keluar
   kode klasifikasi arsip

Urutan unsurnya tidak seragam antarinstansi. Ada yang menaruh nomor urut di depan, ada yang menaruh kode klasifikasi di depan. Yang penting konsisten di satu lembaga, karena buku agenda dan lemari arsip mengikuti urutan itu.

Bila lembaga Anda belum punya klasifikasi, susun yang sederhana dan pakai terus:

Dua hal yang perlu diluruskan. Pertama, bulan dalam angka Romawi hanyalah kebiasaan administrasi, bukan perintah EYD maupun pedoman tata naskah dinas; menulis 09 tidak membuat surat cacat, tetapi menyimpang dari kebiasaan pembaca. Kedua, nomor surat diberikan oleh bagian yang memegang buku agenda, bukan oleh penulis surat. Menuliskan nomor karangan sendiri membuat arsip lembaga punya dua surat dengan nomor sama.

Surat dari perorangan tidak bernomor. Barisnya dihilangkan sama sekali, bukan diisi tanda hubung.

8. Tanggal, Lampiran, dan Hal

Tiga baris pendek ini menyumbang kesalahan paling banyak karena terlihat sepele.

Perbesar

Tanggal surat ditulis lengkap: nama kota, tanggal, nama bulan dengan huruf, lalu tahun — Sukawangi, 21 September 2026. Nama bulan tidak disingkat dan tidak ditulis dengan angka. Bila nama kota sudah tercetak di kop surat, nama kota pada baris tanggal boleh dihilangkan. Letaknya di kanan atas. Pedoman tata naskah dinas pemerintah menaruhnya sejajar dengan blok nomor, bukan di baris terpisah di atasnya.

Lampiran diisi jumlah berkas beserta hurufnya: 2 (dua) berkas, bukan nama berkasnya. Rinciannya ditulis di badan surat. Bila tidak ada lampiran, barisnya dihapus, bukan diisi tanda hubung atau kata "nihil".

Hal berisi inti urusan dalam satu frasa singkat, diawali huruf kapital, tanpa titik di akhir, dan tanpa digarisbawahi. Tulis Undangan Rapat Wali Murid Kelas VI, bukan Undangan untuk menghadiri rapat wali murid kelas VI yang akan diselenggarakan pada hari Sabtu. Pedoman tata naskah dinas memakai kata "Hal", sedangkan "Perihal" adalah bentuk lama yang masih banyak dipakai di luar instansi pemerintah.

9. Alamat Tujuan: "Yth.", "di tempat", u.p. dan c.q.

Alamat tujuan ditulis di bawah blok nomor, rata kiri. Susunannya: sebutan hormat, jabatan penerima, nama lembaga, lalu alamat.

Tulis "Yth." saja. Kata "Kepada" dan singkatan "Yth." sama-sama menunjukkan arah tujuan surat, jadi menulis "Kepada Yth." berarti memasang penunjuk yang sama dua kali. Kebiasaan ini begitu meluas sehingga banyak orang menganggapnya baku, padahal pedoman surat-menyurat resmi menghindarinya.

Perbesar

Ditujukan kepada jabatan, bukan nama orang, supaya surat tetap dapat diproses bila pejabatnya berganti atau sedang cuti. Nama orang baru dipakai bila urusannya memang melekat pada pribadi tertentu, misalnya undangan sebagai narasumber.

Gelar dan sapaan dipakai bergantian, tidak bertumpuk. Pilih Yth. Bapak Hendra Gunawan atau Yth. Hendra Gunawan, S.Pd., jangan Yth. Bapak Hendra Gunawan, S.Pd.. Bila yang dituju jabatan, sapaan "Bapak/Ibu" tidak perlu: Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Sukawangi.

Baris "di tempat" dipakai bila penerima berada di kota yang sama dan alamatnya sudah diketahui. Kata "di" ditulis terpisah dari "tempat" karena "di" di sini adalah kata depan penunjuk tempat. Bila alamat lengkap sudah ditulis, baris ini tidak diperlukan lagi.

Dua singkatan yang sering tertukar:

Penulisannya dengan huruf kecil dan titik pada tiap huruf. Ini bukan selera: EYD V menetapkan bahwa singkatan dua huruf yang lazim dipakai dalam surat-menyurat diikuti tanda titik pada setiap hurufnya, dan mencantumkan a.n., d.a., s.d., u.b., serta u.p. sebagai contohnya. Jadi u.p. benar, sedangkan UP atau u.p tidak.

10. Salam Pembuka dan Isi Surat Tiga Paragraf

Salam pembuka surat resmi adalah Dengan hormat, — ditulis lengkap, tidak disingkat, diakhiri koma, dan huruf kapital hanya pada kata pertama. Surat antarinstansi keagamaan boleh menambahkan salam keagamaan di atasnya.

Badan surat dibangun dari tiga paragraf dengan tugas yang berbeda.

Perbesar

Paragraf pembuka menyebut dasar surat: peristiwa, surat sebelumnya, atau peraturan yang menjadi rujukan. Paragraf ini menjawab "kenapa surat ini ada". Contoh: "Sehubungan dengan berakhirnya semester ganjil tahun pelajaran 2026/2027, …"

Paragraf isi memuat satu pokok urusan beserta rinciannya. Waktu, tempat, jumlah, dan nama ditulis di sini, sebaiknya dalam blok bertitik dua agar mudah dibaca sekilas:

hari/tanggal : Sabtu,
               4 Oktober 2026
waktu        : 08.00 WIB - selesai
tempat       : Aula SD Negeri 3
acara        : Rapat wali murid

Paragraf penutup menyatakan harapan dan ucapan terima kasih, tanpa merendah berlebihan. Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. sudah cukup. Hindari "atas perhatiannya" — akhiran -nya di situ menunjuk orang ketiga, padahal yang diajak bicara adalah penerima surat.

Salam penutup mengikuti siapa yang menandatangani: Hormat kami, untuk lembaga, Hormat saya, untuk perorangan. Bila penanda tangan adalah atasan penerima, lazim dipakai Kepala Sekolah, atau nama jabatannya langsung tanpa kata "hormat".

11. Tanda Tangan, Nama Terang, Cap, a.n. dan u.b.

Penulisan tanda tangan yang benar menempatkan empat hal berurutan ke bawah: nama jabatan, tanda tangan, nama terang, lalu NIP atau nomor pegawai bila ada. Nama terang ditulis lengkap dan lazim digarisbawahi; tanpa nama terang, tanda tangan tidak bisa dicocokkan dengan siapa pun.

Perbesar

Empat bentuk pelimpahan penandatanganan yang sering dijumpai:

Penulisannya: a.n. dan u.b. huruf kecil bertitik, sedangkan Plt. dan Plh. diawali huruf kapital karena merupakan singkatan sebutan jabatan.

Bila surat ditandatangani dua pejabat, yang berjabatan lebih tinggi ditempatkan di kanan. Pada surat kepanitiaan, ketua di kanan dan sekretaris di kiri; bila ada pengesahan pembina, tanda tangan pembina diletakkan di tengah bawah dengan kata "Mengetahui".

Cap atau stempel dibubuhkan menimpa sebagian tanda tangan di sisi kiri, bukan menutupi nama terang. Cap bukan syarat sah surat, tetapi pada praktiknya petugas loket sering menolak surat lembaga tanpa cap karena tidak bisa memastikan keasliannya.

12. Tembusan: Siapa yang Perlu Dicantumkan

Tembusan adalah salinan resmi surat yang dikirimkan ke pihak lain agar mereka mengetahui isinya. Ditulis di kiri bawah, di bawah ruang tanda tangan, dengan daftar bernomor. Contoh surat tembusan yang lengkap bisa Anda lihat pada Contoh 1 dan Contoh 6 di bawah.

Perbesar

Aturan pemilihannya sederhana: tembusan untuk pihak yang perlu tahu, bukan pihak yang perlu menjawab. Yang perlu menjawab ditulis di alamat tujuan. Karena itu daftar tembusan biasanya berisi atasan penerbit surat, unit yang akan terdampak, dan bendahara bila ada urusan biaya.

Tiga kekeliruan yang sering terjadi:

• Menumpuk nama demi wibawa. Mencantumkan bupati pada surat undangan rapat RT tidak mempercepat apa pun, dan membuat surat terlihat tidak memahami jalur.
• Menulis "Arsip" sebagai butir bernomor. Arsip memang disimpan, tetapi ia bukan pihak yang dikirimi tembusan. Bila ingin mencantumkannya, tulis tanpa nomor di baris terakhir.
• Menulis "Yth." di daftar tembusan. Sebutan hormat cukup sekali, di alamat tujuan.

Surat dari perorangan hampir tidak pernah memakai tembusan. Pengecualiannya adalah surat pengaduan, yang kadang ditembuskan ke lembaga pengawas.

13. Bentuk Surat: Official Style, Full Block, dan Semi Block

Bentuk surat mengatur di mana tiap bagian diletakkan dan seberapa jauh paragraf menjorok. Indonesia memakai tiga bentuk utama.

Perbesar

Official style adalah bentuk yang paling dikenali di lingkungan pemerintahan dan sekolah Indonesia; blok nomor di kiri, tanggal di kanan sejajar dengannya. Full block paling rapi diketik karena tidak ada yang menjorok, dan menjadi standar surat berbahasa Inggris. Pilih satu bentuk lalu pakai konsisten dalam satu lembaga — mencampur bentuk dalam satu berkas membuat arsip terlihat tidak terurus.

14. Kertas, Margin, Huruf, Melipat, dan Amplop

Bagian ini hampir tidak pernah dibahas, padahal inilah yang membuat surat terlihat rapi atau tidak saat dicetak.

Perbesar

Kertas. A4 (21 × 29,7 cm) adalah ukuran yang paling umum dipakai instansi saat ini. Sebagian kantor dan pengadilan masih memakai F4 atau folio (21,5 × 33 cm) untuk dokumen tertentu. Untuk naskah dinas pemerintah, Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 menetapkan kertas A4 dengan gramatur paling sedikit 70 gram per meter persegi. Kertas yang lebih tipis membuat cap tembus ke halaman belakang.

Margin. Yang lazim dipakai: atas 2,5 cm, bawah 2,5 cm, kiri 3 cm, kanan 2,5 cm. Margin kiri sengaja lebih lebar karena surat akan dilubangi atau dijilid, dan lubang tidak boleh memakan teks.

Huruf. Di instansi pemerintah ketentuannya tegas dan jarang diketahui di luar lingkungan arsip: naskah dinas arahan memakai Bookman Old Style ukuran 12, sedangkan naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus memakai Arial ukuran 12. Di luar instansi, tidak ada aturan yang mengikat; font surat resmi yang lazim adalah Arial 11–12 atau Times New Roman 12 dengan jarak baris 1 sampai 1,5. Hindari huruf dekoratif dan ukuran di bawah 10 — surat resmi sering difotokopi berkali-kali, dan huruf kecil hilang di salinan ketiga.

Melipat. Lipatan tiga adalah yang paling umum: kertas dibagi tiga sama panjang, sepertiga bawah dilipat ke atas, lalu sepertiga atas menutupinya. Kop surat berada di lipatan teratas sehingga terlihat lebih dulu saat amplop dibuka.

Amplop. Alamat penerima ditulis di bagian tengah agak ke kanan bawah, alamat pengirim di kiri atas atau di balik amplop. Nomor dan Hal surat boleh dicantumkan di pojok kiri bawah amplop agar petugas dapat menyortir tanpa membukanya. Untuk surat resmi, amplop putih polos atau amplop berkop lembaga lebih tepat daripada amplop berwarna.

15. Bahasa Surat Resmi dan Kata yang Sebaiknya Dihindari

Bahasa yang digunakan dalam surat resmi adalah bahasa Indonesia baku: kata bakunya benar, kalimatnya lengkap subjek dan predikat, serta tidak memakai ragam percakapan. Ciri khasnya bukan kalimat panjang, melainkan kalimat yang tidak bisa ditafsirkan dua arah.

Perhatikan pula ejaan kata yang sering keliru dalam surat: di mana (kata depan, dipisah) versus dimana; di tempat (dipisah) versus ditempat; serta tanda tangan (dua kata) versus menandatangani (satu kata karena berimbuhan).

Ragam bahasa ini juga menjelaskan mengapa surat dinas harus baku: surat itu akan dibaca orang yang tidak mengenal penulisnya, disimpan bertahun-tahun, dan mungkin dipakai sebagai bukti. Bahasa yang bergantung pada konteks percakapan tidak sanggup bertahan selama itu.

16. Surat Resmi Lewat Email dan Tanda Tangan Elektronik

Sebagian besar surat resmi kini dikirim sebagai lampiran PDF lewat surel. Bentuk suratnya tidak berubah; yang berubah adalah cara mengantarkannya.

Perbesar

Tiga hal yang perlu dijaga:

1. Kirim sebagai PDF, bukan berkas Word. Berkas Word berubah tata letaknya di komputer lain, dan isinya bisa disunting. Bila naskah aslinya di Word, gunakan menu Simpan Sebagai lalu pilih PDF. Untuk arah sebaliknya, lihat cara mengubah PDF ke Word.
2. Badan surel bukan pengganti surat. Tulis ringkas di badan surel — siapa Anda, surat apa yang dilampirkan, dan apa yang diharapkan — lalu biarkan surat lengkap ada di lampiran.
3. Beri nama berkas yang jelas. Undangan-Rapat-Wali-Murid-SDN3-20Sep2026.pdf lebih mudah dicari petugas daripada surat fix revisi 2.pdf.

Tanda tangan pindaian yang ditempel ke PDF secara hukum berbeda dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, yang dibuat lewat penyelenggara sertifikasi elektronik terdaftar, dari tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi. Yang tersertifikasi punya kekuatan pembuktian lebih kuat. Untuk surat undangan dan pemberitahuan, tanda tangan pindaian umumnya diterima; untuk dokumen yang mengikat, gunakan yang tersertifikasi. Langkah teknisnya ada di cara membuat tanda tangan digital.

17. Cara Membuat Surat Resmi dari Nol

Urutan menulis yang efisien berbeda dari urutan bagian surat. Jangan mulai dari kop.

Perbesar

1. Tentukan satu maksud surat. Tulis dalam satu kalimat untuk diri sendiri: "surat ini meminta izin memakai aula pada 4 Oktober". Bila kalimat itu mengandung kata "dan sekaligus", pecah menjadi dua surat.
2. Tulis baris Hal lebih dulu. Baris inilah yang menentukan jenis surat dan kode klasifikasinya.
3. Susun isi dari paragraf tengah. Tulis rincian waktu, tempat, jumlah, dan nama dalam blok bertitik dua, baru bungkus dengan paragraf pembuka dan penutup.
4. Tentukan penerima dan tembusan. Alamat tujuan diisi jabatan; tembusan hanya untuk yang perlu tahu.
5. Mintakan nomor surat ke pemegang buku agenda, lalu isikan tanggal sesuai hari surat ditandatangani, bukan hari surat diketik.
6. Pasang kop dan rapikan tata letaknya. Periksa margin, jarak baris, dan tidak ada bagian yang terpotong ke halaman kedua sendirian.
7. Periksa ulang enam titik rawan: ejaan nama penerima, tanggal, angka dalam rincian, nomor telepon narahubung, nama terang penanda tangan, dan jumlah lampiran.
8. Tanda tangan, cap, lalu simpan salinannya beserta nomor yang sama di buku agenda. Surat tanpa salinan sulit ditelusuri saat ditanyakan kembali.

18. Contoh Format Dasar Surat Resmi

Kerangka di bawah ini dipakai ulang oleh semua contoh berikutnya, dan contoh isi surat pada tiap bagian tinggal menggantikan isinya. Salin template surat ini ke Microsoft Word, pasang kop lembaga Anda, lalu ganti bagian dalam kurung siku.

Di bawah setiap template ada gambar surat resmi yang sudah terisi. Contoh gambar surat resmi itu memperlihatkan hasil akhirnya setelah dicetak, termasuk letak cap dan tanda tangan — jadi Anda bisa mencocokkan hasil ketikan sendiri dengannya.

Tugas sekolah sering berbunyi "buatlah surat resmi" atau "berikan contoh surat resmi" dengan jumlah tertentu. Bila Anda memerlukan 10 contoh surat resmi sekaligus, bagian 19 sampai 23 memuat 16 contoh yang bisa dipilih menurut penerbitnya, dan semuanya contoh surat yang benar secara susunan.

Contoh 1: Format Dasar Surat Resmi

[KOP: NAMA LEMBAGA]
[Alamat, telepon, surel]
---------------------------------

Nomor   : [kode/nomor/unit/bln/thn]
Lampiran: [jumlah] berkas
Hal     : [Inti Urusan]

            [Kota], [tanggal]

Yth. [Jabatan penerima]
[Nama lembaga]
di [kota/Tempat]

Dengan hormat,

[Paragraf pembuka: dasar atau
rujukan surat ini.]

[Paragraf isi: satu pokok urusan
beserta rinciannya.]

hari/tanggal : [....]
waktu        : [....]
tempat       : [....]

[Paragraf penutup: harapan dan
ucapan terima kasih.]

Demikian surat ini kami sampaikan.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami
ucapkan terima kasih.

              Hormat kami,
              [Jabatan],

              [ttd dan cap]

              [Nama Terang]
              [NIP, bila ada]

Tembusan:
1. [Pihak yang perlu mengetahui]

Perbesar

19. Contoh Surat Resmi Sekolah dan OSIS

Sekolah adalah penerbit surat resmi paling produktif: undangan wali murid, pemberitahuan libur, edaran kegiatan, sampai surat tugas guru. Tiga contoh ini juga bisa dipakai sebagai contoh surat resmi sekolah SD kelas 6 maupun contoh surat resmi sekolah SMP kelas 7 — tugas bahasa Indonesia di kedua jenjang memakai kerangka yang sama, yang berbeda hanya isi dan penanda tangannya. Tiga contoh berikut memakai kerangka yang sama dengan Contoh 1.

Contoh 2: Surat Resmi Sekolah Undangan Rapat Wali Murid

Nomor   : 005/104/SDN-3/IX/2026
Hal     : Undangan Rapat Wali Murid
      Kelas VI

        Sukawangi, 20 September
        2026

Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas VI
SD Negeri 3 Mekarluyu
di Tempat

Dengan hormat,

Menjelang pelaksanaan asesmen akhir
jenjang tahun pelajaran 2026/2027,
sekolah perlu menyampaikan jadwal
dan persiapan yang harus ditempuh
peserta didik kelas VI.

Sehubungan dengan hal tersebut,
kami mengundang Bapak/Ibu hadir
pada:

hari/tanggal : Sabtu, 4 Oktober
           2026
waktu        : 08.00 WIB - selesai
tempat       : Aula SD Negeri 3
acara        : Sosialisasi jadwal
           asesmen kelas VI

Mengingat pentingnya acara ini,
kami mohon Bapak/Ibu hadir tepat
waktu dan tidak mewakilkan.

Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas perhatian Bapak/
Ibu, kami ucapkan terima kasih.

          Kepala Sekolah,

          [ttd dan cap]

          Sri Handayani, S.Pd.
          NIP 19790412 200604 2 003

Perbesar

Contoh 3: Surat Resmi Sekolah Pemberitahuan Libur

Surat pemberitahuan tidak meminta kehadiran maupun jawaban. Karena itu paragraf penutupnya tidak berisi permohonan, melainkan permintaan agar informasi diteruskan.

Nomor : 421.2/118/SMPN-1/IX/2026
Hal   : Pemberitahuan Libur dan
    Kegiatan Jeda Semester

Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali
Peserta Didik SMP Negeri 1 Cimayang
di Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan kalender pendidikan
tahun pelajaran 2026/2027, kegiatan
belajar mengajar diliburkan pada
5 sampai dengan 10 Oktober 2026.

Selama masa tersebut peserta didik
mengerjakan proyek literasi
keluarga yang dikumpulkan paling
lambat Senin, 12 Oktober 2026,
melalui wali kelas masing-masing.

Kegiatan belajar kembali berjalan
normal pada Senin, 12 Oktober 2026,
pukul 07.00 WIB.

Demikian pemberitahuan ini kami
sampaikan untuk diketahui. Atas
perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan
terima kasih.

          Kepala Sekolah,

          [ttd dan cap]

          Drs. Agus Priyanto
          NIP 19710820 199802 1 001

Perbesar

Contoh 4: Surat Resmi OSIS Undangan Rapat Pengurus

Surat organisasi siswa tetap surat resmi. Perbedaannya ada pada penanda tangan: ketua dan sekretaris di baris yang sama, lalu pengesahan pembina di bawahnya.

Nomor   : 012/OSIS-SMAN2/IX/2026
Lampiran: 1 (satu) lembar
Hal     : Undangan Rapat Persiapan
          Pentas Seni

Yth. Pengurus OSIS dan Ketua
Ekstrakurikuler SMA Negeri 2
Sukawangi
di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka persiapan Pentas Seni
Akhir Tahun 2026, diperlukan rapat
koordinasi seluruh pengurus dan
perwakilan ekstrakurikuler.

Kami mengundang Saudara hadir pada:

hari/tanggal : Jumat, 26 September
               2026
waktu        : 14.00 - 16.00 WIB
tempat       : Ruang OSIS
agenda       : Susunan acara dan
               pembagian tugas

Susunan acara sementara kami
lampirkan sebagai bahan rapat.

Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas perhatian Saudara,
kami ucapkan terima kasih.

Sekretaris,        Ketua OSIS,

[ttd]              [ttd dan cap]

Dinda Lestari      Rangga Saputra
NIS 221045         NIS 221012

         Mengetahui,
         Pembina OSIS,

         [ttd]

         Yuniar Safitri, S.Pd.

Perbesar

20. Contoh Surat Resmi Instansi Pemerintah dan Desa

Surat dari instansi pemerintah mengikuti pedoman tata naskah dinas. Acuan umumnya adalah Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, yang mengatur jenis, susunan, dan bentuk naskah dinas beserta pejabat yang berwenang menandatanganinya. Pedoman ini mengikat instansi, bukan warga, tetapi tata letaknya dikenali semua petugas administrasi.

Contoh 5: Surat Pengantar dari Desa

Surat pengantar tidak menerangkan apa pun. Ia hanya mengantar warga atau berkas ke instansi berikutnya, dan yang menerangkan justru instansi tujuan.

[KOP: PEMERINTAH KABUPATEN
SUKAWANGI - KECAMATAN CIMAYANG
DESA MEKARLUYU]
---------------------------------

Nomor   : 470/041/Ds-MKL/IX/2026
Lampiran: 1 (satu) berkas
Hal     : Pengantar Pengurusan
          Kartu Keluarga

            Mekarluyu, 20 September
            2026

Yth. Kepala Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Sukawangi
u.p. Kepala Bidang Pelayanan
di Sukawangi

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami mengantar
warga kami:

nama    : Dewi Lestari
NIK     : 3299024406880003
alamat  : Jl. Anggrek No. 14,
          RT 004 RW 007

untuk mengurus perubahan Kartu
Keluarga karena penambahan anggota
keluarga.

Berkas persyaratan kami lampirkan
dan telah kami periksa
kelengkapannya di tingkat desa.

Demikian surat pengantar ini kami
buat. Atas perhatian dan pelayanan
Bapak/Ibu, kami ucapkan terima
kasih.

              Kepala Desa
              Mekarluyu,

              [ttd dan cap]

              H. Samsul Bahri

Perbesar

Contoh 6: Surat Edaran Instansi Pemerintah

Surat edaran ditujukan kepada banyak pihak sekaligus dan berisi pemberitahuan atau penegasan aturan. Alamat tujuannya berupa daftar golongan penerima, bukan satu jabatan.

[KOP: DINAS PENDIDIKAN
KABUPATEN SUKAWANGI]
---------------------------------

       SURAT EDARAN
  Nomor: 421/SE-02/Disdik/IX/2026

     TENTANG
  PELAKSANAAN JEDA SEMESTER
  TAHUN PELAJARAN 2026/2027

Yth. 1. Kepala SD Negeri dan Swasta
     2. Kepala SMP Negeri dan
      Swasta
     se-Kabupaten Sukawangi
di Tempat

Dalam rangka menjaga keseragaman
kalender pendidikan, dengan ini
disampaikan hal berikut.

1. Jeda semester ganjil
   dilaksanakan pada 5 s.d. 10
   Oktober 2026.
2. Satuan pendidikan tidak
   menyelenggarakan kegiatan
   pembelajaran tatap muka selama
   masa tersebut.
3. Kegiatan penguatan karakter
   dapat dilaksanakan secara
   mandiri tanpa memungut biaya
   dari peserta didik.
4. Kepala satuan pendidikan
   meneruskan edaran ini kepada
   orang tua/wali.

Demikian surat edaran ini
disampaikan untuk dilaksanakan
sebagaimana mestinya.

          Sukawangi, 20 September
          2026
          Kepala Dinas,

          [ttd dan cap]

          Dr. Retno Wulandari,
          M.Pd.
          NIP 19700315 199403 2 002

Tembusan:
1. Bupati Sukawangi
2. Sekretaris Daerah Kabupaten
   Sukawangi

Perbesar

Contoh 7: Surat Undangan Dinas

Undangan dinas berbeda dari undangan sekolah pada satu hal: ada kalimat yang menegaskan bahwa kehadiran tidak boleh diwakilkan atau justru boleh diwakilkan oleh pejabat setingkat.

Nomor   : 005/226/Kec-CMY/IX/2026
Lampiran: -
Hal     : Undangan Rapat Koordinasi
      Musyawarah Perencanaan
      Pembangunan

Yth. Kepala Desa se-Kecamatan
Cimayang
di Tempat

Dengan hormat,

Menindaklanjuti surat Sekretaris
Daerah Kabupaten Sukawangi Nomor
050/1187/Setda/IX/2026 tanggal 15
September 2026, akan dilaksanakan
rapat koordinasi perencanaan
pembangunan tingkat kecamatan.

Untuk itu kami mengundang Saudara
hadir pada:

hari/tanggal : Rabu, 1 Oktober 2026
waktu        : 09.00 WIB - selesai
tempat       : Aula Kantor
           Kecamatan Cimayang
agenda       : Penetapan usulan
           prioritas desa

Peserta membawa daftar usulan
prioritas desa masing-masing dalam
bentuk cetak rangkap dua. Kehadiran
dapat diwakilkan kepada sekretaris
desa dengan membawa surat tugas.

Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas perhatian Saudara,
kami ucapkan terima kasih.

          Camat Cimayang,

          [ttd dan cap]

          Asep Ridwan, S.STP.,
          M.Si.
          NIP 19850707 200801 1 004

Perbesar

21. Contoh Surat Resmi Perusahaan

Contoh surat perusahaan berikut memakai bentuk full block dan nada yang lebih ringkas daripada surat instansi. Nomor suratnya biasanya memakai kode divisi, bukan kode klasifikasi arsip pemerintah.

Contoh 8: Surat Resmi Perusahaan Pemberitahuan ke Pelanggan

[KOP: PT SARANA DATA SUKAWANGI]
[Jl. Merdeka No. 20, Sukawangi
(022) 555-0170 - halo@contoh.id]
---------------------------------

Nomor : 214/SDS-OPS/IX/2026
Hal   : Pemberitahuan Perubahan
        Jam Layanan Teknis

Sukawangi, 21 September 2026

Yth. Pelanggan PT Sarana Data
Sukawangi
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan penyesuaian
jadwal kerja tim teknis, bersama
ini kami sampaikan perubahan jam
layanan berikut.

Layanan lama : Senin-Jumat,
               08.00-17.00 WIB
Layanan baru : Senin-Sabtu,
               08.00-20.00 WIB
Berlaku      : 1 Oktober 2026

Layanan gangguan darurat tetap
tersedia 24 jam melalui nomor
0800-1-555-070 tanpa perubahan.

Demikian pemberitahuan ini kami
sampaikan. Atas kepercayaan
Bapak/Ibu selama ini, kami ucapkan
terima kasih.

Hormat kami,
Manajer Operasional,

[ttd dan cap]

Irfan Maulana

Perbesar

Contoh 9: Surat Resmi Perusahaan Undangan Rapat Mitra

Nomor   : 221/SDS-KMT/IX/2026
Lampiran: 1 (satu) berkas
Hal     : Undangan Rapat Evaluasi
          Kemitraan Triwulan III

Sukawangi, 21 September 2026

Yth. Direktur CV Jaringan Mandiri
Sukawangi
Jl. Kopo No. 45, Sukawangi

Dengan hormat,

Menjelang berakhirnya triwulan III
tahun 2026, kami bermaksud
melakukan evaluasi pelaksanaan
kerja sama pemasangan jaringan
kantor sebagaimana Surat Perjanjian
Nomor 017/SPK-SDS/VII/2026.

Kami mengundang Bapak hadir pada:

hari/tanggal : Selasa, 30 September
               2026
waktu        : 13.30-15.30 WIB
tempat       : Ruang Rapat Lantai 3
agenda       : Evaluasi mutu,
               jadwal, dan
               pembayaran termin

Bahan evaluasi beserta rekapitulasi
pekerjaan kami lampirkan agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.

Demikian undangan ini kami
sampaikan. Atas perhatian dan kerja
sama Bapak, kami ucapkan terima
kasih.

Hormat kami,
Manajer Kemitraan,

[ttd dan cap]

Laras Ayu Pramesti

Perbesar

22. Contoh Surat Dinas: Tugas, Nota Dinas, Memo, dan SPPD

Empat naskah berikut hanya ada di lingkungan instansi dan perusahaan; yang terakhir adalah contoh surat perintah perjalanan dinas. Tiga di antaranya beredar di dalam lembaga, sehingga bentuknya lebih ringkas daripada surat keluar.

Perbesar

Contoh 10: Surat Tugas

[KOP: DINAS PENDIDIKAN
KABUPATEN SUKAWANGI]
---------------------------------

        SURAT TUGAS
  Nomor: 090/ST-118/Disdik/IX/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:

nama    : Dr. Retno Wulandari,
        M.Pd.
jabatan : Kepala Dinas Pendidikan
        Kabupaten Sukawangi

dengan ini menugaskan:

nama    : Bambang Sutrisno, S.Pd.
NIP     : 19820914 200903 1 005
jabatan : Kepala Seksi Kurikulum

untuk mengikuti Bimbingan Teknis
Penyusunan Kurikulum Satuan
Pendidikan pada:

hari/tanggal : 29 September s.d.
             1 Oktober 2026
tempat       : Hotel Mekar Asri,
             Kota Wiralaya
penyelenggara: Dinas Pendidikan
             Provinsi

Biaya perjalanan dibebankan pada
anggaran Dinas Pendidikan Kabupaten
Sukawangi tahun 2026.

Demikian surat tugas ini dibuat
untuk dilaksanakan dengan penuh
tanggung jawab.

          Sukawangi, 20 September
          2026
          Kepala Dinas,

          [ttd dan cap]

          Dr. Retno Wulandari,
          M.Pd.
          NIP 19700315 199403 2 002

Perbesar

Contoh 11: Nota Dinas

Nota dinas beredar antarunit di dalam satu instansi. Karena pembacanya rekan sekantor, ia tidak memakai salam pembuka dan tidak memakai alamat lengkap.

[KOP: DINAS PENDIDIKAN
KABUPATEN SUKAWANGI]
---------------------------------

        NOTA DINAS
 Nomor: 800/ND-47/Disdik/IX/2026

Yth.  : Sekretaris Dinas
Dari  : Kepala Bidang Pembinaan SD
Hal   : Usulan Penambahan Petugas
      Verifikasi Data Sekolah
Tanggal: 21 September 2026

Sehubungan dengan penutupan
pemutakhiran data pokok pendidikan
pada 10 Oktober 2026, beban
verifikasi di Bidang Pembinaan SD
meningkat menjadi 214 sekolah.

Petugas verifikasi yang tersedia
saat ini berjumlah tiga orang.
Berdasarkan capaian dua pekan
terakhir, kapasitas tersebut hanya
mencukupi untuk 150 sekolah sampai
batas waktu.

Kami mengusulkan penugasan dua
orang staf tambahan dari Subbagian
Umum selama 15 hari kerja,
terhitung 22 September 2026.

Demikian disampaikan untuk menjadi
bahan pertimbangan.

          Kepala Bidang
          Pembinaan SD,

          [ttd]

          Bambang Sutrisno, S.Pd.
          NIP 19820914 200903 1 005

Perbesar

Contoh 12: Memo Internal

Memo lebih pendek lagi, dan inilah contoh surat resmi pendek di artikel ini. Ia dipakai atasan untuk menyampaikan instruksi singkat, dan sering dicetak pada kertas setengah folio.

[KOP: PT SARANA DATA SUKAWANGI]
---------------------------------

             MEMO

Kepada : Seluruh Kepala Divisi
Dari   : Direktur Operasional
Hal    : Penyampaian Laporan
         Triwulan III
Tanggal: 21 September 2026

Laporan kinerja triwulan III
disampaikan paling lambat Jumat,
26 September 2026, pukul 16.00 WIB,
melalui surel resmi divisi.

Format laporan mengikuti templat
yang telah dibagikan. Divisi yang
belum menerima templat dapat
memintanya ke Sekretariat.

              Direktur Operasional,

              [ttd]

              Irfan Maulana

Perbesar

Contoh 13: Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

SPPD bukan surat berparagraf, melainkan formulir. Ia menyertai pegawai selama perjalanan dan dibubuhi cap oleh tempat yang dikunjungi sebagai bukti kedatangan.

[KOP: DINAS PENDIDIKAN
KABUPATEN SUKAWANGI]
---------------------------------

  SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
 Nomor: 090/SPPD-118/Disdik/IX/2026

1. Pejabat pemberi perintah
   Kepala Dinas Pendidikan
2. Nama pegawai
   Bambang Sutrisno, S.Pd.
3. NIP / pangkat
   19820914 200903 1 005 /
   Penata Tk. I - III/d
4. Jabatan
   Kepala Seksi Kurikulum
5. Maksud perjalanan
   Mengikuti bimbingan teknis
   penyusunan kurikulum
6. Alat angkutan
   Kendaraan dinas
7. Tempat berangkat / tujuan
   Sukawangi / Kota Wiralaya
8. Lama perjalanan
   3 (tiga) hari
9. Tanggal berangkat / kembali
   29 September / 1 Oktober 2026
10. Pembebanan anggaran
    DPA Dinas Pendidikan 2026
11. Keterangan lain
    -

          Sukawangi, 20 September
          2026
          Kepala Dinas,

          [ttd dan cap]

          Dr. Retno Wulandari,
          M.Pd.
          NIP 19700315 199403 2 002

--------- BALIK HALAMAN ---------

Tiba di   : ..................
Pada      : ..................
Kepala    : ..................
[tanda tangan dan cap]

Kembali ke: ..................
Pada      : ..................

Perbesar

23. Contoh Surat Resmi Perorangan, Bahasa Inggris, dan Surat Tidak Resmi

Tiga contoh penutup ini menunjukkan dua ujung yang berlawanan: surat resmi yang ditulis perorangan, dan surat yang sengaja tidak resmi.

Contoh 14: Surat Resmi Perorangan ke Instansi

Perorangan tidak punya kop dan nomor surat. Identitas penulis dipindahkan ke blok awal isi surat, dan salam penutupnya memakai "Hormat saya,".

                 Sukawangi,
                 21 September 2026

Hal: Pengaduan Air Keruh di
     Perumahan Mekar Asri

Yth. Direktur Perumda Air Minum
Kabupaten Sukawangi
u.p. Kepala Bagian Pelayanan
Pelanggan
di Sukawangi

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah
ini:

nama       : Dewi Lestari
nomor
pelanggan  : 02-1147-88
alamat     : Jl. Anggrek No. 14,
             Perumahan Mekar Asri
nomor HP   : 0813-0000-2290

menyampaikan pengaduan bahwa air
yang mengalir ke rumah saya keruh
dan berbau sejak Senin, 15
September 2026, sampai hari ini.

Keluhan serupa dialami sekurang-
kurangnya sembilan rumah di blok
yang sama. Pengaduan melalui
telepon pada 17 September 2026
telah saya sampaikan dengan nomor
tiket 26091734, namun belum ada
pemeriksaan ke lokasi.

Saya memohon dilakukan pemeriksaan
jaringan pipa di blok kami dan
pemberitahuan hasilnya. Foto air
dan salinan tagihan tiga bulan
terakhir dapat saya serahkan bila
diperlukan.

Demikian pengaduan ini saya
sampaikan. Atas perhatian dan
tindak lanjut Bapak/Ibu, saya
ucapkan terima kasih.

              Hormat saya,

              [ttd]

              Dewi Lestari

Perbesar

Contoh 15: Surat Resmi dalam Bahasa Inggris

Padanan surat resmi dalam bahasa Inggris adalah formal letter, dan bentuk yang dipakai hampir selalu full block: semua rata kiri, tanpa paragraf menjorok. Urutannya berbeda dari surat Indonesia — alamat pengirim di atas, tanggal, baru alamat penerima.

PT Sarana Data Sukawangi
Jl. Merdeka No. 20
Sukawangi 40123, Indonesia

21 September 2026

The Procurement Manager
Northgate Systems Pte. Ltd.
12 Anson Road
Singapore 079903

Dear Sir or Madam,

Subject: Request for Updated Price
List and Lead Time

We are writing to request your
current price list and estimated
lead time for industrial network
switches, model NS-2400 series.

Our company plans to install forty
units across three branch offices
in the first quarter of 2027. We
would also appreciate information
on warranty terms and local
technical support.

We would be grateful for your reply
by 10 October 2026 so that we can
finalise our procurement plan.

Thank you for your attention and
cooperation.

Yours faithfully,

[signature]

Laras Ayu Pramesti
Partnership Manager

Perbesar

Contoh 16: Surat Tidak Resmi sebagai Pembanding

Contoh terakhir sengaja dibuat berlawanan. Bandingkan dengan Contoh 14: keduanya ditulis orang yang sama, tetapi yang satu untuk lembaga dan yang satu untuk teman.

Sukawangi, 21 September 2026

Untuk sahabatku, Rani
di Kota Wiralaya

Halo Rani, apa kabar?

Semoga Rani dan keluarga selalu
sehat. Aku menulis surat ini karena
kangen, dan karena ada kabar yang
ingin kusampaikan langsung lewat
tulisan tangan.

Bulan depan aku pindah kerja ke
Wiralaya. Kantorku ternyata hanya
dua halte dari kos Rani dulu. Kalau
Rani masih di sana, kita bisa
bertemu lagi seperti waktu kuliah.

Kabari aku ya kalau sempat. Aku
tunggu balasanmu.

Salam hangat,

Dewi

Surat tidak resmi adalah surat yang tidak terikat susunan baku, dan perbedaannya dengan Contoh 14 bukan pada panjangnya, melainkan pada kelengkapan bagian: tidak ada kop, nomor, Hal dalam bentuk frasa baku, maupun nama terang bergelar. Sapaannya memakai nama dan "aku", bukan "Bapak/Ibu". Surat seperti ini tidak diregistrasi dan tidak menjadi arsip siapa pun.

Perbesar

24. Kesalahan yang Membuat Surat Resmi Dikembalikan

Surat jarang ditolak karena isinya. Yang membuatnya berputar biasanya hal administratif yang bisa diperiksa dalam satu menit.

Perbesar

1. Baris Hal terlalu umum. "Permohonan" saja tidak memberi tahu bagian mana yang harus menanganinya, sehingga surat menunggu di meja pengarah.
2. Ditujukan ke nama orang yang sudah pindah. Tulis jabatan, bukan nama.
3. Dua urusan dalam satu surat. Bagian yang menangani urusan pertama tidak berwenang atas yang kedua.
4. Jumlah lampiran tidak cocok dengan berkas yang benar-benar dilampirkan.
5. Tanggal surat lebih baru daripada tanggal penerimaan karena surat diketik jauh hari lalu tanggalnya lupa diperbarui.
6. Tanda tangan tanpa nama terang atau nama terang tanpa jabatan.
7. Nomor surat kosong pada surat berkop lembaga.
8. Tenggat yang tidak terukur, misalnya "secepatnya" atau "dalam waktu dekat".
9. Narahubung tidak dicantumkan, sehingga petugas yang ingin mengonfirmasi harus mencari sendiri.
10. Surat dikirim ke unit yang salah karena pengirim menebak alur, bukan menanyakannya lebih dulu.

Bila surat Anda dikembalikan, perbaiki lalu kirim ulang dengan nomor baru. Memakai ulang nomor lama membuat buku agenda memuat dua surat berbeda dengan nomor sama, dan itu justru menyulitkan saat surat dicari kembali.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa yang dimaksud dengan surat resmi?

Surat resmi adalah surat untuk keperluan kedinasan, organisasi, atau urusan kelembagaan yang ditulis dengan bahasa baku dan susunan bagian yang baku. Penulisnya boleh lembaga, boleh juga perorangan, selama tujuannya lembaga dan urusannya bersifat resmi. Yang membuatnya resmi adalah kelengkapan bagian dan bahasanya, bukan kertasnya.

Apa perbedaan surat resmi dan surat dinas?

Surat dinas adalah surat resmi yang diterbitkan instansi atau unit kerja untuk urusan kedinasan. Surat resmi cakupannya lebih luas karena juga mencakup surat yang ditulis perorangan kepada lembaga dengan bahasa baku dan bagian yang lengkap, misalnya surat lamaran kerja atau surat pengaduan. Semua surat dinas adalah surat resmi, tetapi tidak sebaliknya.

Apa yang dimaksud dengan surat dinas?

Surat dinas adalah surat resmi yang diterbitkan instansi atau unit kerja untuk urusan kedinasan, lalu disimpan sebagai arsip lembaga. Ciri wajibnya: ada kop, ada nomor surat, ditandatangani pejabat berwenang, berbahasa baku, dan dicatat di buku agenda surat keluar.

Ada berapa jenis naskah dinas?

Tiga. Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 membaginya menjadi naskah dinas arahan (mengatur, menetapkan, menugaskan), naskah dinas korespondensi (surat-menyurat internal dan eksternal), serta naskah dinas khusus (bentuk dan isinya sudah tertentu). Lembaga negara dan pemerintah daerah boleh menetapkan jenis tambahan bila urusannya memerlukan.

Apa saja contoh surat dinas?

Surat undangan rapat, surat pemberitahuan, surat edaran, surat tugas, surat pengantar, nota dinas, memo, dan surat perintah perjalanan dinas. Delapan contohnya yang sudah terisi ada di bagian 20 sampai 22 artikel ini.

Mengapa surat dinas harus menggunakan bahasa baku?

Karena pembacanya tidak mengenal penulisnya, suratnya disimpan bertahun-tahun, dan isinya bisa dipakai sebagai bukti. Bahasa yang bergantung pada konteks percakapan tidak sanggup bertahan selama itu — kalimat yang bisa ditafsirkan dua arah akan menimbulkan sengketa saat surat dibaca ulang lima tahun kemudian.

Apa saja bagian-bagian surat resmi?

Ada tiga belas: kop surat, nomor surat, lampiran, hal, tempat dan tanggal, alamat tujuan, salam pembuka, alinea pembuka, alinea isi, alinea penutup, salam penutup, tanda tangan dengan nama terang, serta tembusan. Kop, nomor, dan tembusan hanya dipakai bila penerbitnya lembaga.

Mana yang benar, "Kepada Yth." atau "Yth." saja?

"Yth." saja. Kata "Kepada" dan singkatan "Yth." sama-sama menunjukkan arah tujuan surat, jadi memakainya bersamaan berarti menulis penunjuk yang sama dua kali. Penulisan "Kepada Yth." sangat lazim dijumpai, tetapi tidak dianjurkan dalam surat-menyurat resmi.

Apakah surat resmi harus memakai meterai?

Tidak. Meterai diperlukan untuk dokumen yang dipakai sebagai alat bukti atas perbuatan atau keadaan yang bersifat perdata, seperti surat pernyataan dan surat perjanjian. Surat undangan, pemberitahuan, edaran, dan pengantar tidak memerlukan meterai.

Bagaimana cara membuat nomor surat resmi?

Susunannya umumnya terdiri atas kode klasifikasi arsip, nomor urut surat keluar, kode unit penerbit, bulan dalam angka Romawi, dan tahun. Urutannya boleh berbeda antarlembaga asalkan konsisten. Nomor diberikan oleh pemegang buku agenda surat keluar, bukan oleh penulis surat, agar tidak ada dua surat bernomor sama.

Apakah bulan pada nomor surat wajib ditulis dengan angka Romawi?

Tidak wajib. Angka Romawi adalah kebiasaan administrasi yang sudah lama dipakai, bukan ketentuan EYD maupun pedoman tata naskah dinas. Yang penting satu lembaga memakai bentuk yang sama terus-menerus.

Apa bedanya u.p. dan c.q. dalam alamat surat?

Keduanya menunjuk pihak yang menangani surat. "u.p." (untuk perhatian) dipakai saat surat ditujukan kepada pimpinan lembaga tetapi yang mengerjakan adalah unit tertentu. "c.q." (casu quo, dalam hal ini) menunjuk unit yang secara hukum mewakili lembaga, dan lebih lazim dipakai dalam surat berdimensi hukum.

Apakah surat resmi tanpa cap tetap sah?

Secara umum sah, karena yang mengikat adalah tanda tangan pejabat berwenang beserta nama terangnya. Namun banyak loket pelayanan menolak surat lembaga tanpa cap karena tidak dapat memastikan keasliannya, sehingga dalam praktiknya cap tetap dibubuhkan.

Berapa margin dan ukuran huruf surat resmi?

Yang lazim: kertas A4, margin atas dan bawah 2,5 cm, kiri 3 cm, kanan 2,5 cm, dengan huruf Arial 11–12 atau Times New Roman 12 dan jarak baris 1–1,5. Margin kiri sengaja lebih lebar karena surat akan dilubangi atau dijilid. Tidak ada aturan nasional yang menyeragamkan ini; setiap instansi menetapkannya dalam pedoman tata naskah dinasnya sendiri.

Apakah lampiran ditulis "-" kalau tidak ada?

Tidak. Baris lampiran dihapus sama sekali bila tidak ada berkas yang dilampirkan. Menulis tanda hubung atau kata "nihil" justru membuat petugas mengecek ulang apakah ada berkas yang tertinggal.

Siapa saja yang dicantumkan di tembusan?

Pihak yang perlu mengetahui isi surat tetapi tidak perlu menjawabnya, misalnya atasan penerbit surat, unit yang terdampak, atau bendahara bila ada urusan biaya. Pihak yang harus menjawab ditulis di alamat tujuan, bukan di tembusan.

Apa bentuk surat yang dipakai instansi pemerintah?

Umumnya official style: blok nomor, lampiran, dan hal di kiri; tempat dan tanggal di kanan sejajar dengan blok nomor; paragraf menjorok lima ketukan; serta ruang tanda tangan di kanan. Perusahaan lebih sering memakai full block style yang seluruhnya rata kiri.

Bolehkah surat resmi dikirim lewat email?

Boleh, dan sekarang justru paling umum. Kirim surat lengkapnya sebagai lampiran PDF, bukan mengetik isinya di badan surel. Tanda tangan pindaian umumnya diterima untuk undangan dan pemberitahuan; untuk dokumen yang mengikat, gunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Apa perbedaan nota dinas dan memo?

Nota dinas beredar antarunit di dalam satu instansi dan umumnya bernomor serta diarsipkan. Memo lebih pendek, dipakai atasan untuk instruksi singkat kepada bawahan, dan tidak selalu bernomor. Keduanya tidak memakai salam pembuka karena pembacanya rekan sekantor.

Penutup

Surat resmi terlihat rumit karena bagiannya banyak, padahal yang benar-benar menentukan hanya tiga: baris Hal yang membuat surat sampai ke meja yang tepat, isi yang memuat satu urusan dengan rincian terukur, dan nama terang yang membuat surat itu ada penanggung jawabnya.

Selebihnya adalah kebiasaan administrasi yang bisa disalin dari kerangka di atas. Mulailah dari Contoh 1, ganti kop dan isinya, lalu cocokkan dengan tabel bagian surat di bagian 5 sebelum ditandatangani.

Untuk jenis surat yang punya aturan isi tersendiri, lanjutkan ke pembahasan khususnya: surat pernyataan, surat kuasa, surat perjanjian, surat keterangan, dan surat permohonan.